Motivasyon, modern örgüt yöneticileri ve liderleri için üzerinde hassasiyetle durulması gereken stratejik bir konudur. Liderliğin temelinde, astları örgütsel amaçlar doğrultusunda istekle yönlendirebilmek yatar. Çalışanların kendilerine verilen işleri bıkkınlık göstermeden, benimseyerek ve yüksek bir çaba ile yerine getirmeleri ancak doğru yöntemlerle motive edilmeleri sayesinde mümkün olmaktadır.
Yöneticilerin temel görevi, çalışanların ihtiyaçlarını doğru analiz etmek, onlarla sürekli iletişimde bulunmak, kendilerini gerçekleştirmelerine imkân tanıyacak güvenli bir çalışma ortamı yaratmaktır. Çalışanlar kendi kararlarını verme özgürlüğüne sahip olmadıklarında ve kişisel amaçlarını gerçekleştiremediklerinde, işlerinden zevk almamakta ve tembelliğe kayma eğilimi göstermektedirler. Bu bağlamda, yüksek tatmin yaratacak bir çalışma ortamı sunulsa dahi, personelin güdülerinin yanlış teşhis edilmesi durumunda yönetim uygulamalarında aksamalar ve verimsizlikler yaşanacaktır.
Özellikle Sanayi Devrimi ile hayatımıza giren kitle üretim teknolojileri ve otomasyon sistemleri, işçilerin iş tatminini azaltıcı bir rol oynamıştır. Monoton iş ortamlarında çalışan işçiler, yaptıkları işlerden daha az zevk almakta, yaratıcılık ihtiyaçlarını tatmin edememekte ve sadece kendilerine verilen emirleri yerine getirmektedirler. Bu durum, yöneticilerin çalışanların hem kişisel ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri hem de örgütsel hedeflere ulaşabilecekleri bütünleşik bir ortam tasarlamalarını zorunlu kılmaktadır.
Motivasyon kelimesi, Latincede hareket etmek anlamına gelen 'movere' kelimesinden türetilmiştir. Türkçede motivasyon, güdülenme, isteklendirme, özendirme ve harekete geçme gibi kavramlarla ifade edilmektedir. Teknik olarak motivasyon; belirli bir amaç doğrultusunda gösterilen çabanın yoğunluğu, istikameti ve kararlılığı olarak tanımlanmaktadır.
Bu tanımın üç temel unsuru bulunmaktadır: Yoğunluk, istikamet ve kararlılık. Yoğunluk, kişinin ne kadar çok ve nitelikli çaba gösterdiği ile ilgilidir. Ancak bu çaba, örgütün yararına olacak şekilde doğru bir istikamete yönlendirilmediği sürece yüksek iş performansına dönüşmez. Kararlılık boyutu ise, kişinin çabasını ne kadar sürdürebildiği ile ilgilidir. Motive olmuş bireyler, üstlendikleri görevi başarıncaya kadar kararlılıklarını korurlar.
Motivasyonun iki temel özelliği vardır. Birincisi, motivasyon sergilenen davranışlardan gözlemlenebilen bir olgudur. İkincisi ise, motivasyon bireye has kişisel bir olaydır. Bir çalışanı motive eden maddi unsurlar (ücret, prim) bir başkası için önemsiz olabilirken; diğeri için maddi olmayan unsurlar (unvan, iş başında özgürlük, ilerleme imkanları) çok daha güçlü bir etki yaratabilir.
Güdü (motiv), bireyi belirli bir amaca ulaşması için harekete geçiren, yaptığı davranışı güçlendiren ve etkinleştiren içsel gücü ifade eder. Güdülerin tespiti zordur; benzer davranışlar farklı güdülerden doğabileceği gibi, farklı davranışlar tek bir güdüye dayanabilir. Güdüler tatmin edildikçe etkilerini kaybedebilir, ancak başarı gibi bazı üst düzey ihtiyaçlar tatmin edildikçe daha da güçlenebilir.
