Tıbbi Belgeİnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar, teşhis, tedavi, ameliyat ve araştırmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde içeren yazılı, basılı veya dijital kaynaklardır.
Tıbbi BelgelemeTıbbi belgelerin bilimsel kurallara ve ilkelere uygun olarak toplanması, düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde yeniden hizmete sunulması işlemlerinin tamamını kapsayan süreçtir.
Hasta DosyasıSağlık kuruluşuna başvuran hastaların kaldıkları süre boyunca yapılan tüm teşhis, tedavi ve bakım işlemlerine ait belgelerin bilimsel kurallara uygun şekilde bir araya getirilmesiyle oluşan belge topluluğudur.
Hasta Dosyaları ArşiviHasta dosyalarının bilimsel kural ve standartlara uygun olarak toplandığı, düzenlendiği, güvenli şekilde saklandığı ve ihtiyaç anında hizmete sunulduğu uzmanlaşmış hastane birimidir.
ArşivKurumların veya kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan belgeleri toplayan, düzenleyen, koruyan ve tekrar yararlanılmasını sağlayan kuruluşlar veya bu belgelerin barındırıldığı fiziksel alanlardır.
ArşivciArşiv çalışmalarını bilimsel yöntemlerle yürüten, yöneten ve arşivcilik alanında özel mesleki eğitim almış yetkin uzman personeldir.
Eksik Dosyalar BölümüTaburcu olan hastaların dosyalarını teslim alan, dosyalardaki eksik form ve bilgileri niceliksel analiz yöntemiyle tespit edip tamamlanmasını sağlayan arşiv ünitesidir.
Niceliksel AnalizHasta dosyalarında bulunması gereken tüm formların, raporların ve imzaların eksiksiz olup olmadığını tespit etmek amacıyla yapılan sayısal ve biçimsel inceleme işlemidir.
Vekil DosyaAsıl dosyanın arşivden çıkarılması durumunda, yerine konulan ve dosyanın kimde, hangi tarihte ve hangi amaçla alındığını gösteren izleme fişini barındıran geçici dosyadır.
Hasta İndeksiHastaneye kabul edilen tüm hastaların kimlik bilgilerini ve dosya numaralarını içeren, dosyalara en kısa sürede ulaşmayı sağlayan alfabetik veya dijital arama aracıdır.
Hastalık ve Ameliyat İndeksiAynı türde hastalık veya ameliyat geçiren hastaların dosyalarına kolayca ulaşılmasını sağlamak amacıyla uluslararası kodlama sistemlerine göre oluşturulan indeks türüdür.
Doktor İndeksiHer hekim için ayrı düzenlenen, hekimin tedavi ettiği hastaları, tedavi sonuçlarını ve kalış sürelerini gösteren ve hekimin performansını değerlendirmede kullanılan gizli indekstir.
ICD-10Dünya Sağlık Örgütü tarafından geliştirilen ve ülkemizde de kullanımı zorunlu olan, hastalıkların ve ilgili sağlık sorunlarının uluslararası istatistiksel sınıflandırma sistemidir.
Renkli Dosyalama SistemiDosya numaralarındaki rakamların belirli renklerle kodlanması esasına dayanan, dosyaların hızlı bulunmasını ve yanlış rafa kaldırılmasını önleyen görsel dosyalama yöntemidir.
KlimatizasyonArşiv depolarındaki sıcaklık ve nem oranını dosyaların bozulmasını, küflenmesini önleyecek standartlarda sabit tutmak amacıyla kurulan iklimlendirme sistemidir.
HigrometreArşiv depolarındaki nem oranını ölçmek ve nemin ideal sınır olan %50-60 arasında kalmasını kontrol etmek için kullanılan nemölçer cihazdır.
Merkezi Örgüt ModeliHastanede tek bir arşivin bulunması ve tüm kliniklere ait hasta dosyalarının bu merkezde toplanıp saklanması esasına dayanan en verimli örgütlenme modelidir.
Birimleri Esas Alan Örgüt ModeliHasta dosyalarının her kliniğin kendi bünyesinde kurduğu bağımsız arşivlerde saklanması esasına dayanan, dağınıklığa yol açtığı için önerilmeyen modeldir.
Ünite Numaralama SistemiHastanın sağlık kurumuna ilk gelişinde aldığı dosya numarasını sonraki tüm başvurularında da kullanmasını sağlayan, mükerrer dosya açılmasını önleyen sistemdir.
Hasta Dosyaları Arşiv KomitesiTıbbi birim temsilcileri ve arşiv yöneticisinden oluşan, tıbbi kayıtların kalitesini denetleyen ve kullanılacak formları belirleyen çok disiplinli hastane komitesidir.
Epikriz (Çıkış Özeti)Hastanın hastaneye yatışından taburcu oluşuna kadar geçen süreçteki tüm teşhis, tedavi, ameliyat ve önerileri özetleyen resmi tıbbi belgedir.
