AyıklamaArşiv malzemesi ile cari değerini yitirmiş belgelerin birbirinden ayrılması işlemidir. Örneğin, bir zimmet defterinin arşivlik değerinin kalmadığının tespit edilerek imha listesine alınmasıdır.
İmhaHukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin, yönetmelik usullerine göre yok edilmesidir. Örneğin, imha komisyonu kararıyla eski personel devam defterlerinin kıyılmasıdır.
Arşiv MalzemesiTürk devlet ve millet hayatını ilgilendiren, üzerinden 30 yıl geçmiş veya 15 yıl sonra kesin sonuca bağlanmış, korunması gereken belgelerdir. Örneğin, tarihi bir hastanenin kuruluşuna dair resmi yazışmalar.
Arşivlik MalzemeHenüz arşiv malzemesi vasfını kazanmamış, ancak ileride kazanacak olan belgelerdir. Örneğin, 5 yıllık bir hasta dosyasının kurum arşivinde bekletilmesi.
Organik MetotArşiv belgelerinin işlem gördüğü tarihteki oluşum ve ilişki biçimine göre tasnif edilmesidir. Örneğin, bir hasta dosyasındaki tüm tetkiklerin kronolojik sırayla korunması.
RestorasyonTahribe uğramış arşiv malzemesinin aslına uygun şekilde tamir edilmesidir. Örneğin, yırtılmış bir tarihi ameliyat raporunun Japon kâğıdı ile onarılması.
Rol Bazlı YetkilendirmeKullanıcıların sadece görevleri gereği ihtiyaç duydukları verilere erişebilmesidir. Örneğin, bir hemşirenin sadece kendi servisindeki hastaların verilerine ulaşabilmesi.
Pasif Hasta DosyasıUzun süredir kullanılmayan ve ana arşivden ayrılarak daha az erişilen bir bölüme taşınan dosyalardır. Örneğin, 5 yıldır hastaneye başvurmayan bir hastanın dosyası.
Aktif Hasta DosyasıSon 3-5 yıl içinde hastaneye başvurmuş, sürekli kullanılan dosyalardır. Örneğin, kronik bir hastalığı olan ve düzenli kontrole gelen hastanın dosyası.
Parafin BlokPatolojik incelemeler için dokuların saklandığı özel bloklardır. Örneğin, bir tümör örneğinin incelenmek üzere çelik çekmeceli dolaplarda saklanması.
Biyolojik EtkenArşiv belgelerine zarar veren canlı organizmalardır. Örneğin, arşivdeki kâğıtları yiyen kitap kurtları veya mantarlar.
Kimyasal EtkenBelgelerin bozulmasına yol açan çevresel faktörlerdir. Örneğin, arşivdeki nem ve ışığın kâğıdın sararmasına yol açması.
Fiziksel EtkenKullanım kaynaklı fiziksel hasarlardır. Örneğin, bir dosyanın çok sık açılıp kapanması sonucu sayfalarının yırtılması.
İmha KomisyonuBelgelerin ayıklanması ve imhasına karar veren yetkili kuruldur. Örneğin, 5 kişilik bir ekibin birim arşivindeki gereksiz evrakları incelemesi.
Protokol DefteriHastaların kimlik bilgilerinin kaydedildiği zorunlu defterdir. Örneğin, Tababet Kanunu gereği hekimin tuttuğu kayıt defteri.
Adli VakaTıbbi ve hukuki yönü olan olaylardır. Örneğin, bir trafik kazası sonrası hastaneye getirilen yaralının raporu.
Dijital YedeklemeElektronik kayıtların farklı ortamlara kopyalanmasıdır. Örneğin, veritabanının C diskinden D diskine veya CD'ye aktarılması.
İmha Listesiİmha edilecek belgelerin dökümünün yapıldığı resmi belgedir. Örneğin, komisyon tarafından hazırlanan ve amir tarafından onaylanan iki nüshalı liste.
Dosya PlanıBelgelerin bir arada bulunmasını sağlayan standart düzenleme sistemidir. Örneğin, Sağlık Bakanlığı'nın hazırladığı standart dosya planı.
Zimmet DefteriGünlük işlerin takibinde kullanılan ve arşivlik değeri olmayan defterlerdir. Örneğin, evrak teslimatı için kullanılan defter.
Birim ArşiviBelirli bir süre saklanacak arşivlik malzemenin tutulduğu ilk arşiv birimidir. Örneğin, hastanenin poliklinik biriminde tutulan 1-5 yıllık dosyalar.
