Yönetim en yalın anlamı ile insanlar aracılığıyla amaçların başarılması sürecidir. Bir amacın başarılması için gerekli tüm kaynakların hazır bulunması o amacın gerçekleşmesini tek başına güvence altına almaz. Bu kaynakları harekete geçirecek ve koordine edecek temel öğe olan yönetim sayesinde kurumsal amaçlar gerçekleştirilebilir. Yönetim faaliyeti toplumsal bir faaliyettir, insanlarla birlikte çalışmayı ve insanlara iş gördürmeyi içermektedir. Bu süreç formal bir örgütlenme içinde ortaya çıkar; formal örgütlenme ise personelin yetki, sorumluluk ve iletişim kanallarını net bir şekilde tanımlar.
Yönetim kavramı farklı disiplinler tarafından değişik şekillerde ele alınmaktadır. Ekonomistlere göre yönetim; doğa, sermaye ve emekle birlikte üretim fonksiyonlarından biridir. Yönetim bilimcilere göre bir otorite sistemi iken, toplum bilimcilere göre ise bir sınıf veya saygınlık sistemidir. En geniş tanımlamayla yönetim; planlama, örgütleme, liderlik ve kontrol fonksiyonları yardımıyla eldeki kıt kaynakları etkin ve verimli bir biçimde kullanarak belirlenmiş amaçlara ulaşma sürecidir. Çağın gerekleri doğrultusunda yönetim biliminde önceleri örgüt yapısının rasyonelliğine önem verilirken, zamanla insan unsuru ve son dönemlerde de örgütlerin çevre şartlarını dikkate alması gerektiğini savunan yaklaşımlar öne çıkmıştır.
Yönetim süreci belirli bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik evrensel nitelikteki beş temel işlevden oluşur. Bunlardan birincisi olan 'Planlama', bir ya da birden fazla amacın gerçekleştirilmesi için neyin, nerede, ne zaman, niçin, nasıl, ne ile ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenmesidir. Planlama işlevi yönetimin en temel ve anahtar işlevidir. İkinci işlev olan 'Örgütleme', kuruluşun amaçlarını gerçekleştirebilmesi için gerekli olan yer, araç-gereç ve personelin sağlanması, bunların belli bir sistem dâhilinde bir araya getirilmesi ve birimler arasında görev-yetki dağılımının yapılması sürecidir.
Yönetimin diğer önemli fonksiyonları ise yöneltme, eşgüdümleme ve kontroldür. 'Yöneltme', maddi ve beşeri kaynakların amaçlar doğrultusunda harekete geçirilmesidir ve iletişim, güdüleme, önderlik gibi sosyal-davranışsal süreçleri kapsar. 'Eşgüdümleme', ortaklaşa amaca ulaşmak için faaliyetlerin birbiri ardı sıra gelerek birbirlerini tamamlamalarını, uyum ve iş birliği içinde yürütülmesini sağlar. Son olarak 'Kontrol' işlevi, elde edilen sonuçlarla istenen sonuçların karşılaştırılması, ulaşılan durumun değerlendirilmesi ve sapmalar durumunda gerekli önlemlerin alınması faaliyetlerini içerir.
Kurumlarda belge niteliği taşıyan bir evrakın ortaya çıkmasından, onun dosyalanma ve arşivlenme aşamasına kadar geçen işlem süreçlerinin tamamına evrak yönetimi denir. Evrak yönetiminin ilk aşaması evrakın oluşturulması ve dosyalanmasına kadar geçen süreyi kapsarken; ikinci aşaması ise dosyaların arşivlenmesi ve belgelerin arşivde kanunen saklanma süresinin dolmasına kadar devam eden süreci kapsar. Evrak yönetiminin etkin şekilde yürütülmesi, evrakın oluşturulması, görmesi gereken işlemlerin sağlıklı biçimde tamamlanması ve işlemi bitmiş evrakın dosyalama tekniklerine göre dosyalanması ile mümkündür.
Günümüzde evrak yönetimi büyük ölçüde elektronik ortamlarda gerçekleştirilmektedir. Elektronik arşiv, doküman yönetimi ve iş akışı sistemleri, dosyaların elden ele dolaşması yerine yerel ağlar (intranet) ve internet yardımıyla dijital ortamda akışını sağlar. Sanal ortamlarda evrak yönetimi sayesinde faks ve e-posta gönderme, evrak paylaşma, yazıcı çıktısı alma ve muhataplara hızlı şekilde cevap verme olanaklı hâle gelir. Form ve resim işleme sistemleri ise standart formlardaki bilgilerin optik karakter tanıma (OCR) ve akıllı karakter tanıma teknolojileri kullanılarak ASCII ortamına veri olarak dönüştürülmesini ve veritabanından ulaşılabilir olmasını sağlar.
