İşletmelerin ürettikleri ürünlerin maliyetlerini hesaplarken hangi yöntemi kullanacaklarını belirleyen en temel unsurlar, üretimin gerçekleştirilme şekli ve yöneticilerin karar alma süreçlerinde ihtiyaç duydukları bilgi gereksinimleridir. Bazı işletmelerde birbirinden tamamen farklı özelliklere sahip ürünler ya da ürün grupları üretilir. Doğal olarak bu ürünlerin her birinin üretiminde kullanılan malzeme miktarı, işçilik süresi ve diğer kaynak tüketimleri farklı olacağından maliyetleri de birbirinden farklı olacaktır. Yöneticilerin hangi üründen ne kadar kâr elde edildiğini görebilmesi, fiyatlandırma kararlarını doğru verebilmesi ve kârlılık analizleri yapabilmesi için maliyetlerin ürün veya ürün grubu bazında izlenmesi zorunludur. Bu gereksinim, maliyet unsurlarının ürün ya da ürün grupları bazında izlendiği sipariş maliyeti sistemi ile karşılanır. Bu sistemde her bir sipariş veya iş, kendi başına bir maliyet biriktirme merkezi olarak kabul edilir. Maliyet muhasebesinin temel amaçlarından biri, üretim maliyetini ve dolayısıyla birim maliyeti doğru saptamaktır. Birim maliyetin bilinmesi işletmeler için iki temel nedenle hayati öneme sahiptir. Birincisi, dönem sonu bilançosunda yer alacak ilk madde ve malzeme, yarı mamul ve mamul stoklarının değerlerini belirlemektir. İkincisi ise işletmenin günlük faaliyetlerinde ve stratejik planlamalarında vereceği kararların büyük ölçüde maliyet bilgilerine dayanmasıdır. Bir işletmenin maliyetlerini hangi sistemle izlemesi gerektiği, üretimin fiziksel yapısına bağlıdır. Bu bağlamda iki temel üretim yapısı ve buna bağlı iki farklı maliyet sistemi mevcuttur. Sipariş maliyet sisteminde, az sayıda ve birbirinden belirgin şekilde farklı ürünler veya ürün grupları üretilir. Uçak, gemi, inşaat, matbaa, tamir işleri ve denetim firmaları bu yapıya örnek gösterilebilir. Örneğin, bir otomobil tamir servisi bir ayda yüzlerce araca hizmet verebilir ancak her aracın tamirinde kullanılan malzeme, harcanan işçilik saati ve süre farklıdır. Bu nedenle toplam maliyeti araç sayısına bölerek birim maliyet bulunamaz; her işin maliyeti ayrı ayrı izlenmelidir. Safha maliyet sisteminde ise sürekli, standart ve kitle halinde bir üretim söz konusudur. Çimento, gıda, tekstil, kimya ve ilaç sanayi gibi sektörlerde standart ürünler birbirini izleyen departmanlarda veya safhalarda üretilir. Her safha üretimin belirli bir aşamasını gerçekleştirir ve o safhadaki tüm ürünler aynı maliyete maruz kalır. Bu işletmelerde her bir ürünün maliyetini tek tek izlemek anlamsızdır; maliyetler departmanlar bazında toplanır ve birim maliyet, her departmanın birim maliyetlerinin toplanmasıyla bulunur. İki sistem arasındaki temel farklar özetlenecek olursa: Sipariş maliyet sisteminde az sayıda ve farklı ürünler üretilirken, safha maliyet sisteminde çok sayıda ve standart ürünler üretilir. Sipariş sisteminde maliyetler her bir iş/sipariş için ayrı ayrı hesaplanırken, safha sisteminde üretim departmanları bazında hesaplanır. Sipariş sisteminde birim maliyet, o işe ait toplam maliyetin o iş kapsamındaki üretim adedine bölünmesiyle bulunurken; safha sisteminde her bir departmanın birim maliyetleri toplanarak nihai birim maliyete ulaşılır. Sipariş maliyet sisteminde üretilen her bir ürün ya da ürün grubu ayrı bir 'iş' (parti veya sipariş) olarak tanımlanır. İş kavramı, yat üreten bir işletme için tek bir yatı temsil edebileceği gibi, mobilya üreten bir işletme için belirli sayıda koltuk, kanepe ve sehpadan oluşan bir oturma grubunu da temsil edebilir. Bu sistemin uygulanması için mutlaka önceden bir müşteriden sipariş alınması şart değildir; işletme kendi pazar öngörülerine dayanarak stoka üretim yaparken de ürün grupları bazında bu sistemi kullanabilir. Direkt ilk madde ve malzeme maliyetlerinin takibi, malzeme ambarından yapılan çekilişlerin kaydedildiği 'malzeme takip formları' (veya malzeme talep formları) ile gerçekleştirilir. Bu formlarda malzemenin türü, miktarı, birim maliyeti ve en önemlisi hangi işte kullanılacağı bilgisi yer alır. Maliyet muhasebesi departmanı bu formlardaki bilgileri ilgili işin 'sipariş maliyet kartına' aktarır. Entegre