Kurumlar için yaşamsal öneme sahip bilginin önemli bir bölümü, kurumun etkinliklerini ve yasal yükümlüklerini yerine getirirken ürettiği belgelerde yer almaktadır. Kurumsal iletişim, doğrulama, onaylama ve iş süreçlerini gösterme gibi işlevleri üstlenen belgeler, geçmişe dönük bilgi birikimini barındıran geleceğe yönelik en önemli bilgi kaynakları konumundadır. Kurumsal sistemin uyumlu ve eş güdümlü olarak işleyişinde ve ayrıca kararların doğru olarak verilmesinde belgeler belirleyici öneme sahiptir. Kısacası yönetimin bir ürünü olan belgeler, çağdaş kurumlar için vazgeçilmez entelektüel sermaye kaynaklarıdır.
İnsanlar gibi, tüzel kişiliğe sahip kurumlar da faaliyetleri gereği dış çevrede yer alan diğer kurumlar ve insanlarla iletişim kurmak zorundadır. Kurumlar özellikle yazılı ve sözlü iletişim kanallarını kullanarak ihtiyaç duydukları mesajları iletir ve alırlar. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin bu denli etkin olmadığı dönemlerde iletişim yazılı olarak sağlanmaktaydı. Söz konusu teknolojilerin gelişmesiyle birlikte bugün kurumlarda elektronik ortamda yazılı, sesli ve hareketli iletişimin yapıldığı görülmektedir.
Günümüzde yaşanan hızlı teknolojik gelişmelere karşın kurum için geleneksel iletişim yollarından biri olan bilginin kayıt altına alınması şeklinde kendini gösteren yazılı iletişim, hâlâ önemlidir. Nitekim kurumlardaki elektronik belgeler çoğunlukla kâğıt vb. ortama aktarılarak dosyalanmaktadır. Kurumların rutin çalışmaları sonucu üretilen ya da dışarıdan gelen belgelerin, üretiminden dolaşımına, kullanımına, saklanmasına ve imhasına kadar pek çok işlem belge yönetimi uygulaması çerçevesinde yerine getirilmektedir.
Kurumun dış çevrede bulunan diğer kurumlarla ve iç çevrede yer alan çalışanlar ve birimlerle bilgi akışını sağlıklı bir şekilde yürütebilmesi, kurumsal yapının ve faaliyetlerin devamı için çok önemlidir. Kurum içerisinde dolaşım hâlinde bulunan bilgilerin kaydedilerek belge hâline dönüştürülmesi ile birlikte iletişim kayıtlı ve kalıcı hâle gelmektedir. Kurumlarda yazılı haberleşme sisteminin araçları, her türlü yazılı veya kayıtlı belge, özellikle evrak, dosya ve arşivdir.
Aynı konuda yazılmış belgeler bir araya gelerek dosyaları oluşturmaktadır. Kurumların yürüttükleri hizmetler ve yaptıkları iletişim sonucu ortaya çıkan, biriken ve belli bir amaçla saklanan evrak, dosya vb. bilgi taşıyan materyal ise arşivleri meydana getirmektedir. Kurumun iç çevresinde üretilen ve dış çevreden kuruma gelen belgelerin dosya düzenleme yöntemleri ile dosyalarda tutulması gerekmektedir.
Dosyalama ya da kayıt yönetimi olarak bilinen bu süreç tüm kurumların kayıtlarının, kurumsal yapıları da dikkate alınarak önceden belirlenmiş bir sistematiğe göre dosyalara konularak sınıflandırılması, düzenlenmesi, saklanması ve korunması sürecinde yapılması gereken bütün işlemleri kapsamaktadır. Her türlü kayda ya da belgeye doğru ve hızlı bir biçimde ulaşmak, etkili bir dosyalama sistemi ile mümkündür.
Hizmet edebilmenin ya da faaliyette bulunmanın ve ayrıca resmî işleri başarabilmenin bir gereği olarak belgeler üretilmekte ve üretilen belgeler gerektiğinde tekrar kullanılmaktadır. Kurumsal çalışmalar sonucu üretilen belgeler birinci elden bilgi kaynakları olarak bir işi göstermede, bir olayı aydınlatmada, bir hakkı korumada ya da açıklamada kanıtlayıcı ve tanımlayıcı öneme sahiptir.
Dosyalamanın amacı, bir belgeyi gerektiği zaman kolayca bulabilmek için belgenin aslına uygun olarak ve zarar görmeden saklanmasıdır. Diğer bir ifadeyle belge işlerinin kurumun faaliyetlerini kolaylaştıracak şekilde düzenlenmesini, belge ve dosyaların iyi bir şekilde korunmasını, belgenin işlemlerle ilgili gerekli bilgiyi vermesini ve işin en iyi bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlamaktır. Dosyalama sayesinde belge akışını kurum faaliyetlerini kolaylaştıracak şekilde düzenlemek, belgenin ve dosyanın kullanımını, korunmasını ve denetimini yapmak, kurumsal faaliyetlerde belgelerin kullanımını sağlayarak kurum verimliliğini artırmak mümkün olacaktır.
