Ünite 10: Arşivlerde Ayıklama ve İmha İşlemleri

Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği (1993)

07.07.1993 tarihli ve 21630 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan yönetmelik, arşivlerdeki ayıklama ve imha usullerini belirleyen temel mevzuattır. 5. Kısım 30. Madde, imha edilecek malzemelerin listesini detaylandırır.

Komisyon Üye Sayısı

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu normal şartlarda 5 kişiden oluşur. Taşra arşivlerinde personel yetersizliği durumunda bu sayı en az 3 kişiye kadar düşebilir.

İmha Tutanağının Saklanma Süresi

İmha işleminin yapıldığını belgeleyen imha tutanakları, denetimlerde kullanılmak üzere kurum arşivinde 10 yıl süreyle muhafaza edilmek zorundadır.

İmha Listelerinin Onay Mercii

Hazırlanan imha listeleri Ankara'da Devlet Arşivleri uzmanlarının, taşrada ise kurum arşivinin onayından geçtikten sonra en üst amirin onayıyla kesinlik kazanır.

Anahtar Kavramlar

AyıklamaHukuki kıymetini ve delil olma vasfını yitirmiş, ileride saklanmasına lüzum görülmeyen belgelerin, arşivlik değeri olanlardan ayrılması işlemidir. Örneğin, süresi dolmuş bir personel izin onayının ayıklanması.

İmhaArşivlik değeri kalmamış, yasal saklama süresi dolmuş belgelerin, yönetmelikteki usullere göre yok edilmesi sürecidir. Örneğin, 5 yıllık saklama süresi dolan bir tekit yazısının komisyon kararıyla yok edilmesi.

Arşivlik MalzemeKurumun faaliyetleri sonucu oluşan ve gelecekte delil veya bilgi kaynağı olarak kullanılması gereken, saklanması zorunlu belgelerdir. Örneğin, kurumun kuruluşuna dair tapu senetleri daimi arşivlik malzemedir.

Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonuİmha edilecek belgeleri belirlemekle görevli, 5 kişiden (veya taşrada en az 3) oluşan, arşiv sorumlusu ve birim temsilcilerinden kurulan yetkili kuruldur.

İmha Listesiİmha edilecek belgelerin birimi, yılı, mahiyeti ve dosya planına göre detaylandırıldığı, komisyon tarafından imzalanan ve en üst amirin onayıyla kesinleşen belgedir.

İmha Tutanağıİmha işleminin gerçekleştiğini belgeleyen, komisyon tarafından iki nüsha halinde tutulan ve 10 yıl saklanan resmi belgedir.

Cari İşlemBir evrakın henüz aktif olarak kullanıldığı, üzerinde işlem yapıldığı veya hukuki geçerliliğini koruduğu dönemdir. Örneğin, devam eden bir mahkeme davasına ait yazışmalar.

Dosya PlanıKurumdaki belgelerin konularına ve aidiyetlerine göre sistematik bir şekilde düzenlenmesini sağlayan sınıflandırma şemasıdır.

Taşra ArşiviMerkez teşkilatı dışındaki birimlerde bulunan, kurumun yerel faaliyetlerine ait belgelerin muhafaza edildiği arşiv birimleridir.

Müteferrik YazışmalarKesin bir sonuç doğurmayan, daireler arası veya vatandaşlarla yapılan genel nitelikli, arşiv değeri taşımayan yazışmalardır.

Tekit YazısıBir işlemin sonucunu almak için gönderilen hatırlatma yazılarıdır; arşiv değeri taşımadıkları için genellikle imha listesine girerler.

Daimi SaklamaBelgenin tarihsel, hukuki veya idari önemi nedeniyle süresiz olarak muhafaza edilmesi gerekliliğidir.

ArşivistArşiv malzemelerinin tespiti, sınıflandırılması, ayıklanması ve korunması işlemlerini yürüten, bu konuda uzmanlaşmış kurum personelidir.

Diğer Önemli Bilgiler

İmha Edilecek Malzeme Örneği: İsimsiz Dilekçeler

Yönetmeliğe göre isimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçeler ile ihbar ve şikayetler, herhangi bir delil vasfı taşımadıkları için imha edilecek malzemeler arasındadır.

İmha Edilecek Malzeme Örneği: Personel Devam Çizelgeleri

Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları ve hasta sevk formları, güncelliğini yitirdikten sonra ayıklama ve imha komisyonu kararıyla imha edilebilir.

İmha Edilecek Malzeme Örneği: İmtihan Evrakları

İmtihan duyuruları, başvurular, tutanaklar, yazılı kağıtlar ve sonuç cetvelleri, yasal saklama süreleri dolduğunda imha edilecek malzemeler kapsamındadır.

İmha Edilecek Malzeme Örneği: Fazla Kopyalar

Aynı konuda yazılan yazıların kopyaları, çoğaltılmış örnekler ve bilgi için gönderilen tamimlerin fazla kopyaları, asılları ilgili birimde bulunduğu için imha edilebilir.

Komisyon Üyelerinin Nitelikleri

Komisyon üyeleri; kamu idaresi, evrak ve belge yönetimi ile bağlı bulundukları birimin hizmetleri konusunda bilgi ve tecrübe sahibi kişilerden seçilmelidir.

İmha Listesi Nüsha Sayısı

İmha edilecek malzemeler için hazırlanan imha listeleri, her sayfada komisyon üyelerinin imzası bulunacak şekilde 2 nüsha olarak düzenlenir.

Sınavda Dikkat Et

Komisyon üye sayılarına dikkat edin: Normalde 5, taşrada en az 3 kişidir.
İmha listelerinin onay sürecini unutmayın: Ankara'da Devlet Arşivleri uzmanları, taşrada kurum arşivi onayı şarttır.
İmha tutanaklarının saklama süresi 10 yıldır, bu rakamı diğer sürelerle karıştırmayın.
İmha edilecek malzemeler listesini ezberlemek yerine mantığını kavrayın: 'Fazla kopyalar', 'isimsiz dilekçeler' ve 'tekit yazıları' gibi değersiz belgeler imha edilir.
Komisyon üyelerinin değişimi 'kademeli' yapılmalıdır, bu işlem süreklilik için kritiktir.
İmha listeleri 2 nüsha hazırlanır ve her sayfası imzalanır, bu prosedür sınavda soru olarak gelebilir.