Satın alma yönetimi sürecinin ilk adımı, sisteme alınacak mal veya hizmetlerin doğru veri yapılarıyla tanımlanmasıdır. Stok kartı türü seçildikten sonra ilgili stok kalemine ilişkin tüm detaylı bilgiler Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemine girilerek kaydedilir. Stok kartı veri giriş ekranı üzerinde; stok kalemine ait genel bilgiler, izleme seçenekleri, birimler, alternatif ürünler, malzeme özellikleri ve muhasebe hesapları gibi farklı sekme ve alanlar yer alır. Her bir alan seçildikçe altına açılan özel ekranlar vasıtasıyla veriler eksiksiz olarak sisteme işlenmektedir.
Eğer satın alma ihtiyacının konusu fiziki bir malzeme değil de bir hizmetten oluşuyorsa, sistem üzerinde stok kartı yerine hizmet kartı verilerinin düzenlenip kaydedilmesi gerekmektedir. Hizmet kartları, işletmenin dışarıdan alacağı danışmanlık, bakım, nakliye veya taşeronluk gibi soyut nitelikteki hizmetlerin takibini ve muhasebeleştirilmesini mümkün kılar.
Satın alınacak olan stok kalemlerinin teslimatında kalite kontrol sürecinden geçmesi öngörülüyorsa, ilgili stok kalemleri için önceden kalite kontrol kriterleri atamaları yapılır. Kalite kontrol kartı ekranından gerçekleştirilen bu tanımlamalar sayesinde, mallar işletmeye ulaştığında belirlenen teknik ve niteliksel kriterleri karşılamayan siparişlerin teslim alınması sistem tarafından engellenmiş olur.
İşletme içerisinde herhangi bir birimde satın alma ihtiyacı ortaya çıktığında, ilgili birim personeli tarafından satın alma talep formu (satın alma talep fişi) düzenlenerek sisteme kaydedilir. Düzenlenen bu talep formu doğrudan ilgili birim yöneticilerinin ve yetkili departmanların onayına sunulur. ERP sistemindeki iş akışı kuralları gereği, gerekli onaylar verilmeden satın alma sürecinde bir sonraki aşamaya geçilmesi mümkün değildir.
İlgili birim yöneticisi satın alma talebini onayladıktan sonra talep fişi otomatik olarak satın alma biriminin ekranına düşer. Onaylanmış talebi alan satın alma birimi, ihtiyacı karşılayacak en uygun tedarikçiyi seçme sürecini başlatır. Tedarikçi seçiminde sadece ürünün fiyatı değil; kalite, teslimat performansı, ödeme koşulları ve teknik yeterlilik gibi çok yönlü kriterler ERP tedarikçi değerlendirme ekranları üzerinden analiz edilir.
Yapılan değerlendirmeler sonucunda seçilen tedarikçilerle resmi bir sözleşme akdedilir. Sözleşmenin imzalanmasıyla birlikte rutin satın alma faaliyetleri başlar; bu kapsamda sırasıyla sipariş verilir, sipariş edilen mallar veya hizmetler teslim alınır ve sözleşme şartlarına uygun olarak ödeme gerçekleştirilir.
Uygun tedarikçiler belirlendikten sonra kendilerine standart formlar ve web arayüzleri üzerinden teklif istemi gönderilir. Tekliflerin fiyat, miktar, nitelik, kalite ve teslimat takvimi gibi standart parametrelerde toplanması, tüm tekliflerin sistem üzerinden eş zamanlı ve karşılaştırılabilir şekilde analiz edilmesini sağlar. Tedarikçi İlişkileri Yönetimi (TİY) araçları, çoklu dil, çoklu para birimi ve farklı zaman dilimleri ile çalışmayı kolaylaştırarak uluslararası satın almalarda da büyük avantaj sunar.
Tedarikçi nitelikli ve onaylı tedarikçiler listesine eklendikten sonra işletmenin tüm departmanları tarafından erişilebilir duruma gelir. Tedarikçi ile yürütülen müzakereler tamamlandığında TİY araçları otomatik olarak özelleştirilmiş bir sözleşme üretir ve buna bağlı satın alma sipariş fişi oluşturulur. İmzalanan sözleşmeler kurum içi inceleme ve gelecekteki alımlara model olması açısından paylaşılabilir.
Satın alma maliyetlerini düşürmek amacıyla kullanılan bir diğer stratejik araç e-ihale sistemidir. İşletmeler direkt/endirekt malzeme veya karmaşık mamul alımları için onaylı tedarikçilere e-posta ile bildirim göndererek güvenli web ortamında e-ihale açarlar. Tedarikçiler kendilerine verilen kullanıcı adı, şifre ve doğrulama kodu ile sisteme girerek tekliflerini verirler; sistemde diğer tedarikçilerin tekliflerini ve kendi sıralamalarını görerek tekliflerini canlı olarak revize edebilirler.
