İletişim, insan topluluklarının varoluşundan bu yana süregelen, sözsüz jestlerle başlayıp gelişmiş dilsel yapılara evrilen dinamik bir etkileşim sürecidir. İnsanın toplumsal bir varlık olarak hem kendisiyle hem de çevresiyle sürekli bir mesaj alışverişi içinde bulunması kaçınılmazdır. İletişim olmaksızın bireysel ya da toplumsal yaşamın sürdürülmesi olanaksızdır. İletişim, farklı dillerde ve kodlarda gerçekleşen tüm mesaj alışverişlerini kapsar. Doğadaki tüm canlılar arasında bir iletişimden söz etmek mümkün olsa da semboller yaratarak bunları anlamlandıran ve kullanan tek canlı türü insandır.
Bireylerin iletişim etkinlikleri; kaynak, mesaj, kanal ve alıcı gibi temel ögeler aracılığıyla kurulan sosyal bir etkileşim çerçevesinde gerçekleşir. İletişim genel boyutta; kişinin kendisiyle iletişimi, bireylerarası iletişim, grup iletişimi ve kitle iletişimi olmak üzere dört ana başlık altında incelenir. Bireyin kendisiyle iletişimi, düşünmesi, duygularının farkına varması ve iç gözlem yaparak kendi içinde mesajlar üretmesiyle başlar. Kitle iletişimi ise çok daha geniş gruplara hitap eden toplumsal bir yapıya sahiptir. Örgütsel iletişim, bir kurumun amaçları doğrultusunda gerçekleşen iç ve dış faaliyetleri kapsar.
Bireylerarası iletişim, mesajın kaynağını ve hedefini bireylerin oluşturduğu, genellikle yüz yüze gerçekleşen bir iletişim şeklidir. Bu iletişim türünde roller sürekli ve karşılıklı olarak değişir; gönderici ve alıcı her an konum değiştirebilir. Bireylerarası iletişimin gerçekleşebilmesi için üç temel koşul aranır: Bireyler belirli bir mekan ve yakınlık çerçevesinde yüz yüze ilişki içinde olmalı, karşılıklı iki yönlü bir mesaj alışverişi gerçekleşmeli ve bu mesajlar sözlü, sözsüz ya da yazılı nitelikte olmalıdır. Bireylerarası iletişim kendi içinde sözlü ve sözsüz iletişim olmak üzere iki temel sınıfa ayrılır.
Sözlü iletişim, bireylerin birbirlerine sözcükler yoluyla ilettiği mesajları kapsar. Dilsel yapılara bağlı olarak kurulan bu ifadeler, insanların duygu ve düşüncelerini kelimeler aracılığıyla aktarmasını sağlar. Bireysel iletişim sürecinde 'dil', bireylerin ne söylediklerine karşılık gelirken; 'dil ötesi' iletişim, bunu nasıl söylediklerini ifade eder. Dil ötesi iletişim; ses tonu, sesin hızı, şiddeti, kelime vurgusu ve duraklamalar gibi özellikleri kapsar ve çoğu zaman sözcüklerin yalın anlamından çok daha etkilidir.
Sözsüz iletişim ise sözcüklere dayalı olmadan gerçekleşen; ses tonu, vücut dili, duruş, bakış, jest ve mimikler gibi unsurları içerir. Bireylerarası iletişimde sözel olarak duygu durumları saklanabilse bile, yüz ifadesi ve bedensel duruş gibi sözsüz göstergeler asıl duygu durumunu kolayca yansıtır. Sözsüz iletişimin alt kategorileri arasında bedensel temas ve mesafe, yüz ve beden hareketleri (göz teması, dokunma, el-kol duruşu), mekan kullanımı (proksemik) ve araç kullanımı (kıyafetler, takılar, objeler) yer alır.
