Yönetim süreci, Henri Fayol’un saptamalarına göre bir dizi temel fonksiyondan oluşur. Fayol, yönetsel becerilerin önemini vurgularken bir örgütün başarısının teknik becerilerden çok yönetsel becerilere bağlı olduğunu belirtmiştir. Bu saptama günümüzün yoğun rekabet koşullarında da geçerliliğini korumaktadır.
Fayol, yöneticilerin yerine getirmesi gereken idari fonksiyonları planlama, örgütleme, koordinasyon, komuta etme ve denetim olmak üzere beş grupta toplamıştır. Günümüzde ise bu sınıflaşma değişime uğramış; komuta etme fonksiyonu liderlik/yöneltme olarak anılmaya başlanmış, koordinasyon ise diğer fonksiyonların içinde yer aldığı için listeden çıkarılmıştır. Böylece güncel yönetim fonksiyonları planlama, örgütleme, liderlik/yöneltme ve denetim olarak kabul edilmiştir.
Başarılı bir yönetici, bu dört temel yönetim fonksiyonunu eksiksiz ve etkili bir şekilde yerine getiren kişidir. Fonksiyonlardan herhangi birindeki aksaklık örgüt için olumsuz sonuçlar doğurur. Bu fonksiyonlar rastgele bir sırayı değil, birbirini takip eden mantıksal bir süreci temsil eder.
Planlama, yönetim sürecinin ilk fonksiyonudur ve örgütsel hedeflerin tanımlanması, bu hedeflere ulaşmak için atılacak adımların belirlenmesi, gerekli kaynakların tespiti ve kuralların geliştirilmesi gibi faaliyetleri kapsar. Ekip içerisindeki bireylerin etkili performans sergilemesi için herkesin örgütsel amaçları ve izlenecek yolları anlaması planlama ile sağlanır.
Örgütleme, yönetim sürecinin ikinci fonksiyonu olup, yapılacak işlerin tanımlanması, kişilerin istihdam edilmesi, yetki ilişkilerinin ve komuta zincirinin kurulması ile personelin çalışmalarının koordine edilmesini içerir. Yapılar ve sistemlerle ilgili olan bu fonksiyon, yöneticilerin en çok zorlandığı karmaşık alanlardan biridir.
Mintzberg’in yönetsel rollerine göre örgütleme, örgütsel kaynakların (zaman, para, ekipman, iş gücü) tahsis edilmesini işaret eder. Yöneticiler hangi bölümlere gereksinim duyulduğunu ve bütçeleme süreçlerinin nasıl olacağını örgütleme fonksiyonu çerçevesinde tasarlarlar.
Liderlik fonksiyonu, çalışanların ortak örgütsel hedeflere doğru yönlendirilmesi, harekete geçirilmesi, motivasyonun sağlanması ve çatışmaların çözümlenmesidir. Yüksek belirsizlik ve küresel rekabet ortamında liderlerin vizyon ortaya koyma ve örgüt kültürünü şekillendirme becerileri kritik önem taşır.
Denetim fonksiyonu, örgütün elde ettiği sonuçların izlenmesi, ölçülmesi ve gerektiğinde düzeltici adımların atılmasıdır. Standartların belirlenmesi, performansın bu standartlarla karşılaştırılması ve sapmaların giderilmesi denetimin temelini oluşturur. Planlama aşamasındaki hedefler denetim için birer standart görevi görür.
Yöneticiler ileri besleme (gelecek yönelimli önleyici), eş zamanlı (anlık müdahale) ve geri besleme (geçmiş sonuçlar üzerinden düzeltme) olmak üzere üç farklı denetim mekanizmasından yararlanırlar. Denetim önleyici niteliğe sahip sürekli bir süreçtir.
Yönetici, örgüt içerisindeki bireylerin faaliyetlerini koordine eden, denetleyen ve örgütsel amaçlara ulaşılmasını sağlamakla sorumlu olan kişidir. Yöneticinin temel görevi kişisel başarı değil, başkalarının başarılı olmasını sağlayarak örgüt amaçlarına varmaktır.
Yöneticinin kullandığı temel kaynaklar dört gruba ayrılır: Beşerî kaynaklar (çalışanlar ve entelektüel sermaye), parasal kaynaklar (mal/hizmet alımı için para), ham madde (üretimde doğrudan kullanılan muhteviyat) ve sermaye kaynakları (makine ve ekipmanlar).
