Ünite 9: TKY ve Dokümantasyon

Kurumsal Bilgi Oranı

Araştırmalara göre bir kuruluşun kurumsal bilgilerinin %80 ile %95 arasındaki büyük bir bölümü kağıt veya elektronik ortamda saklanmaktadır.

Doküman Arama Maliyeti

Bir ofis çalışanı evraklarla ilgili vaktinin %50'sini aramaya ve bulmaya, %5-%15'ini ise okumaya ayırmaktadır.

Yanlış Dosyalama Maliyeti

Yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120 $, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanması ise 220 $'dır.

ABD Doküman Harcamaları

Sadece ABD'de doküman işlemleri için şirketlerin yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptığı hesaplanmıştır.

Anahtar Kavramlar

Dokümanİnsanların çalışmalarından elde ettikleri bilgileri kalıcı kılan kaynaklardır. Örnek: Tıbbi raporlar, prosedürler veya hasta dosyaları birer dokümandır.

DokümantasyonDokümanların bilimsel kurallara göre toplanması, düzenlenmesi ve saklanması sürecidir. Örneğin, bir hastanenin tüm tıbbi kayıtlarını arşivleme yöntemi dokümantasyondur.

Bilgi YönetimiÖrgüt içindeki bilginin süreçlerden geçerek örgütsel bir varlığa dönüşmesidir. Örneğin, bir hastanenin hasta verilerini analiz ederek hizmet kalitesini artırmasıdır.

ProsedürBir faaliyetin nasıl yapılacağını ve kimin sorumlu olduğunu tanımlayan dokümandır. Örneğin, 'Akılcı İlaç Kullanım Prosedürü' bu kapsamdadır.

TalimatOperasyonel düzeyde, spesifik bir işin nasıl yapılacağını anlatan dokümandır. Örneğin, 'Hasta Sevk Talimatı' personelin izleyeceği adımları tarif eder.

ProsesGirdileri alıp katma değerli çıktılara dönüştüren faaliyetler kümesidir. Örneğin, 'Poliklinik Süreci' hasta kaydından muayeneye kadar olan tüm adımları kapsar.

Rıza BelgesiTıbbi işlem öncesi hastanın bilgilendirilerek onayının alındığı resmi belgedir. Örneğin, ameliyat öncesi hastanın imzaladığı onay formu.

Kalite PolitikasıÜst yönetimin kuruluşun hedeflerini ve vizyonunu belirten taahhüt metnidir. Örneğin, 'Hasta memnuniyetini %100 sağlama' bir kalite politikasıdır.

Kalite El KitabıKuruluşun kalite sistemini anlatan en üst düzey dokümandır. Örneğin, hastanenin kalite yönetim yapısını özetleyen temel rehberdir.

Tıbbi Dokümanİnsan sağlığı ile ilgili çalışmaları kapsayan belgelerdir. Örneğin, bir hastanın ameliyat sonrası epikriz raporu.

Tıbbi KayıtHastanın sağlık özgeçmişi ve tedavi bilgilerini içeren kayıtlardır. Örneğin, hastanın muayene bulgularının işlendiği dijital dosya.

Hasta DosyasıHastanın tüm tıbbi evrakının saklandığı telli dosyalardır. Örneğin, hastaneye başvuran hastanın fiziksel veya dijital kayıt klasörü.

RevizyonDokümanın güncellenmesi sürecidir. Örneğin, bir prosedürün değişen yasal mevzuata göre yeniden düzenlenmesi.

Kurumsal HafızaKurumun geçmiş bilgilerinin depolandığı ve geleceğe aktarıldığı bilgi havuzudur. Örneğin, eski tedavi başarılarının yeni hekimlere rehber olması.

EnformasyonBilginin iletilebilir ve kaydedilebilir şeklidir. Örneğin, bir laboratuvar testinin sonucu enformasyondur.

RehberFaaliyetlerde yol göstermek amacıyla oluşturulan bilgilendirici dokümandır. Örneğin, hastane içi yönlendirme rehberi.

FormVeri girişi yapılması için hazırlanmış şablonlardır. Örneğin, 'Beyaz Kod Olay Bildirim Formu'.

