Tıbbi Belgeİnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsayan belgelere denir. Hastalıklar, yaralanmalar, ameliyatlar ve teşhis-tedavi raporları tıbbi belge kapsamına girer; örneğin böbrek yetmezliğini konu alan tıbbi makale veya bir hastane poliklinik kaydı birer tıbbi belgedir.
Tıbbi Belgelemeİnsan sağlığı ile ilgili çeşitli çalışmalardan elde edilen bilgilerin bilimsel kurallara ve ilkelere uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi, saklanması ve gereğinde hizmete sunulması işlemleri bütünüdür. Tıbbi belgelerle ilgili yapılan tüm bu bilimsel işlemler hastane bilgi akışının temelini oluşturur.
Hasta DosyasıSağlık kurumlarına başvuran hasta, yaralı, hamile ve kontrole gelen kişilerin kaldıkları süre içerisinde teşhis, tedavi ve bakımları ile ilgili yapılan çalışmalardan elde edilen bilgilerin bilimsel kurallara uygun düzenlenmesi sonucu oluşan belge topluluğudur. Her hasta dosyası bir tıbbi belgedir.
Hasta Dosyaları ArşiviSağlık kuruluşlarına başvuran kişilerin hasta dosyalarının bilimsel kural ve standartlara uygun olarak toplandığı, düzenlendiği, saklandığı ve hizmete sunulduğu uzmanlaşmış birimdir. Hastanelerin beyni olarak ifade edilen bu birim, araştırmacılar için laboratuvar ve kütüphane niteliğindedir.
ArşivKurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan belgeleri toplayan, düzenleyen, saklayan ve tekrar hizmete sunulmasını sağlayan kurumlar ile bu belgeleri barındıran bina ve odaların tamamıdır. Geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurarak hakları belgeleyip korur.
ArşivciDeğişik arşiv çalışmalarını yürüten, yöneten ve arşivcilik alanında özel eğitim almış kişidir. Milletlerarası Arşiv Konseyi başkanı Etienne Sabbe'nin belirttiği gibi arşivciler 'geçmişin bekçisi, geleceğin kurucusudur'.
Eksik Dosyalar BölümüTaburcu edilen hastalara ait dosyaların hastane kabul merkezinden gelen listelerle karşılaştırılarak eksikliklerinin belirlendiği ve tamamlatıldığı bölümdür. Çıkış özetleri ve gerekli formlar tamamlanıncaya kadar dosyalar bu bölümde bekletilir.
Niceliksel AnalizHasta dosyaları arşivindeki görevlilerin, taburcu olan hastanın dosyasında eksik belge veya eksik bilgi bulunup bulunmadığını tespit etmek amacıyla yaptığı inceleme işlemidir. Bu analiz genellikle eksik dosyalar bölümünde gerçekleştirilir.
Vekil DosyaAsıl hasta dosyasının arşiv rafından alınarak başka bir birime, araştırmacıya veya doktora verilmesi durumunda, dosyanın yerine konulan ve hangi bölümde veya kimde olduğunu gösteren geçici izleme fişi ve plastik dosyadır.
Hasta İndeksiHastaneye kabul edilen bütün hastalar için tıbbi sekreter tarafından hazırlanan, hastanın kimlik bilgilerine ve özellikle dosya numarasına kısa sürede ulaşılmasını sağlayan alfabetik sıralı kart veya dijital kayıt aracıdır. Soyadına göre sıralanır.
Hastalık ve Ameliyat İndeksiAynı türde hastalık ve ameliyat geçiren hastaların dosyalarına kolayca ulaşarak tıbbi araştırmalara, istatistiklere ve kalite ölçümlerine veri sağlamak amacıyla kullanılan arşiv indeksleridir. Uluslararası sınıflandırma sistemlerine göre kodlama bölümünde oluşturulur.
Doktor İndeksiHer doktor için ayrı oluşturulan ve o doktorun tedavi ettiği hastalarla ilgili dosya numarası, servis ve tedavi sonuçlarının kaydedildiği indeks türüdür. Doktorların kendi uygulamalarını değerlendirmesini ve hastane yönetiminin performans ölçmesini sağlar; bilgileri gizlidir.
Kodlama BölümüHastalık ve ameliyatlara ait tanı ve tedavi yöntemlerinin belirli uluslararası sistemlere (ICD-10 vb.) göre kodlandığı ve tıbbi istatistiklerin üretildiği arşiv bölümüdür. Sağlık araştırmalarının sağlıklı yürütülmesinde kritik rol oynar.
ICD-10Dünya Sağlık Örgütü tarafından geliştirilen Hastalıkların Uluslararası Sınıflandırılması sisteminin 10. revizyonudur. Türkiye'deki hastanelerde kullanımı 1 Temmuz 2005 tarihi itibariyle yasal olarak zorunlu hale gelmiştir.
Dosyalama BölümüHasta dosyalarının belirli sistemlere göre raflara sıralanmasını, istenen dosyaların zimmetle teslim edilmesini ve işi bitenlerin yeniden korunarak saklanmasını sağlayan bölümdür. Yanlışlıkları önlemek için renkli dosyalama sistemi tercih edilir.
Renkli Dosyalama SistemiDosya numaralarının rakamlarına karşılık gelen renk kodları kullanılarak dosyaların raflara dizildiği sistemdir. Örneğin 0 kırmızı, 1 gri, 2 mavi olarak kodlanır; bu sayede dosyaların daha kısa sürede bulunması ve yanlış raflara kaldırılması önlenir.
Tıbbi Araştırmalar BölümüHastanede görev yapan doktor, hemşire, öğretim üyesi ve öğrencilerin bilimsel araştırma yapmalarına imkân tanıyan, tıp kütüphanesi ve laboratuvar işlevi gören arşiv birimidir. Kodlama ve dosyalama bölümleriyle yakın iş birliği içinde çalışır.
Haberleşme BölümüTedavisine başka kurumlarda devam eden hastaların belgelerinin, sigorta şirketlerinin, aile doktorlarının ve savcılıkların taleplerinin karşılanması amacıyla kurum içi ve kurum dışı yazışmaları ve dosya transferlerini yürüten arşiv birimidir.
Merkezi Örgüt ModeliHastanede birden fazla arşiv yerine tek bir merkezi arşivin bulunduğu, tüm hasta dosyalarının burada toplanıp saklandığı ve hizmete sunulduğu örgütlenme modelidir. Kalifiye eleman, denetim ve maliyet açısından en çok önerilen sistemdir.
Ünite Numaralama SistemiHastanın hastaneye ilk gelişinde bir dosya numarasının verildiği ve sonraki tüm başvurularında aynı dosyanın kullanıldığı sistemdir. Hastanın o hastanede tek bir dosyası bulunur ve merkezi arşiv modeli ile mükemmel uyum sağlar.
Arşiv KomitesiHastanedeki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile arşiv yöneticisinin katılımıyla, hastane yöneticisinin başkanlığında toplanan komitedir. Dosyaların standartlara uygunluğunu denetler, hasta bakım kalitesini değerlendirir ve formları belirler.