Sözleşme ve verilen siparişe uygun olarak işletmeye ulaştırılan mallar, teslim alma birimi tarafından satın alma sipariş fişi ve sevk irsaliyesi ile karşılaştırılarak kontrol edilir ve Mal Alım İrsaliyesi ekranından sisteme kaydedilir. Eğer gelen ürünlerin kontrolü özel bir teknik uzmanlık gerektiriyorsa, ilgili teknik personel tarafından ürünlerin teknik şartnameye uygunluğu incelendikten sonra tesellüm işlemi tamamlanır.
Satın alınan mallara ilişkin faturalar yasal süreler içerisinde işletmeye gönderilir. E-fatura düzenlenmişse belge işletmeye e-posta veya entegrasyon yoluyla gelir ve doğrudan sisteme aktarılır; basılı faturalar ise terminal ekranlarından manuel olarak girilir. Fatura kaydı yapılmadan önce sistemdeki verilen sipariş fişi, mal alım irsaliyesi ve fatura tutarlarının birbirleriyle tam tutarlı olduğu doğrulanmalıdır.
Mal alım faturası sisteme kaydedildikten sonra borç takip ekranları üzerinden borçların vadesi izlenir. Yasal düzenlemeler gereği belirli tutarların üzerindeki ödemeler banka, finans kurumları veya PTT kanalıyla yapılmak zorundadır. İşletme borç ödeme günü geldiğinde EFT, banka transferi veya çek gibi araçlarla tedarikçiye ödemesini gerçekleştirerek borcunu kapatır.
İşlemlerin finansal ve operasyonel tutarlılığını korumak adına belirli dönemler itibarıyla tedarikçiler ile cari hesap mutabakatlarının yapılması büyük önem taşır. Gelişmiş intranet ve ERP entegrasyonları sayesinde tedarikçilerin alıcı işletmenin stok seviyelerini anlık izlemesine imkan tanıyan Satıcı Yönetimli Envanter (Vendor Managed Inventory - VMI) uygulaması kullanılabilir. Bu sistemde stok belirlenen emniyet seviyesinin altına düştüğünde tedarikçi otomatik olarak siparişi üretip sevk eder.
Elektronik satın alma siparişi tedarikçi portalına aktarıldığında tedarikçi tarafında otomatik bir satış siparişine dönüşür. Tedarikçi siparişi onayladığında süreç işler; bir uyuşmazlık durumunda ise online müzakereler yürütülür. Değişiklik yapılan ilk satın alma siparişleri karşılaştırma amacıyla sistemde arşivlenerek saklanır.
Uzun vadeli satın almalarda ise parça parça teslimat ilkesi geçerlidir. Örneğin; yıllık ihtiyacı 1.000 adet olan bir malzeme tek seferde depolanmak yerine, yıl içinde ihtiyaç duyuldukça parça parça çekilir. ERP sistemindeki iş akışı ve kaynak kuralları bu uzun vadeli sözleşme şartlarına göre programlanarak tedarikçinin fiyat, kalite ve teslimat standartlarına uyumu TİY araçlarıyla kesintisiz izlenir.
Satın alma, tedarik zincirinin kalbi ve stratejik bir yönetim aracıdır. İşletmelerin kendi uzmanlık alanları dışındaki faaliyetleri uzman kuruluşlara devretmesi anlamına gelen Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing) kararı; kapasite, bilgi birikimi, maliyet, hacim, talep yapısı, zaman, kalite ve kontrol gibi faktörler değerlendirilerek verilir. Tedarik zinciri temel olarak malzeme yönetimi (gelen lojistik) ve fiziksel dağıtım (giden lojistik) olmak üzere iki ana süreçten oluşur.
Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY); tedarikçi, imalatçı, dağıtıcı ve müşteriden oluşan kanaldaki tüm kilit süreçlerin birleştirilerek bütünsel olarak koordine edilmesidir. TZY'nin temel süreçleri arasında Müşteri İlişkileri Yönetimi, Talep Yönetimi, Sipariş İşleme, İmalat Akış Yönetimi ve Tedarikçi İlişkileri Yönetimi yer almaktadır.
ERP sistemleri, TZY süreçlerine tam entegrasyon sağlayarak işletme kaynaklarının verimli kullanılmasını, tek noktadan bilgiye erişimi, farklı fabrikalar arasında ortak kaynak kullanımını ve operasyonel maliyetlerde belirgin azalmayı mümkün kılar. Barkod, RFID, Depo Yönetim Sistemleri (WMS) ve e-ticaret teknolojileri ile desteklenen ERP yapısı, tedarik zincirine esneklik ve hız kazandırır.