İşletmelerin faaliyet gösterdiği sektör ne olursa olsun, insan her zaman stratejik önemini koruyan en değerli kaynak olmuştur. Yönetim biliminin ilk yıllarında rasyonellik, parça başına ücret ve standartlaşma ön plandayken, insan faktörü arka planda kalmıştır. Zamanla neo-klasik yaklaşımla birlikte insanı anlamaya çalışan araştırmalar hız kazanmış; iş tatmini, örgütsel bağlılık, liderlik, motivasyon ve örgüt psikolojisi gibi konular bilim insanları tarafından ele alınmıştır.
Tarihsel süreçte çalışanlara yönelik faaliyetler öncelikle muhasebe bölümü altındaki idari ve özlük işleri kapsamında yürütülmüştür. Daha sonra bu görevleri personel bölümleri üstlenmiştir. Zaman içerisinde 'personel' kavramı yerini 'insan kaynağına', 'personel yönetimi' ise 'insan kaynakları yönetimi' (İKY) kavramına bırakmıştır. Günümüzde ise bu anlayış, kuruma stratejik rekabet üstünlüğü kazandıran 'stratejik insan kaynakları yönetimi' kavramına doğru evrilmektedir.
İnsan kaynakları ile ilişkili literatürde işgören, işgücü, çalışan ve personel gibi kavramlar sıklıkla kullanılır. İşgören, bir işverene hizmet akdi ile tabi olarak çalışan kişidir. İşgücü, bir ülkede üretime katılan veya katılabilecek durumda olan nüfusun sağladığı toplam gücü ifade eder. Çalışan, iş yerinde ücret karşılığında görev yapan kimsedir. Personel ise bir kuruluşun görevlilerinin ya da bir iş yerinde çalışanların tümünü kapsayan kolektif bir terimdir.
Entelektüel sermaye kavramı, ilk defa Kenneth Galbraith tarafından 1960'larda ortaya atılmış ve 1990'lardan itibaren stratejik bir varlık olarak ilgi odağı olmuştur. Entelektüel sermaye; işletme çalışanlarının bildiği her şeyin toplamı ile işletmeye zenginlik katmak üzere kullanıma sokulabilen bilgi, enformasyon, entelektüel mülkiyet ve deneyim gibi malzemelerin bütünüdür. Entelektüel sermaye; insan sermayesi, yapısal sermaye ve müşteri sermayesi olmak üzere üç unsurdan oluşur. İnsan sermayesi, çalışanların bilgi, yetenek ve motivasyonunu kapsadığından doğrudan İKY ile ilişkilidir.
Personel yönetimi ile insan kaynakları yönetimi taban tabana zıt kavramlar değildir; İKY, personel yönetiminin zamanın ihtiyaçlarına göre gelişmiş ve genişletilmiş bir modeli olarak kabul edilir. Ancak iki yaklaşım arasında felsefe, odak noktası ve işleyiş açısından çok temel farklılıklar bulunmaktadır.
Klasik personel yönetimi iş odaklı, statik ve operasyonel faaliyetleri içeren bir yapıya sahiptir. Bu yaklaşımda insan, kontrol edilmesi ve minimize edilmesi gereken bir maliyet unsuru olarak görülür. İşleyiş kalıplar, normlar ve klasik yönetim ilkeleri çerçevesinde yürütülür. Planlama ise sadece içsel ihtiyaçları karşılamaya yönelik dar bir kapsamda gerçekleştirilir.
Buna karşılık insan kaynakları yönetimi insan odaklı, dinamik ve danışmanlık hizmeti sunan bir yapıya sahiptir. İnsanı maliyet unsuru olarak görmek yerine, işletmeye değer katan ve işi yönlendiren en önemli girdi olarak kabul eder. Toplam kalite yönetimi felsefesini, misyon ve değerleri benimser. Planlama süreçleri ise işletmenin genel stratejik planları ile tam uyumlu ve entegre şekilde yürütülür.
İKY faaliyetlerinin başarısı çalışanların iş tatmini, performansı, bağlılığı, devamsızlık oranları ve iş kazaları gibi kritik sonuçlar doğurur. Bu nedenle İKY politikaları belirlenirken hem iç hem de dış çevresel faktörlerin titizlikle analiz edilmesi gerekir.
Dış çevre faktörleri, işletmenin doğrudan değiştirme gücünün olmadığı ancak uyum sağlamak zorunda olduğu dışsal etmenlerdir. Bunlar arasında yasal çevre (yasalar, tüzükler, yönetmelikler), ekonomik çevre (enflasyon, asgari ücret, işsizlik oranları), toplumsal çevre (kültür, sendikalar, müşteriler, hissedarlar), teknolojik çevre (üretim ve yönetim teknolojileri) ve rakip işletmeler yer alır. Örneğin, rakiplerin analiz edilmesi nitelikli işgücünün rakiplere kaçmasını önlemek açısından kritiktir.
