Ünite 10: 10. İletişim

İletişim Süreci Modeli

James H. Donnely ve arkadaşları tarafından tanımlanan süreç, kaynak ve alıcı arasında bilgi alışverişini esas alır. İletişim, 1990 tarihli Fundamentals of Management kitabında temel bir yönetim fonksiyonu olarak vurgulanmıştır.

Algısal Hatalar

İletişimdeki yanlış anlaşılmaların en büyük sebebi algısal hatalardır. Algılama; kişilik, yaş, cinsiyet ve sosyokültürel çevreden etkilenen öznel bir süreçtir.

Kanal Zenginliği Hiyerarşisi

Richard Daft'ın 1997 tarihli Management kitabında belirttiği üzere, yüz yüze iletişim en zengin kanaldır. Durağan ve kişisel olmayan kanallar (raporlar gibi) ise en fakir kanallar olarak sınıflandırılmıştır.

Resmi İletişim Araçları

İşletmelerde resmi kanallar; intranet, prosedürler, performans geri beslemeleri ve faaliyet raporları gibi önceden belirlenmiş yapılardır.

Anahtar Kavramlar

İletişimKaynak ve alıcı arasında bilgi alışverişi ve bilginin anlaşılması sürecidir. Örnek: Bir yöneticinin stratejik bir kararı çalışanlarına aktarıp onların bunu doğru anlamasını sağlaması.

AlgılamaDuyumların yorumlanarak anlamlı hale getirilmesi sürecidir. Örnek: Bir çalışanın yöneticisinin sert bakışını, 'işini iyi yapmadığı' şeklinde yorumlaması.

Basmakalıp YargıBir grup için yayılmış özelliklerin o gruba mensup kişiye aynen yakıştırılmasıdır. Örnek: Gençlerin yaşlıları yeniliklere kapalı olarak etiketlemesi.

Halo EtkisiKişinin tek bir özelliğinden yola çıkarak tüm özellikleri hakkında genelleme yapılmasıdır. Örnek: İyi giyimli birinin aynı zamanda çok zeki olduğunun varsayılması.

KodlamaKaynağın mesajı iletmek için sistematik semboller setine dönüştürmesidir. Örnek: Bir finansal raporun rakamlar ve grafiklerle ifade edilmesi.

MesajDuygu ve düşüncelerin anlatılması için kullanılan semboller topluluğudur. Örnek: Bir iş emrinin yazılı metin olarak iletilmesi.

İletişim KanalıMesajın göndericiden alıcıya ulaşmasını sağlayan yoldur. Örnek: Yüz yüze görüşme, e-posta veya telefon.

Geri BeslemeAlıcının mesajı alıp anlamlandırdıktan sonra verdiği yanıttır. Örnek: Bir çalışanın aldığı talimatı anladığını teyit etmek için başını sallaması.

Algıda SeçicilikBireyin çevresindeki uyarıların sadece bir kısmını alıp yorumlamasıdır. Örnek: Bir yöneticinin sadece kendi beklentilerine uygun olan raporları dikkatle incelemesi.

Semantik ProblemlerKullanılan sembollerin veya kelimelerin farklı anlamlara gelmesi sonucu oluşan iletişim hatasıdır. Örnek: Bir departmanın kullandığı teknik terimin diğer departman tarafından farklı anlaşılması.

Kanal Zenginliğiİletişim kanalının mesajı iletme kapasitesidir. Örnek: Yüz yüze iletişim, beden dili ve vurgu içerdiği için en zengin kanaldır.

Yukarıdan Aşağıya İletişimYöneticilerden çalışanlara doğru hiyerarşik bilgi akışıdır. Örnek: Şirket hedeflerinin ve stratejilerinin çalışanlara duyurulması.

Aşağıdan Yukarıya İletişimÇalışanlardan yöneticilere doğru bilgi akışıdır. Örnek: Çalışanların sorunlarını veya önerilerini yönetime iletmesi.

Yatay İletişimAynı hiyerarşik düzeydeki bölümler veya çalışanlar arasındaki iletişimdir. Örnek: Satış ve üretim departmanlarının koordinasyon toplantısı.

Açık İletişimBilginin tüm fonksiyonlar ve hiyerarşik kademelerde serbestçe paylaşılmasıdır. Örnek: Şirketin tüm finansal verilerinin çalışanlarla şeffaf bir şekilde paylaşılması.

Diyalogİşbirliği ve güvene dayalı bir kültür yaratmayı amaçlayan iletişim sürecidir. Örnek: Farklı görüşteki takım üyelerinin bir amaç etrafında ortak paydada buluşması.

Resmi İletişim KanallarıYeri, zamanı ve şekli işletme tarafından belirlenmiş kanallardır. Örnek: İşletme içi yazışmalar, prosedürler ve faaliyet raporları.

Diğer Önemli Bilgiler

İnformal İletişim

İşletme tarafından belirlenmeyen, kendiliğinden oluşan kanallardır. Dedikodu, söylenti ve informal gruplar bu kategoriye girer.

Etkin Geri Besleme

Tamer Koçel'in 2010 tarihli İşletme Yöneticiliği kitabına göre, etkin geri besleme kişiyi küçük düşürmez, aksine yardımcı olmayı amaçlar ve davranış üzerinde durur.

Merkezileşmiş İletişim Ağları

Zincir, merkezi ve Y modelleri merkezileşmiş ağlardır. Bu modeller, basit sorunların çözümünde çok hızlı ve etkindir.

Merkezileşmemiş İletişim Ağları

Dairesel ve serbest modellerdir. Karmaşık ve belirsiz işlerin çözümünde bilgi havuzu oluşturdukları için daha başarılıdırlar.

İletişim Engelleri

Algıda seçicilik, zaman baskısı, gürültü ve semantik problemler iletişimi bozan temel unsurlardır. Bu engeller, mesajın alıcı tarafından yanlış yorumlanmasına yol açar.

Diyalog Tekniği

Takım çalışmasında paylaşılan amaçlar üzerinde hemfikir olmayı sağlar. Tartışmanın aksine, farklılıkların kabul görmesini ve güvene dayalı bir kültür oluşmasını hedefler.

İletişim ve Motivasyon

Geri besleme, sadece bir bilgi aktarımı değil, aynı zamanda bir motivasyon ve ödüllendirme aracıdır. Davranışların pekiştirilmesinde kritik rol oynar.

İletişim İlişkileri

İşletmelerde iletişim; yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay ve çapraz olmak üzere dört boyutta ele alınır.

Sınavda Dikkat Et

İletişim kanallarının zenginlik hiyerarşisini (Yüz yüze > İnteraktif > Durağan) mutlaka ezberleyin; sınavda kanal seçimi ile ilgili soru çıkabilir.
Algısal hatalar (Basmakalıp yargı ve Halo etkisi) arasındaki farka dikkat edin; biri grup genellemesi, diğeri bireysel özellik genellemesidir.
İletişim modellerinin (Merkezi vs. Merkezileşmemiş) hangi tür işlerde (basit vs. karmaşık) daha başarılı olduğunu karıştırmayın.
Etkin ve etkin olmayan geri besleme özelliklerini tablo üzerinden karşılaştırın; 'Geneldir' ifadesi etkin olmayan geri beslemeye aittir.
Resmi ve gayri resmi kanalları ayırt edin; dedikodu ve söylenti gibi unsurların resmi olmadığını unutmayın.
İletişim sürecinin unsurlarını (Kaynak, Mesaj, Kanal, Alıcı, Geri Besleme) sırasıyla bilin; bu süreçte 'gürültü' bir engelleyicidir.