Finansal nitelikli işlemlerin işletmeler üzerindeki etkilerini doğrudan bilanço üzerinde takip etmek, işlem sayısının az olduğu durumlarda teorik olarak mümkün görünse de pratik hayatta imkansızdır. Bir işletmenin faaliyet dönemi boyunca gerçekleştirdiği binlerce işlemin her birinden sonra bilançonun yeniden düzenlenmesi ve güncellenmesi, aşırı bir iş yükü ve karmaşıklık yaratır. Bu durum, muhasebe verilerinin güvenilir, hızlı ve sistematik bir şekilde toplanmasını, sınıflandırılmasını ve özetlenmesini sağlayacak özel bir kayıt sisteminin kurulmasını zorunlu kılar.
Güvenilir bir muhasebe sistemi, işlemlerin ve olayların belirli kurallar çerçevesinde kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve en nihayetinde finansal tablolar aracılığıyla raporlandığı bir yapıdır. Bu sistem ister geleneksel yöntemlerle elle tutulsun, ister modern bilgisayar yazılımları ve bilgi işlem teknolojileri aracılığıyla yürütülsün, temel işleme araçları değişmez. Her iki durumda da sistemin merkezinde hesaplar, yevmiye defteri ve büyük defter (defteri kebir) yer alır.
Bu ünitede, finansal işlemlerin karmaşıklığını ortadan kaldıran ve muhasebe sürecinin temelini oluşturan bu araçların işleyiş mekanizmaları, birbirleriyle olan ilişkileri ve dönem başından dönem sonuna kadar uzanan muhasebe döngüsünün aşamaları detaylı bir şekilde ele alınmaktadır.
Finansal nitelikteki işlemler nedeniyle işletmenin varlıklarında, borçlarında, öz kaynaklarında, gelir ve giderlerinde sürekli olarak artışlar ve azalışlar meydana gelir. Bu unsurların her birinde yaşanan değişimlerin ayrı ayrı izlendiği, sınıflandırılmış çizelgelere 'hesap' adı verilir. Örneğin, nakit hareketleri için 'Kasa Hesabı', ticari mallardaki değişimler için 'Mal Hesabı' kullanılır. Muhasebe dilinde bu artış ve azalışları ifade etmek amacıyla günlük hayattaki anlamlarından tamamen farklı olarak 'borç' ve 'alacak' terimleri kullanılır.
Muhasebede borçlandırma (hesabın sol tarafına kayıt yapılması) ve alacaklandırma (hesabın sağ tarafına kayıt yapılması) terimlerinin tercih edilmesinin iki temel nedeni vardır. Birincisi, işletmedeki her türlü finansal işlemin bu iki terimle açıklanabilmesidir. İkincisi ve en önemlisi ise, her işlemde borçlandırılan tutarların toplamının, alacaklandırılan tutarların toplamına her zaman eşit olması zorunluluğudur. Sadece artış ve azalışların alt alta listelendiği bir sistem, matematiksel ve mantıksal olarak kendi içinde tutarlılık kontrolü sağlamazken, borç/alacak eşitliği sistemi anında kontrol imkanı sunar.
Hesapların işleyiş mantığı, temel muhasebe eşitliği olan 'Varlıklar = Borçlar + Öz Kaynaklar' formülüne dayanır. Bu eşitliğin sol tarafındaki Varlıklar borç karakterli, sağ tarafındaki Borçlar ve Öz Kaynaklar ise alacak karakterlidir. Dolayısıyla, varlık hesaplarında meydana gelen artışlar hesabın borç tarafına, azalışlar ise alacak tarafına kaydedilir. Kaynak (borç ve öz kaynak) hesaplarında ise bu durumun tam tersi geçerlidir; artışlar alacak tarafına, azalışlar ise borç tarafına yazılır. Gelir ve gider hesapları ise öz sermaye ile olan ilişkilerine göre çalışır: Gelirler öz sermayeyi artırdığı için alacak taraflı, giderler ise öz sermayeyi azalttığı için borç taraflı çalışır.
Muhasebe sisteminde kullanılan hesaplar, yönettikleri bilgilerin niteliğine ve yer aldıkları finansal tablolara göre temel olarak iki ana gruba ayrılır: Bilanço hesapları ve Gelir Tablosu (sonuç) hesapları. Bilanço hesapları, kalanları (bakiyeleri) dönem sonunda bilançonun aktif ve pasifini oluşturan varlık, borç ve öz kaynak hesaplarıdır. Gelir tablosu hesapları ise işletmenin dönem içindeki faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan çeşitli gelir ve gider unsurlarını takip eden ve dönem sonunda kapatılan hesaplardır.
