İşletmelerin üretim faaliyetlerinde ihtiyaç duyulan malların satıcı firmalardan uygun fiyatla, nitelikli ve yeter miktarlarda temin edilmesi faaliyetidir. Örneğin, bir otelin mutfak departmanı için haftalık sebze ihtiyacının bütçeye uygun olarak tedarik edilmesi bu kapsamdadır.

Satın alınan malların işletmeye ulaştığında fiyat, kalite, miktar ve sipariş emri kontrollerinin yapılarak kabul edilmesi veya iade edilmesi sürecidir. Gelen etlerin sipariş edilen ağırlıkta ve mühürlü olup olmadığının kontrol edilmesi teslim alma işlemine örnektir.

Teslim alınan yiyecek ve içecek malzemelerinin üretime gönderilinceye kadar bozulma, çürüme ve çalınmayı önleyecek uygun fiziki koşullarda muhafaza edilmesi sürecidir. Kuru gıdaların nemsiz ve serin depolarda saklanması buna örnektir.

Zincir otel işletmelerinde ortak ihtiyaçların tek bir merkezden toplu olarak satın alınması yöntemidir. Bu yöntem, işletmeye toptan alım avantajı sağlayarak maliyetleri düşürür ve tüm şubelerde kalite standardizasyonu sağlar.

Zincir veya şubeli işletmelerde, satın alma işlemlerinin her bir işletmenin kendi yerel departmanı tarafından bağımsız olarak gerçekleştirilmesidir. Yerel ve taze ürünlerin hızlıca tedarik edilmesinde tercih edilir.

İşletmelerin belirli bir üretim döneminde depolama ve sipariş verme maliyetlerini dengeleyerek toplam maliyeti minimize ettikleri en uygun sipariş miktarıdır. Depolama maliyeti ile sipariş maliyetinin eşitlendiği noktada gerçekleşir.

Satın alınacak ürünün adı, kullanım amacı, tanıtımı, asgari kalite standartları ve bu standartları teyit edecek yöntemleri içeren belgedir. Satın alma ve teslim alma departmanları bu karttaki kriterlere göre kontrol yapar.

Satıcıların tekliflerini kapalı bir zarf içerisinde sunduğu, yetkililerin bu zarfları birlikte açarak en uygun teklifi veren firmayı seçtiği satın alma yöntemidir. Genellikle toplu beslenme yapan büyük kuruluşlar ve zincir oteller tarafından kullanılır.

Teslim alma görevlisinin gelen malzemeleri üşenmeden ve ezbere yapmadan sayıp tartmasını sağlamak amacıyla, irsaliyede miktar ve fiyat bilgilerinin boş bırakılarak teslimatın yapılması yöntemidir. Görevli gelen malları kendisi tartıp forma yazar.

Teslim alınan malzemelerin miktar, ağırlık ve adet yönünden sipariş fişleri, fatura veya irsaliye ile karşılaştırılarak doğrulanması işlemidir. Eksik mal teslim alınmasını engellemek amacıyla hassas teraziler ve sayım yöntemleri kullanılır.

Satın alınan madde ve malzemelerin dış görünüş, cins, şekil ve ambalaj bütünlüğü açısından gözle incelenmesi sürecidir. Ezik, kırık veya yırtık ambalajlı ürünlerin teslim alınmadan elenmesini sağlar.

Gelen faturadaki birim fiyatların ve toplam tutarın, satın alma aşamasında satıcı firma ile anlaşılan veya sipariş emrinde belirtilen fiyatlarla karşılaştırılarak kontrol edilmesidir.

Depoya giren ve depodan çıkan malzemelerin miktar, birim fiyat ve tutar olarak kaydedildiği, üzerinde minimum ve maksimum stok seviyelerinin yer aldığı takip kartıdır. Stok yönetiminin temel evraklarındandır.

Depolarda malzemelerin saklandığı rafların veya bölmelerin üzerine asılan, o raftaki malzemenin anlık miktarını ve hareketlerini hızlıca görmeyi sağlayan pratik kartlardır.

Mutfak veya bar gibi departmanların depodan malzeme çekebilmek için düzenledikleri, yetkili imzası taşıyan ve en az üç nüsha olarak hazırlanan resmi talep belgesidir.