İşyerinde iş sağlığı ve güvenliği örgütlenmesinin en temel unsurlarından biri çalışan temsilcisidir. Çalışan temsilcisinin görevlendirilebilmesi için belirli asgari niteliklere sahip olması yasal bir zorunluluktur. İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışan Temsilcisinin Nitelikleri ve Seçilme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (İSGÇTT) madde 6 uyarınca, bir çalışanın temsilci olabilmesi için işyerinin tam süreli daimi çalışanı olması, en az 3 yıllık iş deneyimine sahip bulunması ve en az ortaokul düzeyinde öğrenim görmüş olması şarttır. Bu kriterler, çalışan temsilcisinin işyerindeki süreçlere hakim olmasını ve temsil yeteneğini en üst düzeyde kullanabilmesini sağlamak amacıyla getirilmiştir.
Belirli süreli veya geçici işlerin yürütüldüğü işyerlerinde, işin doğası gereği çalışanların sürekliliği bulunmadığından, tam süreli çalışan olma ve 3 yıllık iş deneyimi şartları aranmaz. Ayrıca, işyerinde yetkili bir sendika bulunması ve sendika temsilcisinin çalışan temsilcisi olarak görev yapması durumunda, İSGÇTT tarafından öngörülen bu niteliklerin (deneyim, öğrenim derecesi, tam süreli çalışma) hiçbirinin varlığı aranmaz. Mevzuat, sendikal temsil sıfatını diğer tüm bireysel niteliklerden üstün tutarak yetkili sendika temsilcisini doğrudan çalışan temsilcisi olarak kabul etmiştir.
İşyerinde 3 yıllık deneyime veya en az ortaokul düzeyinde eğitime sahip hiçbir çalışanın bulunmaması durumunda, temsilcilik mekanizmasının kesintiye uğramaması için daha düşük deneyim süresine veya daha düşük öğrenim düzeyine sahip çalışanların da temsilci olarak görevlendirilmesi mümkündür. Bu esneklik, her işyerinde mutlaka bir çalışan temsilcisinin bulunmasını güvence altına almayı amaçlamaktadır.
İşyerinde görevlendirilecek çalışan temsilcisi sayısı, işyerindeki toplam çalışan sayısına göre kademeli olarak belirlenmiştir. İSGÇTT madde 7'ye göre; 2-50 çalışan için 1, 51-100 çalışan için 2, 101-500 çalışan için 3, 501-1000 çalışan için 4, 1001-2000 çalışan için 5, 2001 ve üzeri çalışan için ise 6 çalışan temsilcisi görevlendirilmesi zorunludur. Birden fazla çalışan temsilcisinin bulunması durumunda, bu temsilciler kendi aralarından yapacakları bir seçimle bir 'baş temsilci' belirlerler. Oyların eşit çıkması halinde baş temsilci kura yöntemiyle seçilir.
İşyerinde yetkili sendika bulunmaması halinde çalışan temsilcileri seçim yoluyla belirlenir. Seçim sürecinin ilk aşaması adayların belirlenmesidir. İşveren, adaylık başvurularının yapılabilmesi için en az 7 gün süre tanıyarak durumu işyerinde ilan etmek zorundadır. Adayların mevzuatta aranan nitelikleri taşımaları halinde aday olmaları engellenemez; işveren çalışan temsilciliği için yasal şartlar dışında ek kriterler veya engeller koyamaz. Seçimin organize edilmesi, yer temini ve gerekli personelin görevlendirilmesi tamamen işverenin sorumluluğundadır.
Seçimlerin geçerli olabilmesi için işyerindeki toplam çalışanların en az yarıdan bir fazlasının (salt çoğunluğunun) oylamaya katılması gerekir. Vardiyalı çalışma yapılan işyerlerinde, tüm vardiyalardaki çalışanların oy kullanabilmesini sağlayacak düzenlemeler yapılmalıdır. Seçim gizli oy esasına göre gerçekleştirilir ve en fazla oyu alan adaylar temsilci ilan edilir. Seçim sonuçları 5 yıl boyunca geçerlidir. Seçim sonrasında hangi adayın ne kadar oy aldığını gösteren, işveren/işveren vekili ile seçim görevlileri tarafından imzalanmış bir tutanak düzenlenir. Bu tutanak ve imzalı katılımcı listesi bir sonraki seçime kadar işyerinde saklanır.
Çalışan temsilcilerinin seçimle belirlenmesi esas olmakla birlikte, seçimin yapılmasının mümkün olmadığı olağanüstü veya fiili imkansızlık hallerinde işveren tarafından atama yoluna gidilebilir. Buradaki atama, işverenin tek taraflı ve zoraki bir görevlendirmesi olmayıp, işverenin teklifinin ilgili çalışan tarafından rızaen kabul edilmesine bağlıdır. Atama yapılırken de yasal niteliklerin gözetilmesi gerekir; ancak bu niteliklere sahip çalışan bulunamaması halinde işveren mevcut çalışanlar arasından yeterli sayıda temsilci görevlendirir.
