Satışlar ve tahsilat döngüsünün denetlenmesindeki temel amaç, finansal tablolarda yer alan bu döngüye ilişkin hesap kalanlarının finansal raporlama standartlarına uygun bir şekilde sunulup sunulmadığı konusunda makul bir güvence elde etmek ve bir görüş oluşturmaktır. Bu döngü; satış işlemi, tahsilat işlemi, satış iade ve iskontoları ile şüpheli ve değersiz alacaklar olmak üzere dört temel işlem grubundan oluşur. Denetçi, bu döngüyü incelerken alıcılar, satışlar, kasa, banka, alınan çek ve senetler, satış iadeleri, satış iskontoları ve şüpheli alacaklar karşılığı hesaplarını bir bütün olarak ele alır.
Döngünün denetiminde ilk adım, işletmenin satış ve tahsilat faaliyetlerinin, belge ve kayıt düzeninin anlaşılmasıdır. Bu süreçte müşteri sipariş formu (MSF), satış emri formu (SEF), sevk irsaliyesi, satış faturası, tahsilat makbuzları ve kasa tahsil fişleri gibi belgeler incelenir. Denetçi, tipik bir satış işleminin akışını izleyerek akış şemaları hazırlar, iç kontrol soru formları uygular ve seçilmiş işlemler üzerinden yürüyerek kontrolleri test eder.
İç kontrollerin yapısı anlaşıldıktan sonra planlanan kontrol riski değerlendirilir. Denetçi, kontrol risk matrisi kullanarak her bir denetim amacına (gerçekleşme, tamlık, doğruluk, sınıflandırma, dönemsellik) yönelik anahtar kontrolleri ve kontrol zayıflıklarını belirler. Örneğin, satış faturalarının mükerrer kaydını önleyecek bir kontrolün bulunmaması veya dönemsellik ilkesine yönelik kontrol eksikliği, kontrol riskinin yüksek veya orta olarak değerlendirilmesine yol açar. Bu değerlendirme, uygulanacak tözel testlerin kapsamını ve örneklem büyüklüğünü doğrudan etkiler.
Satın alma ve ödemeler döngüsü, bir işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için ihtiyaç duyduğu mal, hizmet ve duran varlıkların tedarik edilmesi ile bunlara ilişkin ödemelerin yapılması süreçlerini kapsar. Bu döngü, denetim çalışmalarının en çok zaman alan kısımlarından biridir. Döngüde yer alan temel hesaplar arasında stoklar, duran varlıklar, peşin ödenen giderler, satıcılar, genel yönetim giderleri, pazarlama satış dağıtım giderleri ve kasa-banka hesapları bulunur.
Denetçi, satın alma işlemlerine ilişkin iç kontrolleri değerlendirirken satın alma talebi, satın alma emri, teslim alma raporu ve alış faturası gibi belgelerin birbirini destekleyip desteklemediğini inceler. Görevlerin ayrılığı ilkesi gereği, satın alma talebini yapan, malı teslim alan ve ödemeyi onaylayan kişilerin farklı olması kritik bir anahtar kontroldür. Bilgisayar sisteminin sadece onaylı satıcılar listesinde yer alan tedarikçilerden gelen faturaları kabul etmesi de önemli bir önleyici kontroldür.
Ödeme işlemlerinin denetiminde ise çeklerin yetkili kişilerce imzalanmadan önce destekleyici belgelerin (fatura, teslim alma raporu vb.) incelenmesi, ödeme yapıldıktan sonra belgelerin üzerine 'iptal' veya 'ödenmiştir' kaşesinin basılarak mükerrer ödemelerin önlenmesi gibi kontroller test edilir. Denetçi, iptal edilen çekleri, banka mutabakatlarını ve nakit iskontolarını yeniden hesaplayarak ödemelerin doğruluğunu ve dönemsellik ilkesine uygunluğunu tözel testlerle doğrular.
Ücretler ve personel döngüsü, çalışanların hak edişleri, bordro tahakkukları, vergi ve sigorta kesintileri ile net ücret ödemelerini kapsar. Bu döngüde hile riskini azaltmak için zaman kartlarının ustabaşıları tarafından onaylanması, zamanı kaydeden kartlı/elektronik saatlerin kullanılması ve işe alma/işten çıkarma yetkilerinin insan kaynakları departmanında toplanması gibi kontroller incelenir. Denetçi, hayali işçilere ödeme yapılmasını (gerçekleşme amacı) engellemek için bordro listelerini banka transfer kayıtları ve personel dosyaları ile karşılaştırır.
Stoklar ve maliyet döngüsü ise satın alma, üretim ve satış döngüleri ile doğrudan entegre, oldukça karmaşık bir alandır. Stokların fiziki olarak var olduğunu ve değerlemesinin doğru yapıldığını belirlemek amacıyla denetçi, işletmenin yıl sonu stok sayımına gözlemci olarak katılır (fiziki gözlem testi). Sayım politikalarını değerlendirir, yüksek değerli stokları önceki yıllarla karşılaştırarak analitik incelemeler yapar ve envanter listelerindeki miktarları fiili sayım sonuçları ile karşılaştırır.
Maliyet muhasebesi kayıtlarının denetiminde, direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderlerinin mamul maliyetlerine doğru dağıtılıp dağıtılmadığı test edilir. Denetçi, stokların değerleme yönteminin (FIFO, Ağırlıklı Ortalama vb.) dönemler itibarıyla tutarlı bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını ve stokların net gerçekleşebilir değerinin altına düşüp düşmediğini (değerleme amacı) kontrol eder.
