Ünitenin tamamını tek sayfada görPremium
Yığın işlem (batch processing) ve çevrim içi işlem (on-line processing) ayrımı, bilgisayarların karakteristiklerini ve bilgi işlem yaklaşımlarını temel alan iki ana yöntemdir. İşletmelerin bilgi işlem sistemlerini tasarlarken ve yapılandırırken bu iki yaklaşımın işleyişini, avantajlarını ve denetim üzerindeki etkilerini çok iyi analiz etmesi gerekir. Bu iki yöntem, işletmenin operasyonel ihtiyaçlarına göre ayrı ayrı kullanılabileceği gibi hibrit bir yapıda bir arada da tercih edilebilir.
Yığın işlem, benzer nitelikteki işlemlerin veya belgelerin belirli bir sayıya ya da zamana ulaşıncaya kadar biriktirilmesi, gruplanması ve ardından tek bir paket halinde topluca işlenmesidir. Örneğin, bir işletmenin gün boyunca gerçekleştirdiği satış faturalarını biriktirip gün sonunda topluca sisteme girmesi ya da işçilerin haftalık zaman kartlarının biriktirilerek hafta sonunda işlenmesi yığın işleme örnek gösterilebilir. Bu yaklaşım, iş ve belge düzeni açısından kolaylık sağladığı gibi kontrol etkinliğini de artırıcı bir rol oynar.
Çevrim içi işlem sistemi ise yığın işlem sisteminin aksine, veri biriktirmeksizin ve bekleme süresi olmaksızın işlemlerin anında yapılmasını öngörür. Bu sistemde veriler, bir çevrim içi terminal aracılığıyla doğrudan ana işlem birimine aktarılır ve donanım birimleri doğrudan ana işlem biriminin denetimi altında çalışır. Çevrim içi sistemler kendi içinde 'çevrim içi yığın işlem' ve 'çevrim içi gerçek zamanlı işlem' olmak üzere iki farklı kategoride değerlendirilir.
Çevrim içi yığın işlemde veriler bilgisayara doğrudan girilir ancak anında işlenmez; daha sonra işlenmek üzere elektronik ortamda saklanır. Örneğin, bir banka şubesinden girilen verilerin gün boyunca toplanıp gün sonunda ana kütükleri güncellemek (update) üzere topluca işlenmesi bu yönteme örnektir. Çevrim içi gerçek zamanlı işlemde (on-line real-time processing) ise veri zaman farkı olmaksızın anında işlenir, ana kütükler o saniyede güncellenir ve kullanıcı çıktıyı anında alabilir. ATM'den yapılan bir havalenin dünyanın öbür ucundaki kişi tarafından anında çekilebilmesi gerçek zamanlı işleme en somut örnektir.
Veri tabanı (data base) sistemi, birbiriyle ilişkili kütüklerin (dosyaların) birleştirilerek birbirinden bağımsız alanlarda ortaklaşa kullanımına olanak veren gelişmiş bir yapılanmadır. Veri tabanı uygulamaları, verilerin birden fazla yerde gereksizce mükerrer olarak saklanmasını önler, disk belleğinde tasarruf sağlar, veriye erişimi hızlandırır ve bilginin çelişmesini önleyerek tutarlılığı güvence altına alır. Bu sistem, Veri Tabanı Yönetim Sistemi (VTYS) adı verilen ve uygulama programları ile veri arasında bir ara birim görevi üstlenen gelişmiş bir yazılımla yönetilir.
Geleneksel dosya sistemlerinde her departman kendi verisini ayrı tutarken, veri tabanı yaklaşımında ortak nitelikteki veriler (örneğin stok bilgileri) tek bir merkezde birleştirilir. Satış departmanı da satın alma departmanı da aynı güncel stok verisine erişir ve işlem yapar. Bu durum hem veri tutarlılığını sağlar hem de işlemlerin sorgulanmasını ve raporlanmasını son derece kolaylaştırır.
Günümüzde işletmelerin neredeyse tüm süreçleri Bilgi Teknolojileri (BT) altyapısı üzerinden yürütülmektedir. Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri, Elektronik Veri Değişimi (EVD) ve Elektronik Fon Transferi (EFT) gibi teknolojiler sayesinde işlemler kağıtsız ortamda otomatik olarak başlatılmakta, kaydedilmekte ve raporlanmaktadır. Bu denli karmaşık, bütünleşik ve otomatikleşmiş süreçlerin geleneksel (konvansiyonel) denetim yöntemleriyle incelenmesi artık imkansız hale gelmiştir.
BT kullanımı, iç kontrolün beş temel bileşeni olan kontrol ortamı, risk belirlemesi, kontrol eylemleri, bilgi ve iletişim ile izleme süreçlerini doğrudan etkiler. BT, iç kontrolün önceden tanımlanmış kurallarının hatasız ve sürekli uygulanmasını sağlar, bilginin zamanlılığını ve doğruluğunu artırır, görevler ayrılığı ilkesinin sistem düzeyinde uygulanmasını kolaylaştırır. Ancak bu durum, sistemlere yetkisiz erişim, verilerin tahrip edilmesi, programların yetkisiz değiştirilmesi ve olası veri kayıpları gibi yeni ve özgül riskleri de beraberinde getirir.
