Dış ticaret işlemlerinde satıcı ve alıcı arasında malın teslim edilmesi, masrafların paylaşılması ve hasarın geçişi gibi konularda çıkabilecek uyuşmazlıkları azaltmak amacıyla Milletlerarası Ticaret Odası (ICC) tarafından INCOTERMS (International Commercial Terms) kuralları oluşturulmuştur. Bu kurallar, uluslararası ticarette tarafların hak ve yükümlülüklerini net bir şekilde belirler. Uygulamada satıcılar alıcılara fiyat verirken bu kuralları esas alır ve fiyatın yanına teslim şekli ile birlikte mutlaka teslim yerini veya limanını açıkça eklerler. Örneğin, '€10.000 FOB İstanbul' fiyatı, malın İstanbul'da gemiye yükleneceğini ve bu aşamaya kadar tüm masrafların satıcıya ait olduğunu gösterir.
Incoterms kuralları iki ana gruba ayrılır. İlk grup 'Tüm Taşıma Türlerini Kapsayan Kurallar' olup EXW, FCA, CPT, CIP, DAT, DAP ve DDP şeklindedir. İkinci grup ise 'Deniz ve İçsu Taşımalarına Özgü Kurallar' olup FAS, FOB, CFR ve CIF kurallarını kapsar. Satıcının yükümlülüğünün ve masraflarının en az olduğu teslim şekli EXW (İşyerinde Teslim) iken, satıcının azami yükümlülüğü üstlendiği ve ithalat gümrüğü dahil tüm masrafları karşıladığı şekil DDP'dir.
EXW (İşyerinde Teslim) kuralında satıcı, malları kendi işyerinde veya belirlenen depoda alıcının sorumluluğuna bırakır; yükleme ve ihracat gümrüklemesi alıcıya aittir. FCA (Taşıyıcıya Masrafsız) kuralında ise satıcı ihracat gümrüklemesini tamamlayarak malları taşıyıcıya teslim eder. CPT ve CIP kurallarında satıcı taşıma sözleşmesi yapar ve navlunu öder; CIP'den farklı olarak CPT'de satıcının sigorta yaptırma zorunluluğu yoktur. DAT terminalde boşaltılmış teslimi, DAP araç üzerinde boşaltmasız teslimi, DDP ise gümrük vergileri ödenmiş olarak teslimi ifade eder.
Deniz ve içsu taşımalarına özgü kurallardan FAS, malların yükleme limanında gemi doğrultusunda bırakılmasıyla teslimin gerçekleştiği şekildir. FOB (Gemide Masrafsız) kuralında mal alıcının seçtiği gemide teslim edilir; hasar ve masraflar gemiye yükleme anında alıcıya geçer. CFR ve CIF kurallarında ise satıcı navlunu öder, CIF'ten farklı olarak CFR'de sigorta zorunluluğu bulunmaz. CIF teslimde satıcı, Enstitü Kargo kurallarına uygun olarak mal bedelinin en az yüzde 10 fazlasıyla sigorta yaptırmak zorundadır.
Dış ticaret işlemlerinde mal bedellerinin ödenmesi için peşin ödeme, mal mukabili ödeme, vesaik mukabili ödeme, konsinye satış, kabul kredili ödeme, açık vadeli ödeme ve akreditifli ödeme olmak üzere çeşitli yöntemler kullanılır. Peşin ödeme, mal sevk edilmeden önce bedelin ödenmesi olup ihracatçı için tamamen risksiz, ithalatçı için ise risklidir. Havale, prefinansman ve red klaus'lu akreditif peşin ödemenin türleridir. Prefinasmanda ithalatçı garanti alır; red klaus'lu akreditifte ise aracı banka ihracatçıya avans ödeme yapma yetkisine sahiptir.
Mal mukabili ödeme, malın ithalatçı ülkeye gelip gümrükten çekilmesinden sonra bedelin ödenmesini öngören bir yöntemdir. İthalatçı için son derece cazipken ihracatçı için oldukça risklidir. Vesaik mukabili (belge karşılığı) ödemede ise belgeler, mal bedelinin ithalatçıdan tahsil edilmesinden sonra banka aracılığıyla alıcıya teslim edilir. Vesaik mukabili ödemede bankaların sorumluluğu sadece talimat çerçevesinde belgeleri teslim etmekle sınırlıdır; bankalar akreditifte olduğu gibi mal bedelinin ödenmesinden veya belgelerin geçerliliğinden sorumlu değildir.
Konsinye satış (malın elden çıkarılmasından sonra ödeme), malın ithalatçı ülkeye önceden gönderildiği, satıldıkça bedelinin komisyon düşülerek gönderildiği bir yöntemdir. Özellikle yaş meyve ve sebze gibi çabuk bozulabilen mallar için tercih edilir. Kabul kredili ödemede ithalatçı, keşide edilen poliçeyi kabul ederek malları alabilir. Açık vadeli ödeme ise genellikle yalnız kendi dış şubelerine veya son derece güvenilir tek temsilcilere uygulanan istisnai bir yöntemdir.
Akreditifli ödeme, ithalatçının talimatına dayanarak bir bankanın, belirli belgelerin ibrazı ve şartların yerine getirilmesi kaydıyla ihracatçıya ödeme yapacağını yazılı olarak taahhüt etmesidir. Akreditif, uluslararası ticarette en güvenli ödeme yöntemlerinden biridir ve 'vesikalı kredi' olarak da adlandırılır. Akreditifte amir, lehtar, amir banka ve aracı banka olmak üzere en az dört temel taraf bulunmaktadır.
