Hesap tablosu anlamına gelen 'spreadsheet' kavramı muhasebe terminolojisinde satır ve sütunlardan oluşan geniş bir sayfada organizasyonun tüm işlemlerini göstermek ve incelemek için kullanılan belgelere verilen addır. Yöneticiler karar verecekleri zaman işletmenin gelir, gider, vergi gibi değerlerini bu tablolara yayarak görselleştirirlerdi.
1961 yılında Profesör Richard Mattessich tarafından ilk kez bir muhasebe hesap tablosu ana bilgisayar üzerinde programlanarak tablo olarak gösterilmiştir. Daha sonra Bricklin ve Frankston tarafından modern çağın hesap tablolarının atası olan VisiCalc adlı yazılım üretilmiştir.
1978'lere gelindiğinde kullanıcıların tamsayı girişi yapabildiği 5 sütun ve 20 satırdan oluşan elektronik tablolar kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde masaüstü bilgisayar, tablet ve akıllı telefonlarda kullanılan hesap tabloları sadece muhasebe için değil bireysel ve iş ihtiyaçlarını karşılayan oldukça gelişmiş yazılımlar halini almıştır.
Hesap tablosu, kullanıcıların verilerini tablo yapısında organize ederek veriler üzerinde hesaplama, analiz ve raporlama yapmalarını sağlayan genel amaçlı uygulama yazılımlarıdır. Veriler satır ve sütunlardan oluşan hücreler şeklinde organize edilir. Hücrelere erişim için sütunlar harf, satırlar ise rakam ile kodlanarak iki boyutlu matris sistemi oluşturulur; örneğin 'A2' adresi birinci sütunun ikinci satırını ifade eder.
Hesap tablolarının kullanım alanları oldukça geniştir: Kağıt veya ekran üzerinden veri toplamak amacıyla formlar (envanter giriş, performans ölçüm vb.), sayı içermese bile liste oluşturmak amacıyla listeler (alışveriş, telefon, yoklama vb.) hazırlanabilir. Ayrıca faturalama, bütçeleme gibi finans ve muhasebe işlemleri yürütülebilir.
Gelişmiş özellikleri sayesinde istatistiksel analizler yapılabilir, Karar Destek Sistemleri kapsamında what-if (ne-olursa) analizleri, doğrusal programlama ve simülasyon modelleri kurulabilir. Küçük işletmelerde öğrenci ve not takibi gibi veri tabanı benzeri bilgi sistemi olarak da işlev görebilir.
Hesap tablolarında üzerinde işlem yapılan hücrenin seçili olması gerekir; bu durumdaki hücreye 'aktif hücre' denir. Aktif hücreyi seçmek için fare veya klavyedeki yön tuşları kullanılır. Hücreye veri girmek için doğrudan klavye kullanılırken, önceden veri içeren hücreleri düzenlemek için F2 tuşuna basılır veya çift tıklanır. Doğrudan bir hücre adresine gitmek için F5 tuşu kullanılır.
Kürsör hareketlerinde ve çoklu hücre seçimlerinde klavye kısayolları büyük kolaylık sağlar. Örneğin Ctrl + Home tuş kombinasyonu A1 hücresine gitmeyi sağlar, Shift tuşu ile yön tuşları birlikte kullanıldığında ise hücreler çoklu olarak seçilebilir. Satır seçmek için Shift + (boşluk), sütun seçmek için ise Ctrl + (boşluk) kısayolları kullanılır.
Veri girişi sadece klavyeyle değil, kopyala-yapıştır (Ctrl+C / Ctrl+V) yöntemiyle veya dış veri kaynaklarından (MS Access, SQL Server, metin dosyaları, web sayfaları, XML) alınarak yapılabilir. Dış verilerin hesap tablosuna bağlanması, verilerin ana kaynaktan dinamik olarak güncellenebilmesini sağlar.
Hesap tablolarında hücreler veri yapısı açısından sayı ve metin türü olmak üzere iki temel barındırma biçimine sahiptir. Sayısal veriler kullanıcının talebi doğrultusunda farklı biçimlerde görüntülenebilir. Hücre biçimlendirme menüsüne hızlı ulaşmak için Excel ve Calc yazılımlarında Ctrl+1 kısayolu kullanılır.
Sayı biçimleri arasında Genel, Sayı, Para Birimi, Finansal, Tarih, Saat, Yüzde Oranı, Kesir, Bilimsel, Metin, Özel (örn. telefon numarası) ve İsteğe Uyarlanmış formatlar yer alır. Bilgisayarlarda tarih verisi ondalıklı bir sayı olarak saklanır; tam sayı kısmı 01.01.1900'den gelen gün sayısını, kesirli kısım ise saat bilgisini ifade eder.