Bu temel sınıflandırmanın yanı sıra hesaplar teknik özelliklerine göre de bölümlendirilir. 'Ana hesaplar', benzer işlemleri toplu olarak gösteren ve büyük defterde yer alan temel hesaplardır. 'Yardımcı hesaplar' (alt hesaplar) ise ana hesapların detaylarını gösterir; örneğin işletmenin farklı bankalardaki mevduatları Bankalar ana hesabının altında yardımcı hesaplar olarak izlenir. 'Asli hesaplar' finansal tablo unsurlarını doğrudan gösterirken, 'düzenleyici hesaplar' asli hesapların net değerleriyle görünmesini sağlamak için indirim kalemi olarak çalışırlar.
Son olarak 'Nazım hesaplar', işletmenin varlık ve kaynak yapısında doğrudan bir değişim yaratmayan ancak gelecekte hukuki veya finansal sonuçlar doğurabilecek, hatırlanması ve takip edilmesi gereken bilgilerin muhasebe içinde izlenmesini sağlayan hesaplardır. Nazım hesaplar karşılıklı çalışırlar, bilanço toplamlarına dahil edilmezler ve sadece bilgi amaçlı olarak dipnotlarda veya raporlarda kendilerine yer bulurlar.
İşletmelerin büyüklüklerine ve faaliyet gösterdikleri sektörlere göre muhasebe süreçlerinde yüzlerce farklı hesap kullanılabilir. İşletmelerin benzer nitelikteki işlemleri her zaman aynı hesaplara kaydedebilmelerini sağlamak, finansal tabloların karşılaştırılabilirliğini ve tutarlılığını güvence altına almak amacıyla hesapların sistemli bir şekilde gruplandırıldığı listeye 'hesap planı' adı verilir.
Türkiye'de finansal kurumlar dışındaki tüm işletmeler için 26.12.1992 tarihinde yayımlanan '1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği' ile Tekdüzen Hesap Planı yürürlüğe konulmuş ve kullanımı zorunlu kılınmıştır. Bu hesap planı, ondalık sisteme göre kodlanmış olup 9 ana sınıftan oluşmaktadır. Bu sınıflar: 1. Dönen Varlıklar, 2. Duran Varlıklar, 3. Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar, 4. Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar, 5. Öz Kaynaklar, 6. Gelir Tablosu Hesapları, 7. Maliyet Hesapları ve 9. Nazım Hesaplar şeklindedir (8 numaralı sınıf serbest bırakılmıştır).
Kodlama sisteminde rakamların dizilişi hiyerarşik bir anlam taşır. Örneğin, '121 Alacak Senetleri' hesabında ilk rakam olan '1' Dönen Varlıklar sınıfını, ikinci rakam olan '2' Ticari Alacaklar grubunu, üçüncü rakam olan '1' ise Alacak Senetleri ana hesabını temsil eder. Bu sistematik yapı, muhasebe kayıtlarının bilgisayar ortamında kolayca işlenmesini, raporlanmasını ve analiz edilmesini sağlar.
Finansal işlemlerin doğrudan büyük defterdeki hesaplara kaydedilmesi, işlemlerin kronolojik sırasının kaybolmasına, kayıt hatalarının yapılmasına veya işlemlerin çift taraflı etkisinin (hangi hesabın borcuna karşılık hangi hesabın alacaklandırıldığının) görülememesine yol açar. Bu sakıncaları önlemek amacıyla işlemlerin tarih sırasına göre, borç ve alacak eşitliği kuralına uygun olarak ilk kaydedildiği yasal deftere 'Yevmiye Defteri' (günlük defter) denir.
Yevmiye defterine yapılan her bir kayda 'yevmiye maddesi' adı verilir. Bir yevmiye maddesinde işlemin tarihi, madde numarası, borçlandırılan hesaplar ve tutarları, alacaklandırılan hesaplar ve tutarları ile işlemin dayandığı belgeyi açıklayan kısa bir açıklama yer alır. Yevmiye defterinde her sayfanın sonuna gelindiğinde borç ve alacak sütunlarının toplamları alınır ve bu toplamların birbirine eşit olması gerekir. Eşitlik yoksa kayıt sürecinde hata yapıldığı anlaşılır.
