Kelime işlemci yazılımları, temel olarak dijital ortamda metin belgeleri oluşturmak, düzenlemek, saklamak ve profesyonel standartlarda biçimlendirmek amacıyla geliştirilmiş araçlardır. İlk dönemlerinde sadece düz metin yazma ve basit karakter düzenleme işlemlerini gerçekleştirebilen bu yazılımlar, günümüzde masaüstü yayıncılık düzeyinde gelişmiş görsel ve yapısal tasarım imkanları sunmaktadır. Bu alanda dünya genelinde en yaygın kullanılan ve endüstri standardı haline gelen yazılımlardan biri Microsoft firması tarafından geliştirilen Microsoft Word programıdır. Word yazılımı, şirketin Excel, PowerPoint ve Outlook gibi üretkenlik araçlarını bir arada barındıran Ofis paketinin temel bir parçasıdır. Bu ünitede ele alınan tüm özellikler, en güncel sürümlerden biri olan Word 2021 temel alınarak açıklanmaktadır.
Word 2021 programı başlatıldığında kullanıcıları önceki sürümlere kıyasla çok daha modern, sade ve işlevsel bir arayüz karşılar. Bu arayüzün en üst kısmında yer alan 'Başlık Çubuğu', o an üzerinde çalışılan aktif belgenin dosya adını ve kullanılan Office uygulamasının ismini gösterir. Aynı zamanda bu alanda, kullanıcıların program içindeki komutları veya özellikleri hızlıca aramasına olanak tanıyan bir arama kutusu da yer alır. Başlık çubuğunun hemen solunda veya altında konumlandırılabilen 'Hızlı Erişim Çubuğu' ise kaydet, geri al ve yinele gibi sıkça ihtiyaç duyulan temel komutları barındırır. Kullanıcılar bu çubuğu kendi çalışma alışkanlıklarına göre özelleştirerek en çok kullandıkları komutları buraya ekleyebilirler.
Program penceresinin ana gövdesini oluşturan diğer önemli bileşenler ise Dosya Menüsü, Şerit, Düzenleme Alanı, Kaydırma Çubukları, Durum Çubuğu, Görünüm Düğmeleri ve Yakınlaştırma Kaydırıcısıdır. 'Dosya Menüsü', yeni bir belge açma, mevcut belgeleri farklı kaydetme, yazdırma, paylaşma ve kapatma gibi genel dosya yönetim işlemlerinin yapıldığı arka plan alanıdır. 'Düzenleme Alanı', kullanıcının metinleri yazdığı, resimleri yerleştirdiği ve belgesini tasarladığı ana çalışma sayfasıdır. Sayfanın sağında ve altında bulunan 'Kaydırma Çubukları' belgenin görünmeyen kısımlarına ulaşmayı sağlarken, en altta yer alan 'Durum Çubuğu' belgedeki toplam sayfa sayısı, yazılan sözcük sayısı ve kullanılan varsayılan dil gibi istatistiksel bilgileri anlık olarak sunar. Durum çubuğunun sağ tarafında bulunan 'Görünüm Düğmeleri' belgenin okuma modu, yazdırma düzeni veya web düzeni arasında geçiş yapmasını sağlarken, 'Yakınlaştırma Kaydırıcısı' ise ekranın boyutunu yüzde olarak büyütüp küçültmeye yarar.
Word programında hazırlanan bir belgenin veri kaybı yaşanmadan bilgisayar veya bulut depolama alanına kaydedilmesi için birden fazla yöntem sunulmuştur. En pratik yöntemlerden biri, klavyeden 'CTRL+S' kısayol tuş bileşenini kullanmaktır. Bunun yanı sıra Hızlı Erişim Araç Çubuğu üzerinde yer alan disket simgeli kaydet komutu veya Dosya Menüsü altında bulunan 'Kaydet' ve 'Farklı Kaydet' seçenekleri de aynı amaca hizmet eder. Yapılan hatalı bir işlemi geri almak için ise klavyeden 'CTRL+Z' kısayol tuş kombinasyonu kullanılır.
Dosya menüsünde yer alan 'Farklı Kaydet' seçeneği tercih edildiğinde, kullanıcıya belgenin adını, kaydedileceği klasör konumunu ve en önemlisi belgenin kayıt türünü belirleme imkanı sunulur. Eğer kayıt türünde herhangi bir değişiklik yapılmazsa, Word 2021 programı oluşturulan belgeleri varsayılan olarak '.docx' dosya formatında kaydeder. Ancak kullanıcılar ihtiyaçlarına göre bu alandan PDF, XPS, Web Sayfası (.html) veya Zengin Metin Belgesi (.rtf) gibi çok farklı formatları seçerek de kayıt işlemini tamamlayabilirler.
