Afet lojistik süreçlerinde en kritik ve hayati safha afet öncesi hazırlık ve planlamadır. Bu aşamada gerçekleştirilen tüm hazırlıklar ve oluşturulan planlar; doğru nitelikteki malzemenin, doğru zamanda, doğru yere ve en uygun maliyetle ulaştırılmasını sağlamaya yöneliktir. Başarılı bir operasyon için öncelikle lojistik verilerine ulaşılması ve programın fizibilitesinin eksiksiz hazırlanması gerekmektedir. Planlama sürecinde afet senaryolarına uygun malzeme çeşitleri ve miktarları netleştirilmeli, bu malzemelerin hangi firmalardan ne kadar sürede temin edilebileceği tespit edilmelidir. Planlama aşamasının diğer önemli boyutları ise temin edilecek malzemelerin depolanacağı alanların fiziki, ekonomik ve kapasite şartları ile ulaşım imkânlarının belirlenmesidir. Ulusal ve bölgesel afet planları çerçevesinde bölge lojistik merkezlerinin ve yerel kriz merkezlerinin malzeme, araç ve gereç kapasiteleri önceden oluşturulmalıdır. Ayrıca afetin büyüklüğüne bağlı olarak yurt dışından gelebilecek uluslararası yardım malzemelerinin en hızlı şekilde afet bölgesine ulaştırılabilmesi için en yakın gümrük kapısı noktalarının belirlenmesi, lojistik yazılımların kurulması, haritalama işlemlerinin yapılması ve coğrafi bilgi sistemlerinin güncel tutulması gerekmektedir. Afet lojistiği planlaması; merkezlerden ya da ana ülkeden hava, kara, demir veya deniz yoluyla başlayan geniş bir süreci kapsar. Bu süreç; müşteri hizmetleri, tedarik zinciri tasarımı, lojistik ağı stratejileri, depo tasarımı ve operasyonları, ulaştırma yönetimi, malzeme yönetimi, bilgi teknolojileri ile organizasyonel değişimi bir arada barındırır. Planlama aşamasında afetzedelerin yardım gereksinimleri, tedarik zinciri üyeleri arasındaki operasyonel birleşmeler, optimum yatırım gerektiren elleçleme ve depolama teknolojileri, ulaştırma maliyetlerini düşürecek fırsatlar ve en etkin bilgi teknolojileri detaylıca sorgulanarak karara bağlanmalıdır. Afet malzemelerinin temini sürecinde tedarikçi yani mal ve hizmet sağlayıcı firmaların seçimi büyük bir hassasiyet gerektirir. Firma seçiminde firmaların güvenirliği, referansları, geçmiş deneyimleri, üretim/tedarik kapasiteleri ve mali güçleri gibi kritik kriterler dikkate alınmalıdır. Afet anında ihtiyaç duyulabilecek tüm malzemelerin önceden satın alınıp depolanması ekonomik olmadığı gibi ciddi bir koruma ve bakım zorluğu da yaratır. Bu nedenle, temel malzemeler asgari seviyede stoklanmalı, diğer kritik malzemeler için ise belirlenen kriterlere uyan tedarikçilerle önceden protokoller imzalanmalıdır. Protokoller yoluyla malzeme tedarik edilmesinde dikkat edilmesi gereken en önemli husus, riskin dağıtılması amacıyla tek bir firma yerine birden fazla alternatif firmanın seçilmesidir. Bu sayede olası bir firmanın üretim veya lojistik aksaması durumunda diğer firmalar devreye sokularak tedarik zincirinin kesintiye uğraması engellenir. Ayrıca temin edilecek malzemelerin standartları önceden belirlenerek firmalara yazılı olarak bildirilmeli ve afet anında doğrudan firmalar aracılığıyla afet bölgesine sevk edilmesi sağlanmalıdır. Talep edilen ve satın alınan malzemelerin doğru yere, doğru zamanda, minimum maliyetle ve en güvenli şekilde ulaştırılması için etkin bir nakliye yönetim sisteminin işletilmesi şarttır. Bu sistemin kesintisiz çalışabilmesi için her türlü olağan dışı duruma karşı araçların her an göreve hazır bulundurulması gerekmektedir. Araçların operasyonel masraflarının en az seviyede tutulması ve afet esnasında teknik arızalar nedeniyle aksaklık yaşanmaması için tüm araçların periyodik bakımları zamanında ve eksiksiz yapılmalıdır. Nakliye sürecinin izlenebilirliği ve denetimi için araçları kullanan personelin 'Araç Takip Formları'nı düzenli doldurması sağlanmalı ve bu formlardan elde edilen veriler doğrulanmalıdır. Araçlardan maksimum düzeyde fayda sağlamak, yakıt ve zaman