yazılım kullanan işletmelerde bu aktarım otomatik olarak gerçekleşir. Direkt işçilik maliyetleri ise 'işçilik takip formları' aracılığıyla işler bazında izlenir. Üretim departmanlarında doldurulan bu formlarda hangi işçinin, hangi işte kaç saat çalıştığı kaydedilir. Saat ücretleri genellikle gizli veya herkes tarafından bilinmeyen bilgi olduğundan, formun ücretlendirme kısmı maliyet muhasebesi departmanı tarafından tamamlanır. Genel üretim giderleri ise doğrudan işlerle ilişkilendirilemediği için önceden belirlenmiş yükleme oranları kullanılarak işlere yüklenir. İş tamamlandığında, sipariş maliyet kartındaki direkt malzeme, direkt işçilik ve yüklenen genel üretim giderleri toplanarak toplam maliyet ve birim maliyet hesaplanır. Sipariş maliyet sisteminde üretim süreci ve maliyet akışı belirli bir muhasebe düzeni içinde hesaplara yansıtılır. İlk olarak, üretimde kullanılmak üzere malzeme satın alındığında '150 İlk Madde ve Malzemeler' hesabı borçlandırılır. Bu malzemeler direkt veya endirekt ayrımı yapılmaksızın bu hesapta toplanır. Üretim için ambardan direkt malzeme çekildiğinde, malzeme stoklarında azalış meydana gelirken üretim maliyetlerinde artış olur; bu işlem '710 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri' hesabı borçlandırılarak ve '150 İlk Madde ve Malzemeler' hesabı alacaklandırılarak kaydedilir. Üretimde çalışan direkt işçilerin işçilik takip formları muhasebeye ulaştığında, ilgili işlerin maliyetini oluşturmak üzere '720 Direkt İşçilik Giderleri' hesabı borçlandırılır, karşılığında ilgili vergi, sosyal güvenlik kesintileri ve gider tahakkukları hesapları alacaklandırılır. Genel üretim giderleri kapsamında ambardan endirekt malzeme (örneğin tutkal, çivi vb.) çekildiğinde veya endirekt işçilik tahakkuk ettiğinde bu giderler '730 Genel Üretim Giderleri' hesabının borcuna kaydedilir. Dönem sonunda veya iş tamamlandığında, bu üç temel maliyet unsuru '151 Yarı Mamul Üretim' hesabında toplanır. Bu aşamada direkt malzeme ve direkt işçilik gerçekleşen tutarları üzerinden, genel üretim giderleri ise önceden belirlenen yükleme oranlarına göre yansıtma hesapları ('711', '721', '731') kullanılarak '151 Yarı Mamul Üretim' hesabına aktarılır. İş tamamlandığında '152 Mamuller' hesabı borçlandırılıp '151' nolu hesap alacaklandırılarak yarı mamul mamule dönüştürülür. Satış gerçekleştiğinde ise satış geliri kaydedilirken, sürekli envanter yöntemi gereği '621 Satılan Mamuller Maliyeti' hesabı borçlandırılarak mamul stokundan çıkış yapılır. Dönem sonunda, fiili maliyetlerin izlendiği hesaplar ile maliyetlerin üretime aktarılmasında kullanılan yansıtma hesapları karşılaştırılarak kapatılır. Direkt malzeme ve direkt işçilik giderleri gerçekleşen tutarlar üzerinden yansıtıldığı için '711' ve '721' nolu yansıtma hesapları ile '710' ve '720' nolu gider hesapları arasında bir fark oluşmaz ve karşılıklı kapatılır. Ancak fiili genel üretim giderlerinin izlendiği '730' nolu hesap ile işlere yüklenen tutarların izlendiği '731' nolu yansıtma hesabı arasında bakiye farkı oluşması kaçınılmazdır. Bu farka 'eksik veya fazla yüklenen genel üretim gideri' denir. Eğer yüklenen genel üretim gideri (731 alacak bakiyesi), gerçekleşen genel üretim giderinden (730 borç bakiyesi) küçük ise eksik yükleme; büyük ise fazla yükleme söz konusudur. Bu farkların dönem sonunda ilgili hesaplara dağıtılarak düzeltilmesi gerekir. Dağıtım işlemi, dönem sonundaki '151 Yarı Mamul Üretim', '152 Mamuller' ve '621 Satılan Mamuller Maliyeti' hesaplarının kalan tutarlarının toplam içindeki ağırlık oranlarına göre yapılır. Her hesaba kendi oranı ölçüsünde fark payı dağıtılarak düzeltme kaydı oluşturulur. Eğer eksik veya fazla yüklenen genel üretim gideri tutarı işletme ölçeğinde önemsiz veya çok küçük bir tutar ise, detaylı hesaplamalarla uğraşmamak ve muhasebe sürecini sadeleştirmek adına bu farkın tamamı doğrudan '621 Satılan Mamuller Maliyeti' (veya Tek Düzen Hesap Planındaki koduyla 620) hesabı kullanılarak kapatılabilir. Bu pratik yaklaşım, hem zaman tasarrufu sağlar hem de mali tabloların anlamlılığını bozmadan düzeltme işleminin hızlıca tamamlanmasına olanak tanır.