Günümüz sağlık idaresinde ve enformasyon çağında bilgi; bireysel, kurumsal, toplumsal ve küresel ölçekte en kritik stratejik kaynak haline gelmiştir. Bilginin oluşturulması ve işlenmesi belirsizlikleri ortadan kaldırarak karar verme süreçlerini doğrudan iyileştirir. İnsanlar, kurumlar ve devletler geçmişlerini sistemli bir şekilde hatırlamak, yaşadıkları dönemin gereksinimlerini takip etmek ve geleceğe yönelik doğru öngörülerde bulunabilmek için bilgiye ihtiyaç duyarlar. Bu bağlamda 'bilgi güçtür' anlayışı, tüm kurumsal yapılarda olduğu gibi sağlık işletmelerinde de temel yönetim ilkesi haline gelmiştir.
Bilginin oluşum süreci dört temel basamaktan oluşan bir hiyerarşiye dayanmaktadır: Veri (Data), Enformasyon (Information), Bilgi (Knowledge) ve Bilgelik (Knowing/Wisdom). Veri; henüz işlenmemiş, ilişkilendirilmemiş, tek başına anlam ifade etmeyen ham sembol, harf, rakam, işaret ve izlenimlerden oluşur. Veri, enformasyonun temel ham maddesidir. Enformasyon ise bu ham verilerin düzenlenmesi, işlenmesi, anlamlı bir bağlama oturtulması ve ilişkilendirilmesiyle elde edilir; enformasyon içerisinde potansiyel bilgi gizlidir. Bu enformasyonun bireyin anlama, algılama, deneyim ve yaratıcılık süreçleriyle birleştirilip anlam ya da sonuç çıkarılmasıyla 'bilgi'ye ulaşılır. Bilgelik ise elde edilen bilgilerin sentez yoluyla bütünleştirilmesi ve özümsenmesi durumunu temsil eder.
Tarihsel süreçte bilgisayarlar işletmelere ilk olarak 1960 öncesinde ve takip eden yıllarda muhasebe birimlerinde kullanılmak üzere girmiştir. Zamanla teknolojinin ilerlemesine paralel olarak verilerin depolanması ve işlenmesi süreçlerine dahil edilmiştir. 1990'ların ortalarından itibaren bilgiye dayalı yönetim sistemleri ön plana çıkmış, 2000'li yıllarla birlikte bilgi tüm sektörlerde ve sağlık kurumlarında temel rekabet silahı konumuna yükselmiştir.
Bilgi Yönetim Sistemleri (BYS); bir kurumun tüm veri kaynaklarını tanımlayan, bu verilerin düzenli bir şekilde elde edilmesini, saklanmasını, değerlendirilmesini, paylaşılmasını ve yetkiler doğrultusunda erişimini sağlayan bütünleşik yapılardır. Bir sağlık kurumunda bilgi yönetim sisteminin başarılı olabilmesi için başta tepe yöneticiler olmak üzere hekimlerin, sağlık çalışanlarının ve destek personellerinin sistemi tamamen benimsemesi ve etkin bir şekilde kullanması hayati önem taşır.
Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS); bir hastanın hastaneye başvuru anından başlayıp tüm tetkik, teşhis, tedavi ve taburculuk süreçlerinin sonlandırılmasına kadar geçen her aşamada üretilen kişisel, tıbbi, hizmet ve finansal bilgilerin elektronik ortamda kayıt altına alındığı bütünleşik sistemdir. Kaydedilen bu verilerin güvenli bir şekilde depolanması, yüksek performansla çalışması ve yetkilendirilmiş kişilerce istenildiği anda erişilebilir durumda olması gerekir. HBYS sadece bir veri depolama aracı değil, veriler arası ilişkileri düzenleyen ve karar desteği sağlayan karmaşık bir enformasyon yapısıdır.