tasarrufu elde etmek ve araçların kurallara uygun şekilde kullanılmasını garanti altına almak amacıyla araç takip sistemlerinin kurulması ve aktif olarak kullanılması gerekmektedir. Depolama, malzemelerin kullanılmak ya da sevk edilmek üzere belirlenen koşullara uygun olarak stoklanması işlemidir ve lojistiğin en temel fonksiyonlarından biridir. Acil durumlarda hazır bulunabilmek için temel ihtiyaç malzemelerinin stoklanması kaçınılmazdır. Uygun bir depolama hizmeti için ulaşımı kolay, doğru seçilmiş bir arazide, uygun bina yapısına ve çalışma alanlarına sahip depolara ihtiyaç duyulur. Depolar, müdahale sonrası büyük ölçekli dağıtım hizmeti sunan 'Bölgesel Depolar' ve ilk müdahale için kullanılan küçük ölçekli 'Yerel Depolar' olmak üzere iki kategoride ele alınır. Doğru depo yeri seçimi yapılırken; limanlara, havayollarına, karayollarına ve demiryollarına yakınlık, yeterli park ve manevra alanları, uygun yükleme-boşaltma rampaları, malzeme sınıflarına göre tasnif edilmiş ambarlar, binanın çatı, duvar ve kat sağlamlığı, ışıklandırma, havalandırma ve haberleşme imkânları ile güvenlik durumu gibi kriterler esas alınır. Depolar tasarlanırken, gelecekte risklerin artması ihtimaline karşı kapasite artırımına ve genişlemeye olanak sağlayacak bir esneklikte planlanmalıdır. Depolama fonksiyonlarının sağlıklı yürütülmesi için depoya gelen her malzemenin kabulü öncesinde miktar ve şartlara uygunluk denetimi yapılmalıdır. Kabul edilen her malzeme için ayrı bir stok kartı açılarak stok numarası verilmeli; kartta malzemenin geldiği yer, cinsi, içeriği, fiyatı, üretim ve son kullanma tarihi gibi tüm detaylar yer almalıdır. Benzer amaca hizmet eden malzemeler (örneğin deprem sonrası için çadır ve çadır yan ürünleri) birbirine yakın alanlarda gruplandırılarak stoklanmalıdır. Depolardaki kayıpların önüne geçmek için yetersiz gözetim, kötü istifleme, hırsızlık, kötü paketleme ve uygunsuz ortam koşulları gibi risk faktörlerine karşı önlemler alınmalıdır. Depoda muhafaza edilen malzemelerin kontrolü, izlenmesi ve takibi için periyodik aralıklarla raporlama yapılmalıdır. Lojistik süreçlerdeki her türlü işlem ve malzeme giriş-çıkışları kayıt altına alınarak raporlanmalıdır. Bu raporlar sayesinde operasyonlardaki aksaklıklar hızlıca tespit edilir, geliştirilmesi gereken yönler belirlenir ve afet anında uygulanacak en uygun müdahale yöntemi netleştirilir. Afete hazırlık ve müdahale süreçlerinde görev alacak personelin yetkinliğini artırmak amacıyla, tespit edilen veya yeni gelişmeler doğrultusunda ortaya çıkan eğitim ihtiyaçlarına yönelik düzenli hizmet içi eğitimler düzenlenmelidir. Bu eğitimler, insan kaynaklarının operasyonel becerilerini en üst seviyede tutarak afet anındaki koordinasyon hatalarını ve zaman kayıplarını minimuma indirmeyi hedefler. Afet öncesi hazırlık aşamasının temel amaçları, afet anında kaosu önlemek ve hayat kurtarma sürecini maksimum hıza ulaştırmaktır. Bu kapsamda ilk olarak, süreçlerde görev alacak kişilerin listelenmesi ve görev tanımlarının yazılı olarak açıkça belirlenmesi sağlanır. Afet bölgesine ulaşımı sağlayacak en kısa, en güvenli ve en uygun alternatif güzergâhlar önceden belirlenerek haritalandırılır. Böylece en kısa sürede en fazla sayıda afetzedenin kurtarılması hedeflenir. İhtiyaçların türü ve miktarını belirleyerek doğru kişilere doğru ürünlerin ulaştırılmasını sağlayan toplama ve dağıtım sistemleri tasarlanır. Acil durum senaryolarına uygun olarak en doğru depo sayıları, kapasiteleri ve konumları belirlenir. Araç ve depo kapasitelerinden maksimum düzeyde yararlanmak için ürün özelliklerine uygun taşıma modları seçilir, taşıt güzergâhları optimize edilir ve depolama maliyetleri en uygun seviyeye getirilir. Son olarak, eldeki finansal kaynaklar en etkin şekilde planlanarak mevcut bütçe ile maksimum sayıda afetzedeye yardım ulaştırılması garanti altına alınır.