← Ünite 6
Tıbbi Belgeleme

Ünite 6: Resmi Yazışmalar ve Tıbbi Raporlar

2 Aralık 2004 Tarihli Yönetmelik
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 2 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanarak tüm kamu kurumlarında standart yazışma kurallarını zorunlu kılmıştır.
Standard Yazı Tipi ve Boyutu
Resmi yazışmalarda bilgisayar ortamında hazırlanan belgelerde 'Times New Roman' yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması standart kural olarak belirlenmiştir.
Faks Yazışmalarında Teyit Süresi
İvedilik durumlarında faks ile gönderilen resmi yazıların, gönderildiği tarihten itibaren en geç 5 gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması zorunludur.
Paraf Sınırı
Bir resmi yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından yetkilendirilen en fazla 5 kişi tarafından paraf edilebilir.

Anahtar Kavramlar

Resmi YazıKamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazdıkları yazılı, resmi veya elektronik belgelerdir.
BaşlıkResmi yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği, kağıdın üst kısmına ortalanarak en fazla üç satır halinde yazılan bölümdür.
İlgiYazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten, tarih ve sayı içeren bölümdür.
Tekit YazısıResmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda, ilgili kurum ve kuruluşlara cevabın geciktiğini hatırlatmak amacıyla yazılan uyarı yazısıdır.
Gelen Evrak Kayıt DefteriKuruma dışarıdan gelen resmi yazıların geliş tarihi, geldiği yer, konusu ve dosya numarası gibi bilgilerle kaydedildiği resmi defterdir.
Giden Evrak Kayıt DefteriKurumda hazırlanan ve imzalanan yazıların çıkış işlemlerini gerçekleştirmek, tarih ve sayı vererek resmiyet kazandırmak amacıyla tutulan defterdir.
Evrak Zimmet DefteriAlıcıya elden ve imza karşılığı teslim edilecek olan resmi yazıların ve zarfların kaydedildiği, teslim alanın imzasını barındıran defterdir.
Desimal Dosya Tasnif SistemiKonuların onluk, yüzlük veya binlik gruplar altında toplanarak kodlandığı, Sağlık Bakanlığı tarafından da kullanılan dosyalama sistemidir.
DilekçeBir isteği, şikayeti veya talebi yetkili makamlara bildirmek amacıyla Anayasa'nın 74. maddesi güvencesiyle yazılan resmi başvuru yazısıdır.
Elektronik BelgeBilgisayar sistemi bünyesinde üretilen, işlenen, saklanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanarak yasal geçerlilik kazanan sayısal belgelerdir.
DokümanKurumsal faaliyetler için üretilen veya toplanan, ancak henüz resmi bir onay veya imza sürecinden geçmediği için yasal belge niteliği kazanmamış her türlü bilgidir.
EBYSKurumların belgelerini elektronik ortamda üretmesini, onaylamasını, iletmesini, arşivlemesini ve güvenli şekilde depolamasını sağlayan yazılım sistemidir.
MEDULASGK'nın Genel Sağlık Sigortası kapsamında sağlık tesislerine ait hizmet, ilaç ve malzeme faturalama süreçlerini yönettiği elektronik bilişim sistemidir.
Tıbbi RaporBir muayene, inceleme veya analiz sonucunu içeren, hekim veya sağlık kurulu tarafından düzenlenen resmi sağlık durum bildirgesidir.
Çalışabilir KağıdıMuayenesi sonucunda istirahatine gerek görülmeyen veya ayakta tedavisi tamamlanıp iş görebilecek duruma gelen sigortalılar için düzenlenen belgedir.
Özürlü Sağlık Kurulu RaporuKişilerin engel oranlarını, istihdam durumlarını ve sosyal haklardan yararlanma derecelerini belirlemek amacıyla yetkili kurullarca düzenlenen rapordur.
EpikrizHastanede yatarak tedavi gören hastaların taburcu edilirken aldıkları, yatıştan çıkışa kadar yapılan tüm tıbbi işlemleri özetleyen çıkış özetidir.
Preoperatif TanıAmeliyat öncesinde hastaya yapılan muayene ve tetkikler sonucunda konulan, cerrahi müdahalenin gerekçesini oluşturan ön tanıdır.
Postoperatif TanıAmeliyat esnasında ve sonrasında elde edilen bulgular doğrultusunda kesinleştirilen, ameliyat raporuna yazılan cerrahi tanıdır.
Adli RaporAdli nitelik kazanmış olaylarda, adli makamların talebi üzerine hekim tarafından düzenlenen ve delil niteliği taşıyan tıbbi durum raporudur.
Geçici RaporAdli vakalarda tanı ve tedavinin henüz kesinleşmediği, ek tetkik veya konsültasyon gerektiren durumlarda düzenlenen ön rapordur.
Otopsi RaporuÖlen kişinin kesin ölüm nedenini saptamak amacıyla yapılan iç organ ve sistem incelemelerinin bulgularını içeren resmi belgedir.

