Ünite 12: Elektronik Dosyalama ve Arşivleme

1950-1990 Bilgisayar Dönemi

Bilgisayarın ilk kuşaklarının üretildiği 1950'li yıllardan 1990'lara kadar analog kayıt biçimleri yaygındı. Günümüzde ise analog kayıtlar neredeyse tamamen terk edilmiştir.

5070 Sayılı Elektronik İmza Yasası

23 Temmuz 2004 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Elektronik imzanın hukuki geçerliliğini ve güvenli elektronik imzanın tanımını belirleyen temel kanundur.

Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM)

2005 yılında TÜBİTAK UEKAE bünyesinde kurulmuştur. Türkiye'nin ilk elektronik sertifika hizmet sağlayıcısıdır.

TSE TS 13298 Standardı

2007 yılında kabul edilen, Türkiye'deki elektronik belge yönetimi için temel alınan ulusal standarttır. EBYS yazılımları bu standarda uygun geliştirilmelidir.

Anahtar Kavramlar

E-BelgeVeri ve bilgilerin dijital ortamda dosya halinde saklanan halidir. Örnek: Bir kurumun dijital ortamda oluşturduğu resmi bir yazışma dosyası.

BitBilgisayarın en küçük veri birimi olup 0 ve 1 değerlerini ifade eder. Örnek: Bir karakterin saklanması için en az 8 bitlik bir yapıya ihtiyaç duyulur.

Byte8 bitin bir araya gelmesiyle oluşan temel veri ölçü birimidir. Örnek: Bir harf veya karakter bilgisayarda 1 byte yer kaplar.

Manyetik KayıtMıknatıslama tekniğiyle verilerin disk veya şeritlere kaydedilmesidir. Örnek: Sabit diskler (HDD) bu teknoloji ile çalışır.

Optik KayıtLazer ışınları ile disk üzerindeki kimyasal parçacıkların aktif edilmesiyle veri saklama yöntemidir. Örnek: CD, DVD ve Blu-Ray diskler.

EEPROMElektriksel olarak silinip tekrar yazılabilen ROM türü bellek teknolojisidir. Örnek: Flash bellekler bu teknoloji ile verileri saklar.

Veri İletişimiVerilerin ağ üzerinden 8'li bit grupları halinde aktarılması sürecidir. Örnek: İnternet üzerinden bir dosya gönderimi.

E-İmzaElektronik ortamdaki işlemleri bağlayıcı kılan dijital şifreleme mekanizmasıdır. Örnek: Resmi bir dilekçenin e-imza ile imzalanması.

Mobil İmzaGSM SIM kartları kullanılarak cep telefonu ile yapılan ıslak imza eşdeğeri imzalama işlemidir. Örnek: Bankacılık işlemlerinde telefonla onay verme.

BYS (Bilgi Yönetim Sistemi)Kurumsal bilgi kaynaklarının tanımlanması ve yönetilmesi için geliştirilen sistemlerdir. Örnek: Bir kurumun tüm bilgi birikimini düzenleyen yazılım.

YBS (Yönetim Bilgi Sistemi)Verileri işleyip karar destek raporları üreten sosyo-teknik sistemdir. Örnek: Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) veya e-Nabız.

EDYSBelgelerin depolanması ve arşivlenmesi için kullanılan, kullanıcının daha esnek olduğu sistemdir. Örnek: Basit doküman yönetim yazılımları.

EBYSBelgenin tüm yaşam döngüsünü (üretim-imha) standartlara göre yöneten sistemdir. Örnek: TSE standartlarına uygun resmi yazışma sistemi.

Meta-data (Üstveri)Belgeyi tanımlayan, arama ve erişimi kolaylaştıran verilerdir. Örnek: Bir belgenin oluşturulma tarihi, yazarı ve konu başlığı.

Sürüm KontrolüBelgenin geçirdiği tüm değişikliklerin kaydedilerek eski versiyonlara dönülebilmesini sağlayan mekanizmadır. Örnek: Bir belgenin 2. taslağından 1. taslağına geri dönmek.

Tasnif PlanıBelgelerin nerede ve ne kadar süre saklanacağını gösteren plandır. Örnek: EBYS içinde tanımlanan dosya saklama süreleri.

İnkar Edilemezlikİşlemi yapanın işlemi reddedememesini sağlayan e-imza özelliğidir. Örnek: İmzalanan bir sözleşmenin taraflarca inkar edilememesi.

Veri BütünlüğüVerinin izinsiz değiştirilmesini veya silinmesini engelleyen güvenlik özelliğidir. Örnek: İmzalı bir belgenin içeriğinin sonradan değiştirilememesi.

Diğer Önemli Bilgiler

E-Dönüşüm Türkiye Projesi

2003 yılında 2003/12 sayılı Başbakanlık genelgesi ile başlatılmıştır. Devlet Planlama Teşkilatı koordinasyonunda e-devlet süreçlerini hedefler.

Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (BEHK)

2003 yılında yasalaşmıştır. Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olarak kişilerin bilgi edinme hakkını düzenler.

TÜBİTAK E-BELGEM

TÜBİTAK tarafından geliştirilen, arşiv yönetimini sağlayan bir elektronik belge yönetim sistemi örneğidir.

7 Milyar Belge İstatistiği

Dünyada her gün ortalama 7 milyar belge hazırlanmaktadır. Bu belgelerin büyük kısmı bir kez kullanıldıktan sonra atılmaktadır.

ISO 15489 Standardı

Uluslararası Belge Yönetimi Standardı olup 2007 yılında Türkçeye çevrilerek TSE tarafından kabul edilmiştir.

2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi

Elektronik belgelerin kayıt altına alınması ve arşivlenmesi görevinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne verilmesini sağlayan genelgedir.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Projesi

Resmi elektronik yazışmalarda kullanımı zorunlu olan ve ETSI TS 102 649 standardını temel alan projedir.

E-Fatura Sistemi

Devlet tarafından yasal sınırları çizilmiş, fatura kayıtlarının elektronik ortamda saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan bir EBYS türüdür.

Dış İşleri Bakanlığı e-Arşiv

Dış İşleri Bakanlığı tarafından geliştirilen, arşivlerin elektronik ortama taşınmasını ve halkın erişimine sunulmasını amaçlayan sistemdir.

Sınavda Dikkat Et

EBYS ile EDYS arasındaki farkı iyi kavrayın; EBYS'nin standartlara (TSE TS 13298) bağlı olduğunu ve daha kapsamlı olduğunu unutmayın.
Veri kayıt (byte) ve veri iletişim (bit) birimleri arasındaki dönüşüm kuralını (8 ile çarpma/bölme) mutlaka ezberleyin.
E-imzanın 3 temel amacını (Veri bütünlüğü, Kimlik doğrulama, İnkar edilemezlik) karıştırmayın.
Türkiye'deki e-dönüşüm süreçlerinde 2004 (E-İmza Kanunu) ve 2007 (TSE standardı) gibi tarihleri not edin.
EBYS'nin avantajlarını ve dezavantajlarını ayırt edin; yüksek maliyet ve teknik bakım dezavantaj, verimlilik ve hız avantajdır.
Sınavda 'hangisi EBYS'nin özelliği değildir' gibi sorularda 'imhaya izin vermez' ifadesine dikkat edin; sistemli ve prosedürlü imhaya izin verilir.