Mekan kullanımı, bireylerin çevreleriyle kurdukları mekansal ilişkiler ve boş alanlar üzerinden mesaj iletmelerini sağlar. Yakın ilişkideki insanlar daha dar bir mesafeyi paylaşırken, az samimi olanlar daha uzak mesafelerde konumlanır. Araç kullanımı ise kıyafet, takı ve obje seçimiyle bireyin sosyal, ekonomik durumu ve statüsü hakkında üstü kapalı mesajlar iletmesine olanak tanır. İletişim süreçlerinde hem sözlü hem de sözsüz eylemler niyet edilmiş (amaçlı) ya da niyet edilmemiş (amaçsız) olarak gerçekleşebilir.
Bireylerarası iletişim, en az iki insan arasında gerçekleşen, tek yönlü değil çift yönlü ve karşılıklı (etkileşimli) bir süreçtir. Bu süreç yüz yüze olabileceği gibi teknolojik araçlarla da aracılanmış olabilir. En kritik özelliklerden biri, sürece katılanların 'kendi adlarına' iletişim kurmalarıdır. Herhangi bir kurum, rol ya da toplumsal konum adına gerçekleştirilen resmi görüşmeler bireylerarası iletişim kapsamında değil, sosyal veya örgütsel iletişim kapsamında değerlendirilir. Örneğin, tapu dairesindeki memur ile vatandaş arasındaki iletişim sosyal bir iletişimdir; ancak taraflar kişisel alanlarına kayarsa bireylerarası iletişime dönüşür.
Etkileşimli iletişim sürecinde kaynak ve hedef birimleri karşılıklı olarak birbirini etkiler. Çift yönlü iletişim, tarafların birbirlerinin benliğini kabul ederek ortak bir zaman ve mekan birliğinde süreci yürütmelerini sağlar. Günümüzde telefon, bilgisayar ve internet gibi etkileşimli araçlar yardımıyla kurulan iletişim, kitle iletişiminden farklıdır. Kitle iletişim araçları tek yönlü bir kaynak konumundayken, etkileşimli araçlar bireylere aynı anda hem hedef hem de kaynak olma özgürlüğü sunar.
Bireylerarası iletişim aynı zamanda hem psikolojik hem de sosyal ve kültürel bir olgudur. Bilginin, duygunun, düşüncenin ve yaşantının paylaşılması esasına dayanır. Süreç her zaman açık bir amaçla gerçekleşmeyebilir; örtülü amaçlar da iletişimin yönünü belirleyebilir. Bireylerarası iletişim, insanın toplumsal yaşamda kendini var etmesinin, ilişkiler kurmasının, bunları sürdürmesinin veya sonlandırmasının en temel mekanizmasıdır.
Bireylerarası iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için tarafların belirli psikolojik ve sosyal unsurların farkında olması gerekir. Bu unsurların başında 'dinleme' gelir. Dinleme, sadece pasif bir işitme eylemi değil; düşünce, tutum ve davranışların anlaşılmasını sağlayan aktif bir süreçtir. Aktif dinlemede dinleyici fizyolojik ve psikolojik olarak sürece katılır, konuşmacıya sözlü veya sözsüz geri bildirimlerle katkı sağlar. Pasif dinlemede ise alıcı sessiz kalır ve çok az tepki verir.
Bir diğer önemli unsur 'benlik' ve 'empati' kavramlarıdır. Birey, toplumsal çevre tarafından kabul edilmek ve dışlanmamak için çeşitli uyum maskeleri (benlikler) kullanır. Empati ise bireyin kendisini karşısındakinin yerine koyarak onun duygu ve düşüncelerini anlamaya çalışmasıdır. Empatik iletişim; kişileri birbirine yakınlaştırır, güven ortamı yaratır, paylaşma, hoşgörü ve saygı gibi pozitif duyguları geliştirerek organize çalışmayı kolaylaştırır.
Süreci etkileyen diğer dinamikler ise tutumlar, benmerkezcilik, kendini açma ve çatışmadır. Tutumlar; duygu, düşünce ve davranış olmak üzere üç boyuttan oluşur. Benmerkezcilik, bireyin karşısındakini anlama çabasına girmemesi durumudur ve empatiyi engeller. Kendini açma, kişinin kendi inanç, değer ve isteklerini paylaşmasıdır. Çatışma ise tarafların davranış veya tutumlarının uyuşmaması sonucu ortaya çıkan anlaşmazlıkları ifade eder.