Dosyalama, hem ticari hem yönetsel hem de hukuki açılardan gereklidir. Bu nedenle, dosyalarda saklanan belgelerin ne kadar süre saklanacağı çeşitli yasalarla belirtilmiştir. Dosyalamanın depolamaya dönüşmemesi için, belli bir süre saklanan belgelerin yine yasada önerilen biçimde ayıklanarak imha edilmesi gerekir. Yasaya uygun bir ayıklama ve imha planı geliştirerek, yasal süresi dolmuş belgeler imha edilmelidir.
Dosyalama süreci, belgelerin kuruma dışarıdan gelmelerinden ve kurumda üretilmelerinden itibaren nasıl, nerede ve hangi yapıda dosyalanacağının belirlenmesiyle başlar ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki tüm aşamaları içerir. Hangi dosyalama sisteminin kullanılacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması, sistemin etkinliğini artırır.
Dosyalama süreci; analiz çalışması ve planlanması, kurum dosyalama sisteminin oluşturulması, dosya düzenleme yöntemleri, kurum saklama planlarının hazırlanması, saklama ve depolama, kullanım ve erişim ile değerlendirme-ayıklama ve imha aşamalarından oluşur. Bu süreç, sistemin kurulması, işletilmesi, kontrol edilmesi ve güncellenmesine yönelik karmaşık ve sorumluluk gerektiren işlemlerden oluşmaktadır.
Dosyalama işlemleri geçici bir faaliyet olarak değerlendirilmemeli, merkezî bir birimin sorumluluğunda yürütülmesi gereken işler olarak görülmelidir. Analiz çalışmaları ile kurumda birimlere göre üretilen belge miktarı, hangi tür belgelerin üretildiği, saklanmakta olan belge serileri, hangi tarihleri kapsadığı, hangi formatta saklandığı, gizlilik ölçütleri ve kopya bilgileri gibi belge ve dosya işlemleri ile ilgili her türlü bilgi toplanmaktadır.
Dosyalama sisteminin kurulmasında, dosyalama araçlarının tanınması, özelliklerinin bilinmesi ve sisteme en uygun araçların seçilmesi gerekir. Dosyalama araçları, sistemin işleyişini kolaylaştırır. Dosyalamada, geleneksel ve elektronik ve/veya sanal dosyalama araçları kullanılır. Klasik dosyalama araçları arasında dosya, klasör, dosya dolapları, rehberler ve kavalyeler, kasalar yer alır.
Dosya, belgelerin içine konulduğu ikiye katlanmış karton ya da plastikten yapılmış dosyalama aracıdır. Klasör ise dosyaların konulmasına yarayan kalın karton, mukavva veya benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Dosya dolapları, dosyalama sistemi olarak dolaplara yerleştirilir ve saklanır. Dolaplar, çekmeceli veya raflı olurlar ve raylar üzerinde yürüyen büyük ve modern dosya dolapları, çalışma yerinden en üst seviyede yararlanma imkânı sağlar.
Sanal dosyalama araçları ise elektronik belge ve bilgi yönetimi için gerekli olan donanımlara ve yazılımlara sahip araçlardır. Yazılım paketleri içinde oluşturulan sanal dosyalar aracılığıyla tüm belgeleri kolaylıkla yerleştirmek mümkün olabilmektedir. Programa istendiği zaman yeni dosyalar eklenebilmekte ve arandığında bulunmasında zorluklarla karşılaşılan belgelere bilgisayarın tek bir tuşuyla ulaşılabilmektedir.
Dosyalama sisteminin etkili ve sürdürülebilir olması ayrıca kurumsal verimliliğe katkı sağlaması amacıyla oluşturulabilmesi için sistemin bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu bağlamda sistem; basit olmalı, akla dayanmalı (ussallık), tutarlı olmalı, kullanışlı olmalı, transfer kolaylığı sağlamalı, ekonomik olmalı, dinamik olmalı, yazılı olmalı ve yasal olmalıdır.
Dosyalama sisteminin temel unsurları sınıflandırma ve kodlamadır. Bu iki öğe dosyaların içinde bulunan belgelere, aralarındaki konulara ve birbirleriyle bağlantılarına göre tasnifini, sonra da hızlı, güvenli ve en az maliyetle erişimini sağlayacak şekilde kodlandırılmasını açıklamaktadır. Sınıflandırma, belgeler ve belgeleri içeren dosyalar için bir sınıflama şeması ve dosya planı hazırlanmasıdır.
Sınıflandırılan dosyaların ve dosya birimlerinin tanımlandıkları şekliyle düzenlerinin korunabilmesi için belli bir sisteme göre sıralanmaları gerekir. Bu sıralama işlemi kodlamayla ilgilidir. Kodlama yöntemleri; alfabetik kodlama, nümerik kodlama ve alfa-nümerik kodlama olmak üzere üç çeşittir. Bu yöntemler sayesinde belgelerin ilişkileri belirlenerek mevcut düzenleri korunur.