Güdüler oluşum biçimlerine göre dört grupta sınıflandırılır: İçgüdüler, fizyolojik güdüler, sosyal güdüler ve psikolojik güdüler. İçgüdüler, açlık, susuzluk gibi doğuştan gelen, öğrenilmemiş ve organizmanın yaşamını sürdürmesini sağlayan dürtülerdir. Fizyolojik güdüler, barınma ve dinlenme gibi birincil gereksinimleri kapsar.
Sosyal güdüler, sevilme, saygı görme ve kabul edilme gibi doyumları için başkalarının varlığına ihtiyaç duyan öğrenilmiş güdülerdir. Psikolojik güdüler ise bireyin düşünsel ve ruhsal gereksinimlerinden kaynaklanır; bir işi başarma arzusu veya bir olaya ilgi duyma bu gruba örnek gösterilebilir.
Kapsam teorileri, bireyin içsel yapısında yer alan ve onu belirli yönlerde davranmaya iten ihtiyaçların neler olduğunu anlamaya odaklanır. Bu teorilerin başında Abraham Maslow'un İhtiyaçlar Hiyerarşisi gelir. Maslow, ihtiyaçları fizyolojik, güvenlik, ait olma, saygınlık ve kendini gerçekleştirme olmak üzere beş basamakta inceler ve alt düzey ihtiyaçlar karşılanmadan üst düzey ihtiyaçların motive edici olamayacağını savunur.
Frederick Herzberg'in Çift Faktör Teorisi ise iş ortamındaki faktörleri hijyen ve motive edici faktörler olarak ikiye ayırır. Ücret, çalışma koşulları gibi hijyen faktörler yetersiz olduğunda tatminsizlik yaratır ancak varlıkları motivasyon sağlamaz. Gerçek motivasyon; başarı, takdir ve sorumluluk gibi motive edici faktörlerle sağlanır.
David McClelland'ın Başarma İhtiyacı Teorisi, bireylerin başarı, bağlılık ve güç ihtiyaçları doğrultusunda motive olduğunu savunurken; Clayton Alderfer'in VİG (ERG) Teorisi, Maslow'un hiyerarşisini Varolma, İlişki Kurma ve Gelişme olarak üç gruba indirger ve üst düzey ihtiyaçları karşılanamayan bireylerin alt düzey ihtiyaçlara geri döneceğini (hüsran-geriye dönüş) belirtir.
Süreç teorileri, bireylerin hangi hedefler doğrultusunda ve hangi bilişsel mekanizmalar aracılığıyla motive edildiklerini açıklar. Victor Vroom'un Beklenti Teorisi, motivasyonu beklenti (çabanın performansa dönüşme olasılığı), araçsallık (performansın ödüle ulaştırma inancı) ve valens (ödülün öznel değeri) unsurlarının çarpımı olarak formüle eder.
Edward Lawler ve Lyman Porter'ın Beklenti Teorisi, Vroom'un modeline bireysel bilgi, yetenek ve rol algısı gibi değişkenleri ekleyerek çabanın her zaman doğrudan yüksek performansla sonuçlanmayacağını savunur. J. Stacy Adams'ın Eşitlik Teorisi ise çalışanların kendi çaba ve sonuçlarını başkalarıyla karşılaştırarak adalet algılarına göre motive olduklarını ileri sürer.
B. F. Skinner'ın Davranışsal Şartlandırma Teorisi, davranışların karşılaştıkları sonuçlar (olumlu/olumsuz pekiştirme, son verme, ceza) aracılığıyla şekillendiğini savunurken; Edwin Locke'un Amaç Belirleme Teorisi, belirgin, zorlayıcı ve ulaşılabilir hedeflerin, belirsiz hedeflere kıyasla çok daha yüksek görev performansı ve motivasyon sağladığını kanıtlamaktadır.