İletişim süreci dairesel bir yapıya sahiptir ve belirli bir çevrede gerçekleşir. Sürecin işleyişi 'kaynak' ile başlar. Kaynak, bilgi, duygu ve düşüncelerini iletmek isteyen, bunları sembollere dönüştürerek kodlayan ve alıcıya gönderen bireydir. Kaynağın etkili olabilmesi iletişim becerisine, tutumuna, bilgi birikimine ve sosyal statüsüne bağlıdır. Kaynak mesajı kodlarken alıcının aşina olduğu, somut ve anlaşılır semboller kullanmaya özen göstermelidir.
'Mesaj', kaynağın alıcıya iletmek istediği içeriğin sözlü ya da görsel simgelerle kodlanmış halidir. Mesajın kanalın özelliklerine uygun olması ve doğru zamanda iletilmesi gerekir. 'Kanal', mesajın alıcıya ulaştırılmasında kullanılan yol, araç ve yöntemlerdir. Kanallar doğal (beden, ses, göz) ve yapay (telefon, bilgisayar, mektup) olmak üzere ikiye ayrılır. 'Alıcı', gönderilen mesajı alan, filtreleyen, kod açımı (şifre çözme) yaparak anlamlandıran ve geri bildirimde bulunan birimdir.
'Geri bildirim' (feedback), alıcının kaynağın mesajına verdiği yanıttır ve iletişimi tek yönlü olmaktan çıkarıp çift yönlü hale getirir. Geri bildirim bir kontrol mekanizmasıdır; mesajın doğru anlaşılıp anlaşılmadığını gösterir. Etkin bir geri bildirim yapıcı, zamanında ve açık olmalıdır. Sürecin gerçekleştiği 'çevre' ise fiziksel, psikolojik ve sosyal (kültürel) bağlamı ifade eder. Gürültü ise mesajın alıcı tarafından doğru şekilde alınmasını engelleyen her türlü bozucu faktördür.
Örgütlerde ve gruplarda bireylerarası iletişim belirli yapısal kanallar yani iletişim ağları üzerinden gerçekleşir. Sıklıkla kullanılan iletişim ağları; tekerlek, zincir, Y, çember ve yıldız tipi ağlardır. Bu ağlar arasındaki temel fark, merkeziyetçilik dereceleridir. Tekerlek ağında tüm bilgi akışı merkezdeki tek bir kişi üzerinden yürütülür ve diğer üyeler birbirleriyle iletişim kuramaz. Zincir ağında bilgi akışı kademeli olarak alt kademeden üst kademeye doğru ilerler; bireyler sadece altı ve üstüyle görüşebilir.
Y tipi ağ, zincir ağına benzer ancak iki üyenin zincir dışında ayrıcalıklı bir konumu vardır. Çember ağı ise merkezi olmayan, grup üyelerinin birbirleriyle serbestçe iletişim kurabildiği, resmi olmayan gruplarda sıkça görülen bir yapıdır. Yıldız tipi ağ (serbest iletişim modeli) ise çember ağının uzantısıdır; her üye istediği üyeyle hiçbir kısıtlama olmaksızın doğrudan iletişim kurabilir. Merkezde yer alan bireylerin iletişim süreçlerinden sağladıkları doyum ve moral düzeyleri genellikle daha yüksektir.
Bireylerarası iletişim süreci belirli aşamalar halinde ilerler. Bu aşamalar; 'Başlangıç' (ilk izlenimlerin edinildiği çok kısa dönem), 'Deneme' (sorularla tanışma ve iletişimin sürüp sürmeyeceğine karar verme), 'Yoğunlaşma' (ilişkinin resmilikten uzaklaşıp kişisel bilgilerin paylaşıldığı aşama), 'Bütünleşme' (ayrılmaz ikili konumuna gelme) ve 'Zincirlenme/Kenetlenme' (evlilik, kan kardeşliği gibi yasal veya toplumsal düzeyde en yoğun anlaşmaların yapıldığı aşama) olarak sıralanır.