Yöneticiler bu kaynakları etkili ve etkin şekilde kullanmak zorundadır. Yönetsel etkililik örgütün amaçlara ulaşma düzeyini, yönetsel etkinlik ise hedeflere ulaşılırken kullanılan girdi miktarını (kaynakların boşa harcanmamasını) ifade eder. İdeal olan her iki boyutta da başarılı olmaktır.
Yöneticiler hiyerarşik konuma göre dikey olarak üst yönetim, orta kademe yönetim ve alt kademe yönetim olmak üzere üçe ayrılır. Son yıllarda bunlara dördüncü bir sınıf olarak ekip liderleri de eklenmiştir. Üst düzey yöneticiler (CEO, genel müdür) tüm örgütü ilgilendiren stratejik kararlar alır ve vizyon belirler.
Orta kademe yöneticiler (departman/bölüm yöneticileri) üst yönetimin belirlediği stratejilerin uygulanmasından sorumludur ve dikey bilgi akışı ile yatay koordinasyonu sağlarlar. Alt kademe yöneticiler (ustabaşı, şef) operasyonel işleri yürüten çalışanlara nezaret eder ve günlük hedeflerin başarılması için çalışırlar.
Yatay sınıflandırmada ise işlevsel farklılaşma esastır. Fonksiyonel yöneticiler (pazarlama, finans müdürü) tek bir fonksiyonel alandan sorumluyken, genel yöneticiler (departmanlı mağaza yöneticisi) farklı işlevleri yerine getiren birden fazla bölümden aynı anda sorumludur.
Henry Mintzberg, yöneticilerin rollerini zaman geçirme biçimlerine göre üç temel kategoride incelemiştir: Bireyler arası roller, haberleşme rolleri ve karar verici roller.
Bireyler arası roller yöneticinin biçimsel yetkisinden doğar ve temsil rolü, lider rolü ile irtibat sağlayıcı (emir-komuta zinciri dışındaki kişi ve kurumlarla iletişim) rolünden oluşur. Haberleşme rolleri bilgi toplama ve paylaşmayı kapsar; monitör (bilgi arama), bilgi yayma ve sözcü rollerini içerir.
Karar verici roller örgütü etkileyecek kararlar almayı gerektirir. Bunlar girişimci (değişim çabalarını başlatma), sorun çözme, kaynak tahsis etme ve arabulucu (çatışma giderme ve müzakere) rolleridir.
Robert L. Katz’a göre etkili bir yöneticinin sahip olması gereken beceri seti üç grupta incelenir: Teknik beceriler, beşerî beceriler ve kavramsal beceriler. Bu beceriler doğuştan gelmez, geliştirilebilir.
Kavramsal beceriler bütünü görebilme, karmaşık bilgileri kullanabilme ve stratejik çözümler üretebilme yeteneğidir; en çok üst yönetim için önemlidir. Teknik beceriler belirli görevleri ve ekipmanları kullanabilme yetisidir; alt kademe yöneticilerde ağırlıklıdır.
Beşerî beceriler ise insanlarla ilişki kurabilme, çatışma yönetebilme ve motivasyon sağlama yeteneğidir; tüm yönetim kademelerindeki yöneticiler için eşit derecede hayati öneme sahiptir.
Günümüz dinamik iş koşullarında yönetim ve yöneticilik anlayışını etkileyen dört temel güncel eğilim bulunmaktadır: Küreselleşme, teknolojik değişimler, iş gücünün farklılaşması ve etik ile sosyal sorumluluk.
Küreselleşme, somut (ülke, ticaret) ve soyut (kültür, değerler) sınırların ortadan kalkmasıdır; işletmelere fırsatlar sunarken yönetimi karmaşıklaştırır. Teknolojik değişimler ve İnternet kullanımı bilgiye erişimi hızlandırırken, aşırı bilgi yüklemesi gibi tehditleri de beraberinde getirir.
İş gücünün farklılaşması (yaş, ırk, cinsiyet, etnik köken) yöneticilerin ayrımcılıktan uzak, eşitlikçi politikalar izlemesini gerektirir. Etik ve sosyal sorumluluk ise işletmelerin yasal ve ahlaki kurallara uyarak topluma ve paydaşlara değer katma yükümlülüğünü ifade eder.