HBYS'nin tarihsel gelişimine bakıldığında, ilk olarak 1982 yılında ABD'de yayınlanan bir raporda akademik sağlık bilgi sistemlerinin kullanılması önerilmiştir. Bunun hemen ardından 1983 yılında ABD'de bir sağlık bilimleri merkezinde ilk uygulama gerçekleştirilmiştir. 1990'lı yılların başından itibaren hastanelerde yaygınlaşmaya başlayan bu sistemlerin temel amacı; hasta bakımını geliştirmek, tıbbi araştırmaları desteklemek ve sağlık eğitimini daha nitelikli hale getirmektir. Türkiye'de ise Sağlık Bakanlığı'nın Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi'ne 24.09.2004 tarihli ve 7067 sayılı makam onayı ile eklenen madde doğrultusunda, tıbbi kayıtların ve ardından depo, ambar, stok kontrol kayıtlarının bilgisayar ortamında tutulması yasal ve zorunlu bir süreç haline gelmiştir.
HBYS'nin temel amacı, sağlık kurumundaki tüm personele karar desteği sunmaktır. Bu doğrultuda sistem; gerekli bilgiyi hızlı, doğru, kapsamlı ve en az kaynak tüketimi ile sunmayı hedefler. HBYS sayesinde sağlık hizmetinin kalitesi artırılırken maliyetler kontrol altına alınır ve genel verimlilik yükseltilir. Hastanın geçmiş tıbbi verilerine anında erişilmesi, teşhis süreçlerinde hız ve güvenilirlik sağlar.
Ayrıca HBYS, hastanelerdeki taşınır ve taşınmaz mal yönetimini, satın alma taleplerini ve stok takiplerini otomatize eder. Resmi evrak ve faturalama işlemlerinin hızlı ve hatasız yapılmasıyla mali kesintiler azalır, kurumun gelirleri artar. Bilgi üretim hızı, erişim hızı ve kararların güvenilirliği artarken, personel verimliliği ve hasta memnuniyeti en üst düzeye çıkarılır.
Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri, sadece faturalandırma odaklı klasik yaklaşımların ötesine geçerek teşhis, bakım, tedavi ve yönetim süreçlerini tam kapsamlı olarak işletir. Sistemin yerine getirdiği temel işlevler şunlardır: Hasta randevu ve kabul işlemleri, anamnez kaydı, muayene bulgularının girilmesi, tetkik istemlerinin yapılması ve sonuç raporlarının hazırlanması, tedavi planlanması, tanı ve tedavi uygulamaları, taburcu ve sevk işlemleri, klinik dokümantasyon, saklama, faturalama ve kaynak yönetimidir (insan kaynakları, taşınır/taşınmaz yönetimi ve zaman yönetimi).
Hastane işletmeciliği; tıp, hemşirelik, idare, mühendislik ve destek hizmetleri gibi çok farklı disiplinlerin ve farklı eğitim düzeyindeki personellerin bir arada çalıştığı oldukça karmaşık bir organizasyonel yapıya sahiptir. Bu karmaşık yapının bilgi teknolojilerine doğrudan aktarılması, sistemlerin kilitlenmesine ve iş süreçlerinin aksamına neden olabilir. Bu nedenle bilgi sistemleri tasarlanırken hastaneciliğin doğasında bulunan karmaşıklığın sadeleştirilmesi, iş adımlarının yalın ve en kısa yoldan hedefe ulaşacak şekilde kurgulanması şarttır.
HBYS'lerin analog yapılardan dijital ortama evrilmesi sağlık bilişiminde büyük bir devrim yaratmıştır. Başlangıçta yalnızca doğru fatura kesimi amacıyla kullanılan sistemler, günümüzde e-reçete, laboratuvar, patoloji, radyoloji entegrasyonları, stok takibi ve yönetimsel karar destek raporlarına kadar komplike bir altyapıya kavuşmuştur. Sistem, belirlenmiş performans standartları ile maliyet merkezlerini karşılaştırarak verimlilik analizine ve sürekli iyileştirmeye olanak sağlar.
Klinik karar destek sistemleri sayesinde hekimlere ilaç-ilaç etkileşimleri, alerji uyarıları ve yan etkiler konusunda otomatik destek sunulur. Doğru bilginin eksiksiz toplanması, uygun kişiye, uygun formatta ve zamanda ulaştırılması sayesinde tıbbi hatalar minimuma indirilir. Ayrıca hastaneler arası veri paylaşımı ve ulusal sağlık otomasyon sistemlerine (örn. Sağlık Bakanlığı entegrasyonları) veri akışı sağlanarak bilimsel araştırmalara güçlü altyapı oluşturulur.