Evrak yönetimi, geleneksel bürolarda ve sanal bürolarda evrak yönetimi olmak üzere ikiye ayrılır. Geleneksel bürolarda evraklar PTT, kurye, faks veya elden teslim gibi yollarla gelir ve genellikle Genel Evrak Servisine teslim edilir. Sanal bürolarda ise Bilgi Yönetim Sistemleri sayesinde belgeler saklanırken birden fazla kriter eklenerek kaydedilir. Dosyalara kolay ulaşım için indeks tanımlama, otomatik indeksleme ve standart dışı ek bilgiler için anahtar kelime tanımlama yöntemleri kullanılır. Yazılı iletişimin en önemli aracı olan evrakların yönetiminde sorun yaşayan bir organizasyonun iş akışı ve örgütsel verimliliği doğrudan zarar görür.
Evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinin sağlıklı işleyebilmesi için evrak yönetiminin organizasyonun yapısına uygun şekilde örgütlenmesi gerekir. Bir organizasyonda evrak ve dosya hizmetlerinin örgütlenmesi dört farklı modelde gerçekleştirilebilir. Bunlardan birincisi olan 'Merkezsel örgütlenme modeli', tüm gelen-giden evrak kayıt, dağıtım, pullama ve postalama işlemlerinin tek bir merkezde toplandığı modeldir. Bu model dosyalama hizmetlerinde çalışan personel sayısını azaltır, standardizasyon ve profesyonellik sağlar, daha az malzeme ve yer gerektirir. Ancak hizmetleri yavaşlatabilmesi, çalışanların dosyadan uzak kalması ve gizliliğin azalması gibi sakıncaları vardır.
İkinci model olan 'Bölümleri Esas Alan Örgütlenme Modeli', merkezi olmayan bir yapılanmadır ve dosyalama işlemlerinin her aşaması örgütün şubelerinde veya birimlerinde yapılır; her birim kendi dosyasını kendisi tutar. Üçüncü model olan 'Personeli Esas Alan Örgütlenme Modeli'nde ise dosyalar ilgili memurlar tarafından tutulur ve her memur kendi tuttuğu dosyanın korunmasından ve işlemlerinden doğrudan sorumludur.
Dördüncü model olan 'Karma Örgütlenme Modeli', merkezsel model ile bölümleri esas alan modelin birlikte uygulandığı yapıdır. Esas olarak merkezi örgütlenme benimsenmekle birlikte, sicil dosyalarının merkezde, izin dosyalarının ise birimlerde tutulması gibi bazı özellikli dosyaların birimlerde saklanmasına izin verilir. Karma model gizlilik ve dosyaya anında ulaşma açısından yarar sağlasa da standardizasyonu ortadan kaldırır, denetim güçlüğü yaratır ve maliyetleri artırır. En uygun modelin belirlenmesi için organizasyonun iş yükü, dosya adeti ve bina durumu analiz edilmeli, iş etütleri ve ergonomi verilerinden yararlanılmalıdır.
Evrak işlem süreci, gelen evrakın teslim alınmasıyla başlar. Organizasyonlar bu işlemleri yürütmek için 'haberleşme servisi' veya 'gelen-giden evrak servisi' gibi birimler oluştururlar. Gelen belgeler teslim alındıktan sonra gizli, önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olma durumlarına göre gruplandırılır. Üzerinde 'gizli' veya 'kişiye özel' ibaresi bulunmayan zarflar açılır, ekleri kontrol edilir ve gelen belge defterine veya fişine kaydedilir. Kayıt işlemlerinde belgeye bir sıra numarası verilir, belgenin geldiği yer, tarihi, konusu, ekleri ve dosya numarası gibi bilgiler işlenir.
Kaydedilen belgeler amirler tarafından görüldükten sonra zimmet defteriyle ilgili birim veya kişilere teslim edilir. Eğer bir belge birden fazla birimi ilgilendiriyorsa, birinci dereceden ilgili birime ulaştırılır ve o birim üzerinden diğerleriyle iletişim kurulur. Belge birden fazla konuyu ilgilendiriyorsa, asıl dosyasına konur ve diğer ilgili dosyalara 'çapraz başvuru formu' yerleştirilir. Bu sayede belgeye erişim hızlanır ve bilgi kaybı önlenir. İşlemi tamamlanan belgelerin üzerine 'dosyalanabilir' işareti konularak arşivlenmek üzere kaldırılır.
