İşletmelerin ürettikleri ürünlerin maliyetini hesaplarken hangi yöntemi kullanacaklarını belirleyen en temel unsurlar, üretimin gerçekleştirilme şekli ile yöneticilerin karar alma süreçlerindeki bilgi gereksinimleridir. Bazı işletmelerde birbirine benzemeyen, farklı özelliklere sahip ürünler veya ürün grupları üretilir. Doğal olarak bu ürünlerin her birinin işletmeye getirdiği maliyet yükü birbirinden farklı olacaktır. Yöneticilerin hangi üründen ne kadar kâr elde edildiğini analiz edebilmesi için maliyetlerin ürün bazında ayrı ayrı izlenmesi gerekir. Bu takip ihtiyacı, maliyet unsurlarının ürün ya da ürün grupları bazında izlenmesine olanak tanıyan sipariş maliyeti sistemi ile karşılanır. Maliyet muhasebesinin en temel amaçlarından biri, üretim maliyetini ve dolayısıyla birim maliyeti doğru bir şekilde saptamaktır. Birim maliyet bilgisinin doğru hesaplanması işletmeler için iki temel nedenden ötürü kritik öneme sahiptir. İlk olarak, üretim yapan bir işletmenin elinde bulundurduğu ilk madde ve malzeme, yarı mamul ve mamul stoklarının dönem sonu bilançosunda hangi değerlerle gösterileceğini belirlemek için bu maliyetlerin bilinmesi şarttır. İkinci olarak ise, işletmelerin günlük faaliyetlerini sürdürürken ve geleceğe yönelik stratejik kararlar alırken kullandıkları verilerin çok büyük bir kısmı maliyet bilgilerine dayanır. Bir işletmede kurulacak maliyet sisteminin yapısı, doğrudan üretimin nasıl yapıldığına bağlıdır. Bu bağlamda iki farklı üretim yapısından ve dolayısıyla iki temel maliyet sisteminden söz edilir: Sipariş Maliyet Sistemi ve Safha Maliyet Sistemi. Az sayıda, birbirinden belirgin özelliklerle ayrılan ve özel nitelikli ürünler üreten işletmeler (örneğin uçak, gemi, inşaat, matbaa, tamirat ve bağımsız denetim firmaları) sipariş maliyet sistemini kullanırlar. Buna karşılık, sürekli ve standart ürünleri birbirini izleyen departmanlar veya safhalar aracılığıyla üreten işletmeler (çimento, gıda, tekstil, kimya ve ilaç firmaları) safha maliyet sistemini tercih ederler. Sipariş maliyet sisteminde, üretilen her bir ürün veya ürün grubu ayrı bir 'iş' (parti veya sipariş) olarak tanımlanır. Bu iş, yat üreten bir işletmede tek bir yatı temsil edebileceği gibi, mobilya üreten bir işletmede belirli sayıda koltuk, kanepe ve sehpadan oluşan tek bir oturma grubunu da temsil edebilir. Bu sistemde maliyetlerin yöneticiler için anlamlı ve kullanılabilir olması, her bir işin maliyetinin ayrı ayrı kaydedilmesi ve izlenmesi ile mümkündür. Sipariş maliyet sisteminin uygulanabilmesi için her zaman önceden kesin bir sipariş alınması zorunlu değildir. İşletmeler, geçmiş yıl verilerine ve gelecekteki muhtemel taleplere dayanarak yaptıkları üretim planları doğrultusunda stoka üretim de yapabilirler. Örneğin, bir mobilya fabrikası sipariş almadan farklı özelliklerde oturma grupları üretip bunları daha sonra satmak üzere stoklayabilir. Bu tür bir üretim yapısı da sipariş maliyeti (veya karma maliyet) sistemine tam uyum gösterir. Sistemde maliyet unsurlarının takibi üç ana başlıkta gerçekleştirilir: Direkt İlk Madde ve Malzeme Maliyeti, Direkt İşçilik Maliyeti ve Genel Üretim Giderleri. Direkt malzemeler, ambarlardan 'malzeme takip (talep) formu' ile çekilir ve bu formda malzemenin hangi işte kullanılacağı mutlaka belirtilir. Direkt işçilik maliyetleri ise 'işçilik takip formları' aracılığıyla işçi bazında ve çalışılan saat üzerinden işlere dağıtılır. Genel üretim giderleri ise önceden belirlenmiş yükleme oranları kullanılarak işlere aktarılır. İş tamamlandığında bu üç unsurun toplamı alınarak toplam maliyete ve üretilen adede bölünerek birim maliyete ulaşılır. Sipariş maliyet sisteminde tüm malzeme hareketleri muhasebe hesapları üzerinden titizlikle takip edilir. İşletme üretimde kullanmak üzere direkt veya endirekt her türlü malzemeyi satın aldığında, bu malzemeler '150 İlk Madde ve Malzemeler' hesabının borcuna kaydedilir. Malzemeler