Denetçinin görevi, finansal raporlama hedeflerini etkileyen BT kontrollerini tanımlamak, bu kontrollerin tasarımını ve işleyişini test etmek ve elde ettiği güvenceye dayanarak finansal tabloların güvenilirliği hakkında bir yargıya varmaktır. BT ortamında güvence, iç kontrol sisteminin içine yerleştirilmiş olan BT kontrolleriyle sürekli, güvenilir ve izlenebilir bir kanıt zinciri (denetim izi) oluşturularak sağlanmalıdır.
BT ortamında denetim gerçekleştiren bir denetçi üç temel yaklaşımdan yararlanabilir: Bilgisayarın çevresinden denetim, bilgisayarın içinden denetim ve bilgisayarla denetim. Bilgisayarın çevresinden denetimde denetçi, bilgisayarı bir 'kara kutu' olarak görür; sadece sisteme giren girdileri ve çıkan çıktıları karşılaştırır, aradaki işlem mantığını denetleyemez. Bu yaklaşım denetim izinin kaybolduğu durumlarda yetersiz kalır. Bilgisayarın içinden denetimde ise denetçi programlama mantığını, sistem kontrollerini ve otomatik işlem adımlarını test ederek 'beyaz kutu' yaklaşımını benimser.
Bilgisayarla denetim yaklaşımı ise Bilgisayar Destekli Denetim Teknikleri (BDDT) ve özellikle Genelleştirilmiş Denetim Yazılımları (GDY) kullanılarak veri analizlerinin yapılmasını içerir. GDY, denetçinin teknik bilgi ihtiyacını azaltırken büyük veri kütükleri üzerinde hızlıca örnekleme yapmasına, hesaplamaları doğrulamasına ve tutarsızlıkları raporlamasına olanak tanır. BT ortamında denetim süreci; denetim planlaması ve BT kontrol çevresinin anlaşılmasıyla başlar, risklerin (doğal risk, kontrol riski, bulma riski) belirlenmesi, genel ve uygulama kontrollerinin test edilmesi, tözel testlerin yapılması ve raporlama adımlarıyla tamamlanır.
Denetçi, planlama aşamasında işletmenin BT sisteminin karmaşıklık düzeyini analiz eder. Eğer sistem çok karmaşıksa, denetimden çekilmek yerine bir BT denetim uzmanından destek almayı tercih edebilir. Yapılan risk değerlendirmelerinin ardından denetçi, kontrol riskini azaltmak amacıyla öncelikle genel kontrolleri, ardından ise uygulama kontrollerini test eder. Kontrollerin güvenilir bulunması durumunda yapılacak tözel testlerin kapsamı daraltılır; aksi takdirde tözel testler genişletilir.
Genel kontroller, BT ortamında işlemlerin güvenliğini ve sürekliliğini sağlamak amacıyla tüm sistemi ve altyapıyı kapsayan politika ve yordamlardır. Örgütsel kontroller, işletim sistemi kontrolleri, veri kaynağı kontrolleri, sistem geliştirme ve bakım kontrolleri ile bilgi işlem merkezi güvenliği genel kontrollerin kapsamına girer. Örneğin, veri tabanına yetkisiz erişimleri engellemek için parola kullanımı, parmak izi veya göz izi gibi biometrik yöntemler ve dış ağlardan gelecek saldırıları önlemek için güvenlik duvarları (firewall) genel kontroller kapsamında değerlendirilir.
Uygulama kontrolleri ise doğrudan belirli işlem döngülerine (ücretler, satışlar, satın almalar vb.) yönelik uygulama yazılımlarının içine yerleştirilmiş kontrollerdir. Bu kontroller girdi, bilgi işleme ve çıktı olmak üzere üç aşamada yapılandırılır. Girdi kontrolleri, hataların ve hilelerin en çok gerçekleştiği girdi noktasında verinin doğruluğunu sağlamayı amaçlar. Kaynak belgelerin önceden numaralandırılması, kodlama hatalarını önlemek için 'sağlama sayısı' (check digit) kullanılması ve yığın işlem kontrolleri girdi kontrollerinin en önemli unsurlarıdır.
Bilgi işleme kontrolleri, verinin sisteme girildikten sonra doğru işlenmesini güvence altına alır. Bu aşamada kullanılan geçiş kontrolleri (run-to-run controls), her işlem adımından sonra kontrol toplamlarının doğrulanmasını sağlar. Çıktı kontrolleri ise üretilen raporların ve çıktıların doğruluğunu, sadece yetkili kişilere dağıtılmasını ve özel raporların güvenliğini denetler. Denetçi, bu kontrollerin etkinliğini test etmek için veri testi tekniği, bütünleşik test tekniği (BTT) ve paralel benzetim gibi yöntemlerden yararlanır.