İç çevre faktörleri ise işletmenin kendi çatısı altında yer alan ve İKY faaliyetlerini doğrudan etkileyen unsurlardır. Bunlar arasında örgütün misyonu, amaçları, hedefleri, politikaları, planları ile örgüt iklimi ve örgüt kültürü sayılabilir. Örgüt iklimi çalışanların hissettiği psikolojik atmosferi ve motivasyonu etkilerken; örgüt kültürü çalışanları birbirine bağlayan ortak değerler, normlar ve inançlar bütünüdür.
İKY faaliyetlerinin istikrarlı, adil ve sistemli bir şekilde yürütülmesi için belirli ilkelere dayanması gerekir. Bu ilkeler; insana saygı, güvence (çalışanın haklarını ve işini koruma garantisi), tarafsızlık (siyasi ve kişisel görüşlerden uzak durma), eşitlik (ayrımcılık yapmama), adil ücret ve yeterlilik (liyakat), disiplin, bilgilendirme, kariyer ve bilimsellik ilkeleridir.
İKY faaliyetleri organizasyon içinde çok yönlü bir etkiye sahiptir ve bu faaliyetler üç temel boyut altında gruplandırılır: Hukuki boyut, teknik boyut ve davranışsal boyut. Hukuki boyut; mevzuat takibi, işçi-işveren ilişkileri, iş sağlığı ve güvenliği, disiplin ve alt işverenlik (taşeron) gibi yasal süreçleri kapsar.
Teknik boyut; İKY'nin fonksiyonel iş gruplarını, yani planlama, işe alma, ücretlendirme, eğitim, performans değerleme ve kariyer yönetimi gibi uzmanlık gerektiren süreçleri içerir. Davranışsal boyut ise insan davranışını anlamaya ve yönlendirmeye odaklanır; iş tatmini, örgütsel bağlılık, motivasyon, iletişim, stres ve çatışma yönetimi gibi konuları ele alır.
İKY fonksiyonlarının sağlıklı şekilde yürütülebilmesi için öncelikle iş analizleri ve iş tasarımı gibi alt yapı çalışmalarının yapılması gerekir. İş analizi, bir işin gerektirdiği görevlerin, sorumlulukların, çalışma koşullarının ve işi yapacak kişide bulunması gereken bilgi, beceri ve yeteneklerin sistemli bir şekilde incelenmesi sürecidir. İş analizi sonucunda iki temel doküman hazırlanır: İş tanımları ve iş gerekleri.
İş tanımları, işin kimliği, özeti ve yapılma koşullarını içeren yazılı belgelerdir. İş gerekleri ise işi yapacak kişide bulunması gereken yaş, eğitim, deneyim ve kişisel yetenekler gibi asgari nitelikleri gösterir. İş analizinden elde edilen veriler ayrıca iş etüdü (hareket ve zaman etütleri) ve iş değerleme (işlerin önem ve güçlük derecesine göre sıralanması) çalışmaları için de temel oluşturur.
İş tasarımı (iş dizaynı), işin çalışan açısından daha tatmin edici ve verimli hale getirilmesi için işin yapısında yapılan düzenlemelerdir. Bu süreçte monotonluğu azaltmak ve motivasyonu artırmak amacıyla iş basitleştirme, iş rotasyonu (planlı yer değişikliği), iş genişletme (iş sayısını niceliksel olarak artırma) ve iş zenginleştirme (yetki ve sorumluluğu dikey/yatay olarak artırarak çalışanı güçlendirme) yöntemlerinden yararlanılır.
İKY'nin temel fonksiyonları; planlama, işe alma, ücret yönetimi, eğitim ve geliştirme, performans değerleme, kariyer yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği ile idari ve hukuki faaliyetlerden oluşur. İnsan kaynakları planlaması, işletmenin gelecekte ihtiyaç duyacağı işgücünü nitelik ve nicelik olarak tahmin etme ve bu ihtiyacı karşılama sürecidir.
İşe alma fonksiyonu; aday havuzu oluşturma (tedarik), işgören seçimi ve oryantasyon (işe alıştırma) süreçlerini kapsar. İşe alım kadar işten çıkarma ve outplacement (işten çıkarılanlara yeni iş bulmaları için danışmanlık sağlama) süreçleri de İKY'nin sorumluluğundadır. Ücret yönetimi ise adil, dengeli ve esnek bir ücret sistemi kurarak çalışanların emeğinin karşılığını belirler. Ücret sistemleri zaman birimli veya özendirici (parça başı, akort, primli) olabilir.
Eğitim ve geliştirme fonksiyonu, çalışanların yetkinliklerini artırmak için iş başı (koçluk, mentorluk, rotasyon), iş dışı (örnek olay, simülasyon, rol oynama) veya teknoloji destekli yöntemlerle eğitimler düzenler. Performans değerleme, çalışanların iş davranışlarını ve başarılarını sistematik olarak ölçer. Kariyer yönetimi ise çalışanların bireysel kariyer planlarını örgütsel yedekleme ve geliştirme araçlarıyla destekler. İş sağlığı ve güvenliği ise çalışanı iş kazaları ve meslek hastalıklarından korumayı amaçlayan koruyucu fonksiyondur.