satın alınırken kredili alım yapılması durumunda satıcılar hesabı alacaklandırılır ve katma değer vergisi de ilgili hesapta izlenir. Malzeme ambarından üretime gönderilmek üzere direkt malzeme çekildiğinde, malzeme stoklarında bir azalış meydana gelirken üretim maliyetlerinde artış olur. Bu işlem, malzeme talep formuna dayanılarak '710 Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri' hesabının borcuna ve '150 İlk Madde ve Malzemeler' hesabının alacağına kaydedilerek muhasebeleştirilir. Eğer çekilen bu direkt malzemeler fazla gelirse veya istenen nitelikte olmadığı için ambara iade edilirse, yapılan bu kaydın tam tersi yapılarak düzeltme sağlanır. Üretimde kullanılan endirekt malzemeler ise doğrudan ürünün maliyetine yüklenemediği için '730 Genel Üretim Giderleri' hesabının borcuna kaydedilir. Endirekt malzemelerin ambara iade edilmesi durumunda da yine ters kayıt yöntemi uygulanarak genel üretim giderleri hesabı alacaklandırılır ve ilk madde malzeme hesabı borçlandırılarak stoklar düzeltilir. Üretim departmanlarından gelen işçilik takip formları doğrultusunda, direkt işçilerin hangi iş için ne kadar süre çalıştığı belirlenir. Bu süreler ve saat ücretleri esas alınarak hesaplanan direkt işçilik maliyetleri '720 Direkt İşçilik Giderleri' hesabının borcuna kaydedilir. Alacaklı hesaplar olarak ise personelle ilgili yasal kesintiler, vergiler ve net ücret borçlarını gösteren '360 Ödenecek Vergi ve Fonlar', '361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri' ve '381 Gider Tahakkukları' hesapları kullanılır. Endirekt işçilikler, belirli bir iş bazında günlük olarak izlenmediğinden, her ay sonunda ücret tahakkuku yapıldığında endirekt işçilik tutarları doğrudan '730 Genel Üretim Giderleri' hesabının borcuna kaydedilerek muhasebeleştirilir. Bu sayede üretimle doğrudan ilişkilendirilemeyen tüm işçilik maliyetleri genel üretim giderleri havuzunda toplanmış olur. Üretilen işlerin toplam maliyetini belirlemek ve dönem sonlarında yarı mamul stoklarının değerini saptamak amacıyla, gerçekleşen direkt malzeme ve direkt işçilik giderleri ile önceden belirlenmiş oranlara göre yüklenen genel üretim giderleri '151 Yarı Mamul Üretim' hesabında toplanır. Bu aktarım işleminde yansıtma hesapları olan '711', '721' ve '731' nolu hesaplar alacaklandırılarak yarı mamul hesabı borçlandırılır. İş tamamlandığında ise '152 Mamuller' hesabı borçlandırılarak '151 Yarı Mamul Üretim' hesabı alacaklandırılır ve süreç tamamlanır. Dönem sonlarında, fiili maliyetlerin izlendiği hesaplar ile yansıtma hesapları karşılaştırılarak kapatılır. Direkt malzeme ve direkt işçilik giderleri fiili tutarlar üzerinden yansıtıldığı için aralarında bir fark oluşmaz ve '711' ile '721' nolu yansıtma hesapları borçlandırılarak '710' ve '720' nolu fiili gider hesapları alacaklandırılıp kapatılır. Ancak, genel üretim giderleri önceden belirlenmiş tahmini oranlarla yüklendiğinden, fiili giderleri izleyen '730' hesabı ile yüklenen giderleri izleyen '731' yansıtma hesabı arasında fark oluşması kaçınılmazdır. Oluşan bu farka 'eksik veya fazla yüklenen genel üretim gideri' adı verilir. Eğer yüklenen tutar gerçekleşen tutardan küçükse eksik yükleme, büyükse fazla yükleme söz konusudur. Bu farklar, dönem sonundaki '151 Yarı Mamul Üretim', '152 Mamuller' ve '621 Satılan Mamullerin Maliyeti' hesaplarının bakiye büyüklükleri oranında dağıtılarak düzeltilir. Bu sayede dönem sonu tablolarının fiili maliyetleri yansıtması sağlanır. Eğer ortaya çıkan eksik veya fazla yükleme tutarı işletme ölçeğine göre önemsiz ve çok küçük bir tutardan ibaretse, muhasebe sürecini karmaşıklaştırmamak adına detaylı dağıtım tablosu yapılmaz. Bu durumda fark tutarı doğrudan '621 Satılan Mamuller Maliyeti' hesabı ile ilişkilendirilerek kapatılır. Bu pratik yöntem, hem zaman tasarrufu sağlar hem de maliyet muhasebesinin 'önemlilik' ilkesine uygun bir işlem yapılmasına olanak tanır.