Ünite 8: Arşivleme Sistemleri ve Organizasyonu

Hazine-i Evrak

Osmanlı Devleti'nde arşivlere verilen isimdir. Bu isimlendirme, devletin belgelere verdiği yüksek değeri ve onları bir hazine gibi koruma anlayışını yansıtır.

1846 Hazine-i Evrak Nazırlığı

Türklerde yazılı belgelere saygı geleneğinin resmileştiği tarihtir. Babı-Ali'ye bağlı olarak kurulan bu kurum, arşivciliğin kurumsallaşmasında önemli bir dönüm noktasıdır.

1841 Provenance Sistemi

Fransa İçişleri Bakanı Kont Duchatell tarafından 24 Nisan 1841'de yayınlanan tamimle yürürlüğe giren, fonların bütünlüğünü korumayı esas alan modern arşivcilik sistemidir.

1976 Cumhuriyet Arşivi

Cumhuriyet döneminde arşivcilik anlayışının olgunlaşmasını sağlayan kurumdur. 1984 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün kurulmasıyla bu süreç daha da güçlenmiştir.

Anahtar Kavramlar

ArşivKurumların veya kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan, hukuki, idari veya bilimsel bir amaçla saklanan belgelerin bütünü ve bu belgelerin barındırıldığı yerdir. Örneğin, bir bakanlığın tüm yazışmalarını içeren merkez.

Birim ArşiviKurumların günlük iş akışı içinde aktif kullanılan ve güncelliğini kaybetmemiş belgelerin, ilgili birimlerde 1-5 yıl süreyle saklandığı arşiv birimidir.

Kurum ArşiviBirim arşivlerinden devralınan, 10-14 yıl süreyle saklanan ve ayıklama-imha işlemlerinin yapıldığı merkezi arşiv birimidir.

Arşiv Malzemesiİşlem tarihi üzerinden 20 yıl geçmiş veya 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, tarihi ve hukuki değeri olan belgelerdir.

Arşivlik MalzemeHenüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış ancak hizmetin yürütülmesi açısından güncelliğini koruyan, birim veya kurum arşivinde saklanan belgelerdir.

TasnifArşiv materyalinin modern yöntemlerle tanımlanarak, düzenlenip hizmete sunulmaya hazır hale getirilmesi sürecidir.

Sistematik MetotBelgelerin konularına göre ayrılıp tarih sırasına konulmasıdır. Ancak fonları parçaladığı için günümüzde tercih edilmez.

Kronolojik MetotBelgelerin sadece tarih sırasına göre dizilmesidir. Aranan belgeyi bulmayı zorlaştırdığı için verimsiz bir yöntemdir.

Organik Metot (Proveniencia)Belgelerin işlem gördüğü tarihteki asli düzeninin ve fon bütünlüğünün korunması esasına dayanan modern tasnif yöntemidir.

AyıklamaArşivdeki belgelerin; arşiv malzemesi, arşivlik malzeme ve imhalık malzeme olarak sınıflandırılması işlemidir.

İmhaHukuki ve idari değerini kaybetmiş, saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin yönetmelik kurallarına göre yok edilmesidir.

FonBir kurumun kendi faaliyetleri sonucu oluşturduğu, bir bütünlük arz eden belgeler topluluğudur.

Ara DepoGünlük iş akışında aktifliğini yitirmiş ancak henüz arşive devredilmemiş belgelerin bekletildiği geçici saklama alanlarıdır.

İkonografik ArşivResim, fotoğraf, gravür gibi görsel dokümanların toplandığı arşiv türüdür.

Arşiv Yer DamgasıBelgelerin arşivdeki yerini belirlemek amacıyla kullanılan, kod ve numara içeren tanımlayıcı damgadır.

Diğer Önemli Bilgiler

16 Temmuz 2018 Kararnamesi

Arşiv belgesinin tanımını ve saklama sürelerini belirleyen güncel mevzuattır. Bu kararnameye göre arşiv belgesi, 20 yılını doldurmuş veya 15 yıl sonra kesinleşmiş belgelerdir.

Osmanlı Bankası Arşivi

Türkiye'nin en önemli özel arşivlerinden biridir. Kurumsal hafızanın korunmasına ve ticari tarih araştırmalarına büyük katkı sağlar.

Seyfettin Özege Arşivi

Atatürk Üniversitesi Kütüphanesi bünyesinde yer alan, ülkemizin en kıymetli şahıs arşivlerinden biridir.

Birim Arşivi Saklama Süresi

Kurumların kendi birimlerinde oluşturdukları arşivlik malzemenin, kurum arşivine devredilmeden önce bekletildiği süre 1-5 yıl arasındadır.

Kurum Arşivi Saklama Süresi

Kurum arşivine devredilen belgelerin, Devlet Arşivleri Başkanlığı'na gönderilmeden önce tutulduğu süre 10-14 yıl olarak belirlenmiştir.

Ayıklama ve İmha Komisyonu

Kurum arşivlerinde imha işlemlerini yürüten; arşiv sorumlusu, memurlar ve ilgili birim temsilcilerinden oluşan, genellikle 5 kişilik kuruldur.

İmha Tutanakları

İmha edilen belgelerin kayıt altına alındığı tutanaklardır. Bu belgelerin bir nüshası birim arşivinde, diğeri kurum arşivinde 10 yıl süreyle saklanır.

Sınavda Dikkat Et

Arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme arasındaki süre farkına dikkat edin (20 yıl vs. 1-5 yıl).
Tasnif yöntemlerini karıştırmayın; Sistematik (konu), Kronolojik (tarih), Organik (asli düzen).
Ayıklama ve imha işlemlerinin sadece 'Kurum Arşivinde' yapıldığını unutmayın, birim arşivlerinde bu işlem yapılmaz.
İmha edilecek belgelerin metal kısımlarından arındırılması ve özel makinelerle kıyılması gibi teknik detaylar sınavda soru olarak gelebilir.
Proveniencia (Organik Metot) sisteminin günümüzdeki temel prensip olduğunu mutlaka aklınızda tutun.
Arşiv faaliyet raporlarının her yıl ocak ayında Devlet Arşivleri Başkanlığı'na gönderilmesi gerektiğini unutmayın.