PlanNeyin, ne zaman ve nasıl yapılacağını gösteren dokümandır. Örneğin, 'Atık Deposu Temizlik Planı'.

TedarikçiProsesin girdilerini sağlayan kişi veya birimdir. Örneğin, laboratuvar sonuçlarını polikliniğe gönderen birim.

Performans ÖlçütüProsesin başarısını ölçen göstergedir. Örneğin, poliklinikte muayene edilen hasta sayısı.

Doküman KoduDokümanın izlenebilirliğini sağlayan tanımlama sistemidir. Örneğin, 'H-PRO-001' gibi bir kod.

Hasta Dosyaları ArşiviHasta dosyalarının standartlara uygun saklandığı birimdir. Örneğin, hastanenin bodrum katındaki düzenli dosya deposu.

Diğer Önemli Bilgiler

Kağıt Tüketim İstatistikleri

Türkiye'de bir ofiste kişi başı kağıt tüketimi günlük 0.7 kg (140 sayfa), finans merkezlerinde ise 0.9 kg (180 sayfa) civarındadır.

Doküman Kopyalama Oranı

ABD'de 4 trilyon doküman bulunduğu ve bir dokümanın hayatı boyunca ortalama 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.

Suzanne Briet (Madam Dokümantasyon)

Fransız dokümantalist Suzanne Briet, belgeyi 'bir olguyu ispatlamak için kaydedilen işaretler' olarak tanımlamış ve kataloglanmış hayvanların bile belge sayılabileceğini savunmuştur.

Evrak İşlemlerinin Maliyeti

Evrakla ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60'ına ve cironun %12-%15'ine mal olmaktadır.

Doküman Kayıp Oranı

Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5'i kaybolmakta, %3'üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.

Akılcı İlaç Kullanımı Ekibi

Hastanelerde akılcı ilaç politikalarını belirlemek ve uygulamakla görevli, hekim ve eczacıların yer aldığı özel bir ekiptir.

Beyaz Kod Bildirimi

Şiddet olaylarını kayıt altına almak için kullanılan ve olaya karışanların bilgilerini içeren özel bir formdur.

Atık Deposu Temizlik Planı

Tıbbi, evsel ve tehlikeli atık depolarının temizlik sıklığını ve kullanılacak kimyasalları (%10'luk çamaşır suyu gibi) belirleyen bir plandır.

Kalite El Kitabı Onayı

Anayasal nitelikte bir doküman olduğu için mutlaka üst yönetim tarafından onaylanması gereken en üst düzey dokümandır.

Doküman Revizyon Numarası

İlk yayında revizyon numarası 0, revizyon tarihi ise boş bırakılmalıdır; güncellemelerle bu numara artar.

Panolara Asılacaklar

Sağlıkta Kalite Standartları (SKS) kapsamında hazırlanan dokümanlar panolara asılmamalıdır; sadece hastaya yönelik bilgilendiriciler asılabilir.

Sınavda Dikkat Et

Sınavda doküman türlerinin (Prosedür, Talimat, Form, Plan) tanımlarını karıştırmayın; prosedürler 'nasıl' ve 'kim' sorularına odaklanırken, talimatlar spesifik operasyonel işlere odaklanır.
Doküman revizyon kurallarını unutmayın; ilk yayında revizyon numarası 0'dır ve güncellemelerden sonra mutlaka eğitim verilmelidir.
Panolara asılacak dokümanlar konusuna dikkat edin; SKS dokümanları, formlar ve talimatlar panolara asılmaz; sadece hastaya yönelik bilgilendiriciler asılabilir.
Doküman yönetiminin maliyet etkilerini bilin; yanlış dosyalamanın ve kaybolan evrakın maliyetleri (120$ ve 220$) sınavda soru olarak gelebilir.
Kalite El Kitabı'nın 'anayasal' nitelikte olduğunu ve üst yönetim onayı gerektirdiğini unutmayın.
Tıbbi kayıt kullanıcılarını ve kullanım alanlarını içeren tabloyu gözden geçirin; hangi kurumun hangi amaçla kayıt kullandığını ayırt edin.