Yevmiye maddeleri içerdikleri hesap sayılarına göre üç gruba ayrılır: 'Basit madde', sadece bir hesabın borçlandırıldığı ve karşılığında sadece bir hesabın alacaklandırıldığı maddelerdir. 'Bileşik madde', bir hesap borçlanırken birden fazla hesabın alacaklandırılması veya bir hesap alacaklanırken birden fazla hesabın borçlandırılması durumudur. 'Karışık madde' ise aynı madde içerisinde birden fazla hesabın borçlandırılması ve karşılığında birden fazla hesabın alacaklandırılması durumunu ifade eder.
Yevmiye defterine tarih sırasına göre kaydedilen işlemler, işletmenin belirli bir finansal tablo unsurundaki (örneğin sadece kasadaki veya bankadaki) son durumu topluca görmesini sağlamaz. Bu nedenle, yevmiye defterindeki kayıtlar niteliklerine göre sınıflandırılarak 'Büyük Defter' (Defteri Kebir) adı verilen hesapların yer aldığı yasal deftere aktarılır. Büyük defter, her bir hesap için ayrı sayfaların ayrıldığı ve işlemlerin hesap bazında toplandığı defterdir.
Yevmiye defterinden büyük deftere yapılan aktarımlar sırasında matematiksel veya sistemsel hatalar yapılabilir. Bu hataların varlığını kontrol etmek amacıyla, büyük defterdeki tüm hesapların borç ve alacak toplamları ile borç ve alacak kalanlarını bir liste halinde gösteren çizelgeye 'mizan' adı verilir. Mizan, yevmiye defteri toplamları ile büyük defter toplamlarının eşitliğini kontrol eden en önemli iç denetim aracıdır.
Mizanın 'Tutar' sütunlarının toplamı yevmiye defterinin genel toplamına eşit olmalıdır. Aynı şekilde 'Kalan' sütunlarının borç ve alacak toplamları da birbirine eşit olmalıdır. Ancak mizanın dengede olması, kayıtlarda hiçbir hata yapılmadığı anlamına gelmez. Örneğin, bir işlemin yevmiye defterine kaydedilmesinin tamamen unutulması, bir işlemin mükerrer (iki kez) kaydedilmesi veya yanlış bir hesaba kayıt yapılması gibi hatalar mizan dengesini bozmadığı için mizan tarafından tespit edilemez.
Muhasebe süreci, işletmenin sürekliliği ve dönemsellik kavramları gereğince genellikle 1 Ocak'ta başlayıp 31 Aralık'ta sona eren bir faaliyet dönemini kapsar. Bu süreç; dönem başı işlemleri, dönem içi işlemler ve dönem sonu işlemleri olmak üzere üç ana aşamadan oluşur. Dönem başında, işletmenin varlık ve kaynaklarını gösteren dönem başı bilançosu esas alınarak yevmiye defterinde 'açılış kaydı' yapılır ve hesaplar büyük defterde açılır.
Dönem içinde, gerçekleşen tüm finansal işlemler ispat edici belgelere (fatura, makbuz vb.) dayandırılarak kronolojik sırayla yevmiye defterine kaydedilir ve büyük deftere aktarılır. Belirli aralıklarla (genellikle aylık) kontrol amacıyla geçici mizanlar düzenlenir. Dönemin son ayı olan aralık ayında düzenlenen ve tüm dönem içi hareketleri içeren mizana 'genel geçici mizan' adı verilir.
Dönem sonunda, genel geçici mizandaki hesap kalanlarının gerçek durumu yansıtıp yansıtmadığını belirlemek amacıyla fiziki sayım ve değerleme işlemlerini kapsayan 'muhasebe dışı envanter' yapılır. Envanter sonuçları ile hesap kalanları karşılaştırılarak düzeltme ve ayarlama kayıtları (muhasebe içi envanter) yapılır. Gelir ve gider hesapları Dönem Kâr veya Zararı hesabına devredilerek kapatılır. Bu işlemlerden sonra nihai durumu gösteren 'kesin mizan' düzenlenir ve kesin mizan kalanlarından hareketle dönem sonu bilançosu ve gelir tablosu hazırlanarak süreç tamamlanır.