Çalışan temsilcilerinin iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinde geniş yetkileri bulunmaktadır. Temsilciler; İSG çalışmalarına katılma, süreçleri izleme, tehlike kaynaklarının yok edilmesi veya risklerin azaltılması için işverenden tedbir alınmasını talep etme ve bu konularda teklif sunma yetkilerine sahiptir. İşveren, çalışan temsilcilerinin görevlerini etkin bir şekilde yerine getirebilmeleri için gerekli tüm imkanları, zamanı ve araçları sağlamakla yükümlüdür.
Çalışan temsilcilerinin görevlerini yürütmelerinden dolayı hakları kısıtlanamaz ve aleyhlerine işlem yapılamaz. Buna karşılık, temsilciler de görevleri esnasında öğrendikleri işverene veya işyerine ait mesleki ve ticari sırları, ayrıca diğer çalışanların özel nitelikli kişisel bilgilerini gizli tutmakla yükümlüdürler. Görevlerini doğru ifa edebilmeleri için çalışan temsilcilerine, kurul üyeleriyle birlikte iş sağlığı ve güvenliği konularında özel eğitimler verilmesi zorunludur.
İşyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulları, işçilerin yönetime katılımını sağlayan ve danışma organı olmanın ötesinde kararları işveren için bağlayıcı nitelik taşıyan kritik birimlerdir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (İSGK) madde 22 ve ilgili yönetmelik uyarınca, bir işyerinde İSG kurulu oluşturulabilmesi için iki temel şartın birlikte gerçekleşmesi gerekir: İşyerinde altı aydan fazla sürekli işlerin yapılması ve işyerinde devamlı olarak en az elli çalışanın bulunması.
Altı aylık süre, bir yıllık zaman dilimi esas alınarak değerlendirilir. Örneğin, yılın sadece 3 ayında faaliyet gösteren mevsimlik bir işyerinde çalışan sayısı 50'den fazla olsa dahi kurul kurma zorunluluğu doğmaz. Çalışan sayısının tespitinde ise işverene bağlı fabrika, müessese veya işletmeler grubundaki her bir bağımsız işyeri ayrı ayrı değerlendirilir. Dolayısıyla, bir şirketin farklı illerdeki şubelerinde elliden fazla çalışan varsa, her şubede ayrı bir İSG kurulu kurulmalıdır.
Asıl işveren-alt işveren ilişkisinin bulunduğu işyerlerinde kurul kurma yükümlülüğü çalışan sayılarına göre farklılık gösterir. Eğer hem asıl işverenin hem de alt işverenin çalışan sayıları ayrı ayrı 50 ve üzerindeyse, her iki işveren de kendi kurulunu kurar ve koordinasyon asıl işveren tarafından sağlanır. Sadece asıl işverenin çalışan sayısı 50'nin üzerindeyse kurul asıl işveren tarafından kurulur, alt işveren kurula yetkili bir temsilci gönderir. Her ikisinin de çalışan sayısı 50'nin altında ancak toplamları 50'nin üzerindeyse, ortak kararla tek bir kurul oluşturulur.
İSG kurulu; işveren veya işveren vekili (kurul başkanı), iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, insan kaynakları/personel/idari işleri yürütmekle görevli bir kişi, varsa sivil savunma uzmanı, varsa işyerinde görevli formen/ustabaşı/usta ve çalışan temsilcisinden (birden fazla temsilci varsa baş temsilciden) oluşur. Kurulda yer alan bir kişinin birden fazla sıfatla görev yapması yasaktır; örneğin insan kaynakları yöneticisi aynı zamanda işveren vekili sıfatıyla tek başına iki üyeliği temsil edemez.
Kurul üyelerinden iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi, insan kaynakları temsilcisi ve sivil savunma uzmanı işveren tarafından doğrudan atanır. Formen, ustabaşı veya usta üye ise işyerindeki tüm formen ve ustabaşıların yarıdan fazlasının katılacağı bir toplantıda açık oyla seçilir; seçim yapılamazsa işveren tarafından belirlenir. Kurulun sekreteryası kural olarak tam zamanlı iş güvenliği uzmanı tarafından yürütülür. İş güvenliği uzmanı kısmi zamanlı ise sekreterya görevi işveren tarafından görevlendirilen insan kaynakları veya idari işler sorumlusuna verilir.
Kurul üyelerine ve yedeklerine görevlerini etkin yürütebilmeleri için asgari düzeyde belirli konularda eğitim verilmesi zorunludur. Bu eğitim konuları arasında; kurulun görev ve yetkileri, ulusal İSG mevzuatı ve standartları, sık rastlanan iş kazalarının nedenleri, endüstriyel hijyen esasları, etkili iletişim teknikleri, acil durum önlemleri, meslek hastalıkları, işyerine özgü riskler ve risk değerlendirmesi yer almaktadır.
