Günümüz akademik ve sektörel araştırmalarında verilerin analizi, bilgisayar paket programlarının kullanılmasını zorunlu kılmaktadır. İstatistik yazılımları, insan gücüyle günlerce sürebilecek karmaşık hesaplamaları saniyeler içerisinde gerçekleştirebilmektedir. SPSS (Statistical Package for the Social Sciences), bu alanda en yaygın kullanılan, menüler aracılığıyla istatistiksel analizler yapmaya olanak tanıyan güçlü bir bilgisayar programıdır. Ancak programın sunduğu hesaplama kolaylığından yararlanabilmek için öncelikle araştırmanın tasarım aşamasından itibaren doğru bir planlama yapılması ve titizlikle yürütülmesi hayati önem taşır.
Sağlıklı bir araştırma süreci, evren içerisinden örneklemin doğru bir şekilde seçilmesi ve yeterli sayıda deneğe ulaşılarak verilerin eksiksiz toplanmasıyla başlar. Araştırma sürecinde en sık karşılaşılan sorunlardan biri kayıp verilerdir. Kayıp veri, katılımcıların anket formundaki bazı soruları boş bırakması neticesinde ortaya çıkar. Eğer boş bırakılan soru sayısı çok fazlaysa, o anket formu tamamen analiz dışı bırakılır (elimine edilir); az sayıdaki eksiklikler için ise SPSS aracılığıyla ortalama değerler atanarak boşluklar doldurulabilir. Ancak analizlerin güvenilirliği açısından veri setinde hiç kayıp verinin olmaması her zaman en çok tercih edilen durumdur.
Elektronik ortamda tasarlanan anketlerde 'zorunlu soru' ibaresinin seçilmesi, katılımcıların soruları atlamasını engeller ve kayıp veri oluşumunu en aza indirir. Buna karşın basılı anketlerin dağıtılıp toplandığı durumlarda eksik yanıtlarla karşılaşma olasılığı çok daha yüksektir. Ayrıca veri girişi aşamasında araştırmacının klavye hataları yapması (örneğin 3 yerine yanlışlıkla 4 tuşuna basması, satır kaydırması) sonuçları doğrudan etkiler. İnternet tabanlı anketler ve CATI yöntemleri bu tür hataları ortadan kaldırarak verilerin doğrudan Excel ve SPSS ortamına aktarılmasını sağlar.
SPSS programını bilgisayarda çalıştırmak için Windows veya Macintosh işletim sistemlerinde ilgili menü yolları (örneğin Start > Tüm Programlar > SPSS 20) takip edilir. Program açıldığında karşımıza çıkan ilk ana çalışma alanı 'Data Editor' (Veri Düzenleyici) penceresidir. Bu pencere, verilerin girilmesine olanak tanıyan elektronik tablo (Excel benzeri) bir yapıya sahiptir ve kendi içinde iki temel görünüme ayrılır: Veri Görünümü (Data View) ve Değişken Görünümü (Variable View). Bu sekmeler sol alt köşede yer alır ve aralarında kolayca geçiş yapılabilir.
Veri Görünümü (Data View), SPSS dosyasının (.sav uzantılı) alt sekmesinden erişilen ve gerçek veri değerlerinin görüntülendiği alandır. Bu görünümde her bir sütun bir değişkeni (anket sorusunu veya maddesini), her bir satır ise araştırmaya katılan bir vakayı veya katılımcıyı temsil eder. Hücrelere girilen veriler saklanır ve gerektiğinde üzerinde değişiklik yapılabilir.
Değişken Görünümü (Variable View) ise anket sorularının (değişkenlerin) oluşturulduğu, isimlendirildiği ve özelliklerinin tanımlandığı tablodur. Bu sekmede değişkenlerin adı, türü, genişliği, ondalık basamak sayısı, etiketleri, kayıp değerleri ve ölçüm düzeyleri gibi birçok kritik özellik ayarlanır. Araştırmacı bu pencereyi kullanarak analize hazırlık aşamasında veri yapısını tamamen yapılandırabilir.
Değişken Görünümü sekmesinde yer alan her bir sütun, değişkenin farklı bir özelliğini yapılandırmamızı sağlar. 'Name' sütununda değişkene içerikle uyumlu, boşluk içermeyen kısa bir ad verilir. 'Type' sütununda değişkenin sayısal (Numeric), metin (String) veya tarih gibi türleri belirlenir. 'Width' değişkenin ekranda kaç karakter genişliğinde görüneceğini, 'Decimals' ise virgülden sonra kaç basamak gösterileceğini ifade eder.
'Label' (Etiket) sütunu, 'Name' bölümünde kısa tutulan değişken adının, analiz çıktıverilerinde ve tablolarında uzun, anlaşılır ve açıklayıcı bir ifadeyle yer almasını sağlar (Örneğin Name kısmında 'TS' yazarken, Label kısmında 'Hastaların Tedavi Süresi (gün)' şeklinde detaylı açıklama yazılabilir). 'Values' (Değerler) bölümü ise kategorik değişkenlerin kodlanmasında kullanılır; örneğin Erkek için 0, Kadın için 1 kodlamasının ne anlama geldiği buraya işlenir.
'Missing Values' (Kayıp Değerler) alanı, analize dahil edilmemesi gereken özel durumları (örneğin bilinmeyen veriler için -999 kodu) tanımlamak için kullanılır. 'Measure' (Ölçüm) sütunu ise değişkenin istatistiksel tipini belirtir; bunlar Scale (Sürekli/Ölçüm), Ordinal (Sıralı) veya Nominal (Sınıflı/Kategorik) olarak sınıflandırılır. Verilerin kodlanması, analizi ve sunumu son derece pratik hale getirir.
SPSS programı sadece veri giriş ve düzenleme pencerelerinden ibaret değildir; aynı zamanda analizlerin sonuçlarını, komut dosyalarını ve grafiksel gösterimleri barındıran farklı pencerelere de sahiptir. Çıktı Görüntüleyici Pencere (OUTPUT Viewer Window), yapılan tüm istatistiksel analizlerin sonuçlarının, tabloların ve grafiklerin raporlandığı ana alandır. Word kelime işlemcisine benzeyen bu ekran (.spo uzantısı ile saklanır), araştırmacının bulgularını özetlediği ve raporlaştırdığı yerdir.
Syntax Penceresi (SYNTAX window), SPSS fonksiyonlarının özel bir programlama diliyle (syntax diliyle) yazılmasına ve komutlar aracılığıyla otomatik çalıştırılmasına olanak tanır. .sps uzantısı ile kaydedilen bu dosyalar, özellikle tekrarlayan, karmaşık ve çok aşamalı hesaplamaların tek bir komutla hatasız bir şekilde yapılmasını sağlar. Büyük veri setleri üzerinde çalışan araştırmacılar için zaman kazandıran kritik bir araçtır.
Grafik Penceresi (CHART window) ise analiz sonuçlarının görselleştirilmesini sağlayan, düzenlenebilir grafiklerin görüntülendiği özel bir alt penceredir. Araştırma sürecinin doğru tasarlanması, verilerin SPSS pencerelerinde eksiksiz tanımlanması ve çıktıların doğru yorumlanması, bilimsel çalışmanın başarısını doğrudan belirleyen temel unsurlardır.