İşletmeye kaynak sağlanması ve geri ödemeler döngüsü, faiz karşılığı borçlanma (banka kredileri, ihraç edilen tahviller) ile öz kaynak temini (sermaye artırımı, temettü ödemeleri) işlemlerini içerir. Bu döngüde işlem sayısı az olmakla birlikte, işlemlerin tutarları oldukça büyüktür. Denetçi, bu döngüde işlemlerin yasal düzenlemelere, ana sözleşmeye ve kredi sözleşmelerine uygunluğunu test eder. Faiz giderlerinin pasifteki borçlarla, kâr payı ödemelerinin ise geçmiş yıllar kârları ve ödenecek temettülerle ilişkisi analitik olarak incelenir.
Para varlıklarının denetimi ise kasa ve banka hesap kalanlarının incelenmesini kapsar. Kasa ve banka hesapları, stoklar döngüsü hariç diğer tüm döngülerle doğrudan ilişkilidir. Günümüzde tahsilat ve ödemelerin büyük kısmı bankalar aracılığıyla yapıldığından, denetçiler nakit kasasından ziyade banka hesap kalanlarının denetimine odaklanırlar. Nakit varlıkların suistimal edilme riski yüksek olduğundan, bu hesaplar üzerinde detaylı kalan testleri uygulanır.
Banka hesap kalanlarının doğrulanması amacıyla bankalara doğrudan 'banka doğrulama mektupları' gönderilir. Ayrıca dönem sonu itibarıyla bankalar arası transferlerin zamanlaması incelenerek (kiting/çek çevirme gibi usulsüzlükleri önlemek için) dönemsellik testleri yapılır. Kasa mevcudunun tespiti için ise habersiz kasa sayımları gerçekleştirilir ve kasa sayım tutanakları düzenlenir.
Denetim sürecinin son evresi olan denetimin tamamlanmasında denetçi, nihai görüşünü oluşturmadan önce bazı özellikli durumları değerlendirmek zorundadır. Bu aşamada öncelikle 'işletmeyle ilgili belirsizlik taşıyan durumlar' (olası yükümlülükler ve taahhütler) incelenir. Belirsizlik, sonuçları kesin olarak öngörülemeyen durumları ifade eder. Mahkeme aşamasındaki davalar, vergi uyuşmazlıkları, ceza riskleri, kefaletler ve ürün garantileri bu durumlara örnek teşkil eder.
Eğer belirsizlik taşıyan bir durumun gerçekleşme olasılığı yüksekse ve ortaya çıkacak kayıp güvenilir bir şekilde tahmin edilebiliyorsa, bu tutar için finansal tablolarda karşılık ayrılmalı ve yükümlülük kaydedilmelidir. Ancak gerçekleşme olasılığı düşükse veya kayıp tutarı tahmin edilemiyorsa, bu durumun finansal tablo dipnotlarında detaylı bir şekilde açıklanması gerekir. Denetçi, bu belirsizlikleri ortaya çıkarmak için yönetimden beyan mektubu alır, yönetim kurulu toplantı tutanaklarını okur ve işletmenin hukuk müşavirleri ile yazışmalar yapar.
Denetçi, elde ettiği kanıtlar ışığında belirsizliğin finansal tablolar üzerindeki önemini ve yaygınlığını değerlendirir. Eğer belirsizlik işletmenin sürekliliği esası üzerinde ciddi bir şüphe uyandırıyorsa ve bu durum dipnotlarda yeterince açıklanmamışsa, denetçi görüşünü bu doğrultuda şekillendirir ve raporunda olumlu görüşten farklı bir görüş (şartlı veya olumsuz) bildirebilir.
Bilanço tarihinden sonraki olaylar, bilanço tarihi (finansal tablo tarihi) ile denetçi raporu tarihi arasında meydana gelen ve finansal tabloları etkileyen önemli olayları ifade eder. BDS 560 standardı çerçevesinde bu olaylar ikiye ayrılır. Birinci tür olaylar, bilanço tarihinde zaten mevcut olan şartlara ilişkin ek kanıt sağlayan olaylardır ve finansal tablolarda düzeltme yapılmasını gerektirir. Örneğin, bilanço tarihinde davası süren bir müşterinin bilanço tarihinden sonra iflas etmesi, alacağın değersizleştiğini kesinleştirdiği için düzeltme gerektirir.
İkinci tür olaylar ise bilanço tarihinde mevcut olmayan, tamamen bu tarihten sonra ortaya çıkan yeni şartlara ilişkin olaylardır. Bu olaylar finansal tablolarda düzeltme gerektirmez, ancak kullanıcıların kararlarını etkileyebileceği için dipnotlarda açıklanmaları zorunludur. Bilanço tarihinden sonra meydana gelen büyük bir yangın veya doğal afet nedeniyle fabrikaların zarar görmesi, işletmenin başka bir şirketi satın alması veya büyük bir borçlanmaya gitmesi ikinci tür olaylara örnektir.
Denetçi, bilanço tarihinden sonraki olayları belirlemek için bilanço sonrasına ait ara dönem finansal tablolarını inceler, yönetim kurulu toplantı tutanaklarını okur, yönetimle görüşmeler yapar ve yasal gelişmeler hakkında bilgi toplar. Eğer yönetim, düzeltme gerektiren birinci tür bir olayı düzeltmekten kaçınırsa veya açıklanması gereken ikinci tür bir olayı dipnotlarda belirtmezse, denetçi raporunda şartlı veya olumsuz görüş bildirebilir.