İSG kurulunun en önemli görevlerinden biri, işyerinin niteliğine uygun bir iş sağlığı ve güvenliği iç yönerge taslağı hazırlayarak işverenin onayına sunmaktır. Kurul ayrıca, işyerinde meydana gelen her iş kazası, meslek hastalığı veya tehlikeli olay sonrasında gerekli araştırma ve incelemeleri yaparak alınması gereken tedbirleri rapor halinde işverene sunar. Çalışanların ciddi ve yakın bir tehlikeyle karşılaşmaları durumunda kullanabilecekleri 'çalışmaktan kaçınma hakkı' başvurularını değerlendirip karara bağlamak da kurulun yetkisindedir.
Kurul, en az ayda bir kere toplanmak zorundadır. Ancak işyerinin tehlike sınıfı dikkate alınarak; tehlikeli işyerlerinde bu sürenin 2 ay, az tehlikeli işyerlerinde ise 3 ay olarak belirlenmesine kurul tarafından karar verilebilir. Çok tehlikeli işyerlerinde ise toplantı periyodu 1 aydan daha uzun bir süreye çıkarılamaz. Toplantının gündemi, yeri, günü ve saati en az 48 saat önce üyelere yazılı olarak bildirilir. Ağır iş kazası veya acil durum gibi olağanüstü hallerde kurul üyelerinden herhangi birinin çağrısıyla kurul derhal toplanabilir.
Kurul toplantıları günlük çalışma saatleri içinde yapılır ve bu toplantılarda geçen süreler fiili çalışma süresinden sayılır. Kurul, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır ve katılanların salt çoğunluğu ile karar alır; oylamada çekimser oy kullanılamaz, eşitlik halinde başkanın oyu yönünde karar kesinleşir. Alınan kararlar tutanağa bağlanarak imzalanır ve işyerinde ilan edilen kararlar hem işvereni hem de tüm çalışanları hukuken bağlar.
İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimi (İSGB), iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerini yürütmek üzere doğrudan işyeri bünyesinde kurulan, gerekli donanım ve personele sahip olan birimdir. İSGB oluşturabilmek için işyerinde en az bir işyeri hekimi ile işyerinin tehlike sınıfına uygun belgeye sahip en az bir iş güvenliği uzmanının görevlendirilmesi zorunludur. Ayrıca, 10 ve daha fazla çalışanı olan çok tehlikeli sınıftaki işyerlerinde diğer sağlık personeli görevlendirilmesi de yasal bir zorunluluktur.
Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimi (OSGB) ise, işyerlerine dışarıdan İSG hizmeti sunmak üzere kurulan, gerekli donanıma sahip ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (AÇSHB) tarafından yetkilendirilmiş kamu kurumları veya Türk Ticaret Kanunu'na tabi şirketler tarafından işletilen birimlerdir. OSGB kurulabilmesi için bünyesinde tam süreli iş sözleşmesiyle çalışan en az bir işyeri hekimi, en az bir iş güvenliği uzmanı ve en az bir diğer sağlık personeli istihdam edilmesi şarttır.
OSGB'ler, kuruldukları il ve bu ilin sınır komşusu olan illerde hizmet sunmaya yetkilidir. Sınırdaş olmayan diğer illere hizmet sunulabilmesi için ilgili illerde şube açılması zorunludur. Ancak demiryolu, yol, nakil hattı inşası gibi birden fazla ili kapsayan hareketli ve sürekli işlerde, hizmet alınan OSGB'nin işin yapıldığı illerin herhangi birinde yetkilendirilmiş olması yeterli kabul edilmektedir.
İşyeri hekimlerinin asgari çalışma süreleri çalışan başına ayda; az tehlikeli sınıfta en az 5 dakika, tehlikeli sınıfta en az 10 dakika, çok tehlikeli sınıfta ise en az 15 dakikadır. İş güvenliği uzmanlarının asgari çalışma süreleri ise çalışan başına ayda; az tehlikeli sınıfta en az 10 dakika, tehlikeli sınıfta en az 20 dakika, çok tehlikeli sınıfta ise en az 40 dakika olarak belirlenmiştir. Bu süreler yasal asgari sınırlar olup, işyerinin risk durumuna göre artırılabilir.
İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanları, işyerinde tespit ettikleri hayati tehlike arz eden eksiklikleri ve alınması gereken önlemleri onaylı deftere yazarak işverene tebliğ ederler. Onaylı deftere yazılan her husus işverene doğrudan bildirilmiş sayılır. Acil durdurma gerektiren veya yangın, patlama, göçme gibi büyük tehlike barındıran eksikliklerin işveren tarafından makul sürede giderilmemesi halinde, bu durumun işyeri hekimi veya uzmanı tarafından Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlüğü'ne yazılı olarak bildirilmesi yasal bir yükümlülüktür.
İşveren, İSG hizmetlerine ilişkin her türlü kaydı ve çalışanların işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle kişisel sağlık dosyalarını saklamakla yükümlüdür. Çalışanın başka bir işyerine geçmesi halinde, yeni işverenin talebi üzerine önceki işveren sağlık dosyasının onaylı bir örneğini 1 ay içinde göndermek zorundadır. İSG hizmetleri ve eğitimleri çalışanlara hiçbir mali yük getirmeyecek şekilde mesai saatleri içinde düzenlenir.