Giden belgelerin kontrolü ve izlenmesi sürecinde ise organizasyon dışına gönderilecek belgeler giden belge kayıt defterine kaydedilir. Bu defterde çıkış sıra numarası, belgenin gönderildiği yer, tarihi, ekleri, konusu, kopyasının saklanacağı dosya numarası ve eğer gelen bir yazıya cevap ise geliş sıra numarası belirtilerek kayıt kapatılır. Giden evrak kayıtları da gelen evraklar gibi her yılın 1 Ocak - 31 Aralık tarihleri arasını kapsayacak şekilde tutulur ve yıl sonunda kapatılır.
Kurum ve şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgelerin belli bir düzen ve amaçla saklandığı yerlere arşiv denir. Arşivler özelliklerine göre yedi ana türe ayrılır: Devlet hayatı ile ilgili belgelerin toplandığı 'Devlet arşivleri' (merkeziyetçi ve dağınık olarak ikiye ayrılır), şehirle ilgili evrakların toplandığı 'Şehir arşivleri', noter işlemlerinin saklandığı 'Noter arşivleri', şahıs ve bankalara ait 'Özel arşivler', harita ve planlardan oluşan 'Kartografik arşivler', folklor malzemelerini barındıran 'Folklor arşivleri' (film içerenlerine filmotek denir) ve hasta dosyaları arşivlerinin de dahil olduğu 'Günlük kullanılan arşivler'dir.
Arşivleme süreci yer seçimi ile başlar. Arşiv odalarının nemlilik, havalandırma ve sıcaklık gibi atmosfer koşullarının dokümanların korunmasına elverişli olması; küf, nem, direkt güneş ışığı, yangın ve sel gibi risklerden uzak olması gerekir. İkinci aşamada belgelerin uzun süre hasar görmeden saklanmasını sağlayacak raflar ve dolaplar gibi arşiv malzemeleri temin edilir. Üçüncü aşamada ise arşiv malzemeleri uzman bir arşiv görevlisi tarafından tasnif edilir.
Arşiv görevlisi; arşiv dokümanlarını toplamak, korumak, tasnif etmek ve değerlendirmekle sorumludur. Arşiv sürecinin ilk evresinde dokümanların toplanması ve korunması yapılırken, ikinci evresinde ise bu dokümanların yetkililere ve araştırmacılara ödünç verilmesi veya sunulması işlemleri yürütülür. Büyük kurumlarda evrak ve arşiv yönetimiyle görevlendirilen uzman kişi, belgelerin saklanma sürelerini saptar, aktif dosyalardan arşive aktarılacakları denetler ve ödünç verilen dosyaların takibini yaparak düzenli fihrist tutar.
Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbî Kayıt Ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi'ne göre, sağlık kurumlarında uygun bir organizasyon yapısıyla hasta dosyaları arşivi kurulması zorunludur. Yönergenin 6. maddesi uyarınca, polikliniklerde işi biten ve yatan hastalara ait tüm dosyalar 'Merkezi tıbbî arşiv' bünyesinde bir sıra ve düzen içerisinde muhafaza edilmelidir. Hasta dosyaları arşiv yönetiminde üç temel örgütlenme modeli uygulanmaktadır: Merkezsel Örgütlenme, Dağınık Örgütlenme ve Karma Örgütlenme modelleri.
Tıbbi arşivin en verimli, kaliteli ve ekonomik hizmet üretmesini sağlayan model 'Merkezsel Örgütlenme Modeli'dir. Bu modelde tüm klinik ve polikliniklerden gelen dosya istekleri tek bir merkezden karşılanır. Dosyalamada tek tip sistemin kullanılmasına olanak tanır, hasta dosyalarının kontrolünü kolaylaştırır, her hastanın tek bir dosyasının olmasını garanti eder ve otomasyona geçişi kolaylaştırır. Merkezi arşivin konumu, hasta kabul birimine, doktorların sık uğradığı alanlara yakın ve ana koridor üzerinde olmalıdır.
Buna karşılık 'Dağınık Örgütlenme Modeli'nde her poliklinik ve klinik kendi kayıtlarını kendi bünyesinde tutar. Birimler arasında bağ olmadığı için hastanın tüm tıbbi geçmişini bir arada görmek imkansızlaşır; bu model sadece fiziksel koşulların merkezi arşive izin vermediği durumlarda zorunlu olarak tercih edilir. 'Karma Örgütlenme Modeli'nde ise temel yapı merkezsel olmakla birlikte, bazı bölümler hizmet gereği dosyaları kendi bünyelerinde tutarlar ancak bu dosyaların birer özetini merkezi arşive göndererek genel bilgi akışını ve gizliliği sağlarlar.