Farklı Kaydet penceresinde dikkat çeken önemli bir diğer ayrıntı ise 'Word’ün önceki sürümleriyle uyumluluğu koru' seçeneğidir. Bu seçenek işaretlenerek kaydedilen belgeler, Word 2021 sürümünden daha eski sürümlere sahip bilgisayarlarda açıldığında herhangi bir görsel kayma, biçimlendirme bozukluğu veya veri kaybı yaşanmasının önüne geçer. Böylece farklı platformlar ve sürümler arasında sorunsuz bir doküman paylaşımı ve iş birliği ortamı sağlanmış olur.
Microsoft Office 2007 sürümüyle birlikte hayatımıza giren ve geleneksel menü yapısının yerini alan 'Şerit' yapısı, Word program penceresinin üst kısmında konumlanmıştır. Şerit yapısı; sekmeler, gruplar ve komutlar olmak üzere üç temel bileşenden oluşur. En üst sırada yer alan sekmeler belirli bir etkinlik alanını temsil ederken, her sekmenin altında birbiriyle ilişkili işlevleri barındıran gruplar bulunur. Grupların içerisinde ise doğrudan metin veya nesne üzerinde değişiklik yapmaya yarayan görsel simgeli komut düğmeleri yer alır.
Word programında varsayılan olarak 10 adet temel sekme bulunur. Bunlar sırasıyla Giriş, Ekle, Çiz, Tasarım, Düzen, Başvurular, Posta Gönderileri, Gözden Geçir, Görünüm ve Yardım sekmeleridir. Bu temel sekmelerin haricinde, belge içerisindeki tablo, resim, grafik, şekil veya SmartArt gibi özel bir nesne seçildiğinde ortaya çıkan 'Bağlamsal Sekmeler' de mevcuttur. Örneğin, belgeye eklenen bir resme tıklandığında şeritte otomatik olarak 'Resim Biçimi' bağlamsal sekmesi belirir; imleç boş bir metin alanına getirildiğinde ise bu sekme kendiliğinden kaybolur.
Şerit üzerindeki komutların tamamı fareyle tıklanarak çalıştırılabileceği gibi, klavye üzerinden de tamamen kontrol edilebilir. Klavyeden şeride erişmek için öncelikle 'ALT' tuşuna basılır. Bu tuşa basıldığında her sekmenin üzerinde harf veya rakamlardan oluşan kısayol etiketleri belirir. İlgili sekmenin harfine basıldıktan sonra, o sekme altındaki komutların üzerinde yeni harfler ortaya çıkar ve bu harflere basılarak fareye hiç dokunmadan istenen işlem gerçekleştirilir. Ayrıca şeridi gizleyerek çalışma alanını genişletmek için 'CTRL+F1' kısayol tuşu kullanılabilir.
Word programındaki sekmelerin her biri, belgenin farklı aşamalarında kullanılmak üzere tasarlanmış özel araç gruplarını barındırır. 'Giriş' sekmesi, kullanıcıların en sık ziyaret ettiği alandır; burada metin biçimlendirme, kopyalama, yapıştırma, paragraf hizalama ve hazır stilleri uygulama komutları yer alır. 'Ekle' sekmesi ise belgeye tablo, resim, şekil, grafik, metin kutusu, üstbilgi ve altbilgi gibi harici görsel ve yapısal bileşenleri dahil etmek için kullanılır. Word 2021 ile gelen 'Çiz' sekmesi, kullanıcılara belge üzerinde serbest el çizimleri yapma, silgi kullanma ve önemli alanları renkli kalemlerle vurgulama şansı tanır.
'Tasarım' sekmesi belgenin genel görsel kimliğini belirleyen temalar, renk paletleri, sayfa arka plan rengi, filigran ve sayfa kenarlıkları gibi estetik ayarları içerir. 'Düzen' sekmesi ise sayfa yapısı (kenar boşlukları, yönlendirme, boyut, sütunlar) ile paragraf girintileri ve nesnelerin sayfadaki konumunu ayarlayan yerleştirme araçlarını sunar. Akademik ve profesyonel raporlar için hayati önem taşıyan 'Başvurular' sekmesi; otomatik içindekiler tablosu oluşturma, dipnot ve sonnot ekleme, alıntı yapma, kaynakça hazırlama ve resim yazıları ekleme gibi ileri düzey doküman yönetim araçlarını barındırır.