Modern tıpta hastane bilgi sistemlerinin tek başına çalışması yeterli değildir; tıbbi tetkik ve görüntüleme üreten cihazlarla entegrasyon şarttır. Bu entegrasyonların başında Laboratuvar Bilgi Sistemi (LİS / Laboratory Information System) gelmektedir. LİS; laboratuvarın veri toplama, doğrulama ve test sonuçlarını raporlama işlevlerini destekleyen, test kararından raporlama aşamasına kadar tüm işleyişi takip eden uzmanlaşmış bir alt sistemdir.
LİS'in temel amacı; ayaktan (poliklinik), yatan veya doğrudan başvuran hastalara ait laboratuvar istemlerini sisteme kaydetmek ve alınan numunelerin (kan, idrar vb.) karışmasını önlemektir. Bu doğrultuda sistem, her örneğe benzersiz nümerik kodlar atayarak otomatik barkod etiketleme gerçekleştirir. Böylece insan kaynaklı numune karıştırma hataları tamamen engellenmiş olur.
LİS'in tam performansla çalışabilmesi için HBYS ile tam entegre olması zorunludur. Test sonuçları doğrudan hastanın elektronik sağlık dosyasına aktarılır. Bu entegrasyon sayesinde idareciler, yapılan tetkiklerin maliyet analizlerini yapabilir, laboratuvar envanterini (reaktif, kiti vb.) takip edebilir ve verimlilik istatistiklerini çıkararak yönetim kararlarını destekleyebilir.
LİS'in üstlendiği ana işlevler sıralanacak olursa: Verilerin analiz edilmesi, test sonuçlarının toplanması ve ilgili birimlere dağıtımı, test ve iş süreçlerinin anlık izlenmesi, laboratuvar süreçlerinin tam dokümantasyonu, envanter denetimi ve laboratuvar verimliliğinin sürekli değerlendirilmesidir.
Radyoloji Bilgi Sistemi (RİS / Radiology Information System); radyoloji departmanındaki iş akışını, randevuları, tetkik istemlerini ve raporlama süreçlerini yöneten sistemdir. Görüntüleme cihazlarının bilgisayar teknolojileriyle uyumlu çalışması, hekimlerin doğru tanıya daha hızlı ulaşmalarını ve tedavi planlarını daha etkin yapmalarını sağlar. RİS'in HBYS ile entegrasyonu, teşhis süreçlerini hızlandırırken maliyetleri belirgin şekilde düşürür.
Dijital radyografi teknolojileri sayesinde elde edilen panoramik ve tıbbi görüntüler üzerinde yakınlaştırma (zoom) ve çeşitli görüntü işleme (image processing) teknikleri uygulanabilir. Hekimler odaklandıkları bölgeyi detaylandırarak daha hassas teşhis koyabilirler. Bu teknolojik imkan, tekrarlanan çekimleri engellediği için hastanın maruz kaldığı radyasyon miktarını en aza indirir ve sağlık çalışanlarının karar verme hızını artırır.
PACS (Paramedic Assessment of Critical Skills / Picture Archiving and Communication Systems) ise X-Ray (röntgen), Ultrason, MR, Bilgisayarlı Tomografi, Mamografi, Anjiyografi gibi tüm dijital cihazlardan elde edilen tıbbi görüntülerin arşivlenmesini, iletilmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir. PACS, tıbbi görüntülerde standart bir format olan DICOM (Digital Image Communication in Medicine) standardını kullanır. DICOM sayesinde sadece görsel veri değil, hastaya ait ek medikal bilgiler de görüntü dosyasıyla birlikte güvenle saklanır.
PACS sisteminde işleyiş mimarisi şu şekildedir: Cihazdan elde edilen dijital görüntü, DICOM formatında yerel ağ (LAN) aracılığıyla PACS sunucusuna aktarılır. PACS sunucusu gelen veriyi ayrıştırarak kalıcı depolama için Veri Tabanı Sunucusu (Database Server) ve Dosya Sunucusuna (File Server) gönderir. Hekimler HBYS arayüzünü kullanarak bu görüntülere ve radyoloji uzmanının raporuna anında ulaşabilir. PACS; uzaktan erişim imkanı, devasa film arşiv maliyetlerinin sıfırlanması, zamandan tasarruf ve minimum insan hatası ile daha kaliteli sağlık hizmeti sunulmasını sağlar.