Diğer Önemli Bilgiler

Dilekçe Hakkı Kanunu

Anayasa'nın 74. maddesinde yer alan dilekçe hakkının kullanılma usul ve esasları, 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile düzenlenmiştir.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu

23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe giren bu kanunla, elektronik ortamda güvenli e-imza ile imzalanan belgelerin elle atılan imza ile aynı hukuki ispat gücüne sahip olduğu kabul edilmiştir.

E-Rapor Başlangıç Tarihi

Türkiye'de sağlık kurumlarında e-rapor uygulaması 1 Kasım 2010 tarihi itibariyle başlamış olup, ilaç raporları MEDULA sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilmektedir.

Tek Hekim İstirahat Sınırı

Hekimler tek imza ile bir sigortalıya bir defada en çok 10 gün istirahat verebilir. Bu süre hekim tarafından en fazla bir defa tekrarlanarak 20 güne tamamlanabilir.

Sağlık Kurulu İstirahat Sınırı

20 günü aşan istirahat raporlarının sağlık kurulunca verilmesi gerekir. Kurulun ilk vereceği istirahat süresi, tedavi başlangıcından itibaren en fazla 6 ayı geçemez.

İlaç Kullanım Raporu Geçerliliği

İlaç kullanım ve muafiyet raporları, Sağlık Uygulama Tebliği'nde (SUT) belirtilen özel durumlar ve hekimin aksini belirtmediği haller hariç en fazla 2 yıl geçerlidir.

Özürlü Raporunda Fotoğraf Zorunluluğu

Özürlü sağlık kurulu raporu formlarında, usulsüzlükleri önlemek amacıyla 15 yaşından büyük olan tüm özürlü bireylerin fotoğraflarının bulunması yasal zorunluluktur.

Adli Rapor Saklama Süresi

Adli raporların bir nüshası üst sağlık kuruluşunun arşivinde, diğer nüshası ise raporu düzenleyen birimin kendi arşivinde en az 5 yıl boyunca saklanmak zorundadır.

Adli Rapor Protokol Formatı

Her yıl başında adli rapor protokol defteri kayıtları 1'den başlatılarak yenilenir. Örneğin, 2012 yılının ilk adli vakası '2012/1' şeklinde protokol numarası alır.

TCK 287. Madde ve Cinsel Muayene

Türk Ceza Kanunu'nun 287. maddesi uyarınca, cinsel suçlarla ilgili muayene taleplerinde Cumhuriyet Savcısının yazılı havalesi ve onayı mutlaka bulunmalıdır.

Desimal Sistem ve Sağlık Bakanlığı

Sağlık Bakanlığı, resmi yazışmaların ve dosyaların tasnifinde konuları onluk gruplara ayıran Desimal (Onluk) Dosya Tasnif Sistemini standart olarak kullanmaktadır.

Sınavda Dikkat Et

  • Resmi yazışmalarda 'Arz' ve 'Rica' ayrımına dikkat edin; üst makama 'Arz ederim', alt makama 'Rica ederim' yazılır. Sınavda bu kelimelerin yönü sıkça sorulur.
  • Hekimin tek imza ile en fazla 10 gün, tekrarla en fazla 20 gün istirahat verebileceğini, 20 günü aşan süreler için sağlık kurulu raporu gerektiğini unutmayın.
  • Özel hastanelerin ilaç ve istirahat raporu verebildiğini ancak özürlü ve maluliyet gibi özellikli raporları düzenleme yetkisinin olmadığını aklınızda tutun.
  • Elektronik belge ile doküman arasındaki farkı iyi bilin; belgenin dokümandan temel farkı imzalanmış ve yasal geçerlilik kazanmış olmasıdır.
  • Adli raporların arşivde saklanma süresinin en az 5 yıl olduğunu ve en az 3 nüsha olarak düzenlenmesi gerektiğini ezberleyin.
  • Sağlık Bakanlığı'nın dosyalama işlemlerinde Desimal (Onluk) Dosya Tasnif Sistemini kullandığı bilgisini sınav için mutlaka not edin.