Akreditifler çeşitli kriterlere göre sınıflandırılır. Cayma hakkına göre cayılamaz (gayri kabili rücu) ve cayılabilir (kabili rücu) olarak ikiye ayrılır. Cayılamaz akreditif lehtarın izni olmadan iptal edilemez ve hukuken soyut borç vaadi niteliğindedir. Teyitli akreditifte, amir bankanın taahhüdüne ek olarak aracı/muhabir banka da ödeme yapacağına dair kesin taahhütte bulunur; teyitsiz akreditifte ise banka sadece ihbarda bulunur.
Kullanım sayısına göre adi akreditif ve bir defa kullanıldığında yenilenen rotatif (devreden) akreditif olarak ayrılır. Lehtarın üçüncü şahsa devredebilmesine göre devredilebilir akreditif ve bölünebilir akreditif söz konusudur. Ödeme şekline göre ibrazında ödemeli, kabul kredili ve vadeli akreditifler bulunur. Ayrıca karşılıklı (back to back), red klaus, green klaus ve teminat mektubu niteliğindeki stand-by akreditifler de özel uygulama alanlarına sahiptir.
Akreditif işlemlerinde süreler büyük önem taşır. Lehtar belgeleri akreditif vadesine kadar bankaya ibraz etmek zorundadır. Sevk tarihi malların sevk edileceği en son tarihi gösterir; aksi belirtilmemişse sevk belgesi tarihi akreditif vadesinden en fazla 21 gün önce veya aynı olmalıdır. Bankalar belgelerin uygunluğunu incelemek için ibraz gününü izleyen en fazla beş banka iş gününe sahiptir.
Akreditif işlemlerinde bankalar mallarla değil, tamamen belgeler üzerinden işlem yaparlar. Amir bankanın, amir ile lehtar arasındaki temel satış sözleşmesiyle doğrudan bir ilgisi yoktur; bankanın sorumluluğu tamamen akreditif şartlarına ve sunulan belgelere dayanır.
Dış ticaret işlemlerinde sevk edilen mal bedellerinin tahsiline yarayan belgeler sevk belgeleri, sigorta belgeleri, faturalar, diğer belgeler ve dolaşım belgeleri olmak üzere beş grupta incelenir. Sevk belgeleri hukuki açıdan malın mülkiyetini temsil eden ve temsil etmeyen belgeler olarak ikiye ayrılır. Malın mülkiyetini temsil eden en önemli belge deniz konşimentosudur. Konşimento aynı zamanda bir navlun sözleşmesi ve malın teslim alındığına dair makbuzdur; nama, emre veya hamiline yazılı olarak düzenlenebilir.
Malın mülkiyetini temsil etmeyen taşıma belgeleri ise havayolu konşimentosu, hamule senedi, CMR belgesi, FCR ve FCT gibi belgelerdir. Bu belgeler sadece gönderilen adına düzenlenir, ciro edilemez ve malın mülkiyetini devretmez. Faturalar arasında ticari fatura, proforma fatura, konsolosluk faturası ve navlun faturası yer alır. Sigorta belgeleri ise nakliyat sigorta poliçelerini kapsar ve aksi belirtilmemişse CIF değerinin yüzde 10 fazlasıyla düzenlenir.
Diğer belgeler arasında menşe şahadetnamesi, çeki listesi, ambalaj listesi, ekspertiz raporu ile sağlık ve veteriner raporları bulunur. Menşe şahadetnamesi malların hangi ülke menşeli olduğunu gösterir ve ticaret odalarınca onaylanır. Dolaşım belgeleri ise Gümrük Birliği ve tercihli rejim uygulamalarında kullanılan A.TR, Euro dolaşım belgesi ile AB mevzuatına uyum çerçevesinde ürün güvenliğini gösteren CE işareti ve EC uygunluk beyanıdır.
Türkiye'de bilanço esasına göre defter tutan işletmeler Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği gereğince Tekdüzen Hesap Planı'na uymak zorundadır. Dış ticaret işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarında hesaplar bilanço, gelir tablosu, maliyet ve nazım hesaplar olmak üzere dört ana başlık altında toplanır. Muhasebe yazılımlarında 3'lü ana hesaplar ile birlikte detay hesaplarının da çalıştırılması ve istenildiğinde detay bilgilere ulaşılabilmesi zorunludur.
Türkiye uygulamasında ithalat ve ihracat işlemlerinde akreditif, vesaik mukabili ve mal mukabili yöntemleri belirli yasal süreler ve gümrük prosedürleri çerçevesinde yürütülür. İthalat işlemlerinde malın gümrüğe gelmesinden sonra demiryolu ve karayolunda 20 gün, denizyolunda 45 gün içinde rejim beyanında bulunulması ve sonraki 1 ay içinde malın gümrükten çekilmesi gerekmektedir. Aksi halde antrepo beyannamesi verilmesi, mahrece iade edilmesi veya maldan feragat edilmesi gibi yollara başvurulur.
Ödeme aşamasında ithalatçılar Türk Lirası ödeyerek döviz transferi yapabilir, döviz tevdiat hesaplarını kullanabilir veya ihracat bedellerinden mahsuben fiktif döviz alım satım belgeleri düzenletebilir. Akreditifli ithalatta küşat mektubu %5 BSMV'ye tabidir. Kabul kredili işlemlerde ise %6 Kaynak Kullanım Destekleme Fonu (KKDF) kesintisi uygulanmaktadır.