Şekilsel biçimlendirme için Hücre Biçimlendir menüsündeki Hizalama, Yazı Tipi, Kenarlık ve Dolgu sekmeleri kullanılır. Metinler varsayılan olarak sol alta, sayılar ise sağ alta yerleştirilir. Ayrıca koşullu biçimlendirme özelliği sayesinde, örneğin bir değerin 0'dan küçük olması durumunda renginin otomatik olarak kırmızı yapılması gibi görsel uyarılar ve ölçeklemeler tanımlanabilir.
Formüller hesap tablolarının var olma sebebidir ve bir hücreye formül yazmak için ilk karakter olarak eşittir (=) işareti kullanılmalıdır. Formüllerde toplama (+), çıkarma (-), çarpma (*), bölme (/) ve üs alma (^) gibi temel matematiksel operatörler kullanılır.
Hücre adreslemesinde sütun harfi ve satır numarası yan yana yazılır (örn. C100). Aralık belirtmek için iki nokta üst üste (:) kullanılır; örneğin A1:C3 ifadesi A1 ile C3 arasındaki 9 hücreyi kapsayan bir aralığı ifade eder. Bir satır için yazılmış formül alt satırlara kopyalandığında içerisindeki hücre referansları otomatik olarak yeni satıra uyarlanır.
Formül kopyalanırken bazı hücre referanslarının sabit kalması isteniyorsa satır veya sütun harflerinin önüne dolar ($) işareti konulur (mutlak adresleme, örn. $D$5). Formüllerde yapılan hatalar hücrede #SAYI/0!, #DEĞER!, #BAŞV!, #YOK ve #AD? gibi hata mesajları olarak görünür.
Hesap tabloları kullanıcıların karmaşık hesaplamaları kolayca yapabilmesi için geniş bir işlev kütüphanesine sahiptir. İşlevler finansal, tarih-saat, matematik-trigonometri, istatistiksel, arama-başvuru, veri tabanı, metin ve mantıksal gibi kategorilere ayrılır.
İşlev yazarken sistem dili oldukça önemlidir. Türkçe Excel'de işlev parametreleri noktalı virgül (;) ile ayrılırken, İngilizce sürümlerde virgül (,) kullanılır. Örneğin Türkçe bir bilgisayarda =ORTALAMA(1;1,5;2) yazılırken İngilizce sürümde nokta ve virgül kuralları buna göre uyarlanır.
Sık kullanılan bazı işlevler şunlardır: YUVARLA() sayısı belirtilen haneye kadar yuvarlar, TOPLA() değerleri toplar, ORTALAMA() aritmetik ortalama hesaplar, EĞER() mantıksal sınama yapar, BİRLEŞTİR() metinleri birleştirir, ŞİMDİ() o anki tarih ve saati getirir, KAREKÖK() karekök hesaplar.
Veri listeleri, dikey boyutta kayıtları (satırları) ve yatay boyutta alanları (sütunları) barındıran iki boyutlu tablolardır. Güncel hesap tabloları 1.048.576 satıra kadar veri depolamayı destekler. Listelerdeki mevcut alanlardan hesaplanarak elde edilen yeni sütunlara 'hesaplanmış alan' denir.
Sıralama işlemi için tablonun tamamı seçilir, veri menüsünden sırala komutu verilir ve artan ya da azalan düzen seçilir. Sıralama sadece hücre değerlerine göre değil, hücre rengine, yazı rengine veya sembollere göre de yapılabilir. Birden fazla anahtara göre (örneğin önce cinsiyete, sonra yaşa göre) sıralama yapılabilir.
Filtreleme, büyük veri listelerinden istenilen koşullara uyan alt kümeleri süzmek için kullanılır. Sütun başlıklarındaki oklar kullanılarak sayısal değerler için aralık (arasında, büyük, küçük) veya metinler için içerik filtrelemeleri kolaylıkla uygulanabilir.
Grafikler, tablo verilerini görselleştirerek büyüklük, ilişki ve trend gibi unsurların kolayca fark edilmesini sağlar. Desteklenen genel grafik türleri arasında sütun grafik, çubuk grafik, pasta grafik (bütünün parçalarını gösterir), alan grafiği, çizgi grafiği (zaman içindeki değişimler), dağılım grafiği ve radar grafiği yer alır.
Özet tablo (Pivot tablo), büyük veri listelerini hızlı ve esnek bir şekilde özetlemeye yarayan güçlü bir araçtır. Sütun başlıklarının tablonun şablonundaki alanlara yerleştirilmesiyle verilerin sayılması, toplanması, ortalamasının alınması gibi işlemler otomatik yapılır.
Özet tablo şablonu 'Filtreler', 'Satırlar', 'Sütunlar' ve 'Değerler' olmak üzere dört bölgeden oluşur. Kullanıcı bu bölgelere alanları sürükleyerek meslek ve cinsiyete göre ortalama harcama analizi gibi karmaşık raporları saniyeler içinde oluşturabilir.