Klasik komuta örgüt yapılarında emir ve yönergeler genel müdürden aşağıya doğru akarken; raporlar, istekler ve bilgi vermeler astlardan üstlere doğru akar. En zayıf yönü, mesajın alt kademelere ulaşana kadar değişikliğe uğramasıdır.
Fonksiyonel yaklaşım üç temel soru sorar: Örgütsel olayları yaratmak için hangi parçalar birlikte çalışır? Sistem dinamiklerini sürdürmeye iletişim nasıl katkı yapar? Örgütün varlığını sürdürmesinde iletişimin rolü nedir?
Örgüt içinde etkili bir iç formel iletişim bulunmadığında informel iletişim hızla gelişir. Çalışanlar hem kendileri hem de firmaları hakkında konuşma konusundaki psikolojik ihtiyaçlarını dedikodu ve söylentiler yoluyla giderirler.
Kınama ve iş anlaşmazlıklarının çözümünde sadece sözlü mesajların kullanımı yazılı desteklenenlere göre daha etkilidir. Buna karşın direktifler, talimatlar ve önemli politika değişikliklerinde yazılı mesajlarla desteklemek şarttır.
Çapraz iletişim, komuta-uzman ve matriks örgüt yapılarında önem kazanır. Genel müdürün hiyerarşik basamakları izlemeden farklı kademelerdeki birimlerle doğrudan haberleşmesi, zamandan tasarruf etme isteğinin sonucudur.
İletişim yükünün az olması rutin işlerde potansiyelin harcanmamasına ve kapasitenin düşmesine neden olur. Fazla yük durumu ise mesaj karışıklıkları, stres ve gerilim ortamı yaratarak karar verme sürecine zarar verir.
Bu yaklaşıma göre bütün sürekli insan etkileşimleri bir formdan diğerine değişen bir iletişimdir. Yaşayan örgütler içindeki insan etkileşimi, yapılar ve teknolojiler bireylerin tepki gösterdiği enformasyondan meydana gelir.
Kimlik oluşturma, benzerlikler yapılandırılarak içinde bizleri yönlendiren ve dünyaya kurallar getiren dinamik bir sosyal süreçtir. Bu süreç, insanları ikna etme ve ikna edilme kolaylığı sağlayarak grup bağlarını temsil eder.