'Posta Gönderileri' sekmesi, adres mektup birleştirme aracı sayesinde tek bir şablon mektubu veya e-postayı veri tabanındaki yüzlerce kişiye özel olarak otomatik olarak uyarlayıp göndermeyi sağlar. 'Gözden Geçir' sekmesi; yazım ve dilbilgisi denetimi, açıklama ekleme, değişiklikleri izleme ve belgeleri karşılaştırma işlevlerinin yanı sıra Word 2021'in yeni özelliklerinden olan 'Sesli Oku' ve 'Çevir' araçlarını içerir. Son olarak 'Görünüm' sekmesi, belgenin ekrandaki gösterim modlarını, yakınlaştırma oranlarını ve pencereleri bölerek aynı belgenin farklı sayfalarını yan yana karşılaştırma seçeneklerini yönetir.
Giriş sekmesinin en önemli parçalarından biri olan 'Yazı Tipi Grubu', belgedeki karakterlerin görsel özelliklerini doğrudan değiştirmeye yarayan komutları içerir. Bu gruptaki araçlar sayesinde metnin yazı tipi (fontu), boyutu, rengi ve stili saniyeler içinde özelleştirilebilir. Bir metin üzerinde bu değişiklikleri uygulayabilmek için öncelikle ilgili metin alanının fare veya klavye yardımıyla seçilmesi gerekir. Eğer herhangi bir seçim yapılmadan komut aktif edilirse, yapılan değişiklikler o andan itibaren yazılacak yeni karakterler için geçerli olur.
Yazı Tipi Grubu'nda yer alan 'Kalın' (CTRL+K), 'İtalik' (CTRL+T) ve 'Altı Çizili' (CTRL+SHIFT+A) komutları, metin içerisindeki önemli kelimeleri veya başlıkları vurgulamak amacıyla sıklıkla kullanılır. Matematiksel veya kimyasal formüller yazarken ihtiyaç duyulan 'Alt Simge' (CTRL+%) ve 'Üst Simge' (CTRL+SHIFT+4) komutları da bu grupta yer alır. Ayrıca, yazılan bir metnin tamamını büyük harfe, küçük harfe dönüştürmek veya her kelimenin ilk harfini büyük yapmak için 'Büyük/Küçük Harf Değiştir' (SHIFT+F3) komutundan yararlanılır.
Metinlerin arka planını fosforlu kalemle çizilmiş gibi vurgulamak için 'Metin Vurgu Rengi', karakterlerin kendi rengini değiştirmek için ise 'Yazı Tipi Rengi' aracı kullanılır. Eğer bir metin üzerinde uygulanan tüm bu karmaşık yazı tipi, boyut ve renk biçimlendirmelerini tek bir hamlede kaldırıp belgenin varsayılan yalın ayarlarına geri dönmek istenirse, grupta bulunan 'Biçimlendirmeyi Temizle' düğmesine tıklanması yeterlidir.
Giriş sekmesinde yer alan 'Paragraf Grubu', metin bloklarının sayfa üzerindeki yerleşimini, listeleme yapılarını ve satır aralıklarını organize eder. Grup içerisinde yer alan 'Madde İşaretleri', 'Numaralandırma' ve 'Çok Düzeyli Liste' araçları, bilgilerin düzenli ve hiyerarşik bir yapıda sunulmasını sağlar. Metinlerin sayfadaki yatay konumunu belirleyen hizalama seçenekleri ise dört çeşittir: Sola Hizala (CTRL+L), Ortala (CTRL+R), Sağa Hizala (CTRL+G) ve metnin her iki kenara eşit dağılmasını sağlayan Yasla (CTRL+D) komutlarıdır. Ayrıca satırların birbirine olan mesafesini ayarlamak için 'Satır ve Paragraf Aralığı' aracı kullanılır.
'Pano Grubu', belgedeki metin veya nesnelerin taşınması (Kes - CTRL+X) veya çoğaltılması (Kopyala - CTRL+C) işlemlerini yönetir. Bu işlemlerle panoya alınan veriler, 'Yapıştır' (CTRL+V) komutu ile istenen yeni konuma yerleştirilir. Pano grubunun en işlevsel araçlarından biri olan 'Biçim Boyacısı' ise bir metnin yazı tipi, boyutu ve rengi gibi tüm biçimsel özelliklerini kopyalayarak başka bir metne hızlıca uygulamayı sağlar. Biçim boyacısı simgesine tek tıklandığında işlem bir kez yapılır, çift tıklandığında ise ESC tuşuna basılana kadar ardışık olarak birden çok metne uygulanabilir.
'Stiller Grubu' ise Word içinde önceden tanımlanmış veya kullanıcı tarafından özel olarak oluşturulmuş yazı stillerini barındırır. Başlık 1, Başlık 2, Normal gibi hazır stiller sayesinde belgedeki tüm başlıkların ve gövde metinlerinin aynı standartta görünmesi sağlanır. Stillerin kullanılması, belgenin görsel tutarlılığını korumasının yanı sıra 'Başvurular' sekmesinden tek bir tıklamayla otomatik olarak 'İçindekiler Tablosu' oluşturulabilmesine de olanak tanır.