Arşiv MalzemesiÜzerinden 30 yıl geçmiş veya 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, devlet ve millet hayatı için tarihi/hukuki değer taşıyan belgelerdir. Örnek: Kurtuluş Savaşı dönemine ait yazışmalar.
Arşivlik MalzemeHenüz arşiv malzemesi olma süresini doldurmamış, ancak ileride arşiv malzemesi niteliği kazanacak belgelerdir. Örnek: 5 yıllık memur sicil dosyaları.
Birim ArşiviKurumların günlük iş akışında aktif kullanılan belgelerin 1-5 yıl süreyle saklandığı, ayıklama işleminin yapılmadığı arşiv birimidir.
Kurum ArşiviBirim arşivlerinden devralınan belgelerin 10-14 yıl süreyle saklandığı, kesin tasnif ve ayıklama işlemlerinin yapıldığı merkezi arşivdir.
TasnifBelgelerin, bir dosya planı çerçevesinde konu, numara veya kronolojik sıraya göre düzenlenerek araştırmaya hazır hale getirilmesi işlemidir.
Organik MetotArşiv belgelerinin, ait oldukları kurumun hiyerarşik yapısı ve işlem bütünlüğü bozulmadan düzenlenmesi esasına dayanan tasnif yöntemidir.
Uygunluk KontrolüBelgelerin arşiv birimine devredilmeden önce kayıt defterleri ile karşılaştırılarak eksikliklerinin (yırtık, numara hatası vb.) giderilmesi işlemidir.
Ayıklama ve İmha KomisyonuKurum arşivinde saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin tespiti ve imhası için kurulan, genellikle 5 kişiden oluşan yetkili kuruldur.
Arşiv Yer DamgasıBelgelerin aidiyetini ve bütünlüğünü sağlamak amacıyla evrakın ön yüz alt bölümüne basılan, kod bilgilerini içeren özel damgadır.
Dosya Muhteviyatı Döküm FormuHer dosya gömleğinin içine konulan ve o dosya içerisindeki evrakların dökümünü gösteren resmi formdur.
HigrometreArşiv depolarındaki rutubet oranını ölçmek ve %50-60 aralığında tutulmasını sağlamak için kullanılan cihazdır.
İmha ListesiAyıklama sonucu imhasına karar verilen belgelerin birim, yıl ve mahiyet bilgilerini içeren, iki nüsha hazırlanan resmi belgedir.
Özel ArşivlerKamu kurumları dışında gerçek veya tüzel kişilerin elinde bulunan, arşiv malzemesi özelliği taşıyan belgelerin oluşturduğu arşivlerdir.
Analitik TasnifArşiv fonu içerisindeki işlem bütünlüğünü korumak amacıyla evrak bazında yapılan detaylı tasnif yöntemidir.
Dosya Usulü TasnifKonu itibariyle aynı tür olan evrakların bir araya getirilerek klasör veya dosya bazında tasnif edilmesidir.
Arşiv Hizmetleri Faaliyet RaporuKurumların yıl içindeki arşiv faaliyetlerini özetleyen ve takip eden yılın ocak ayında Genel Müdürlüğe gönderilen rapordur.
