Ünite 12: Elektronik Dosyalama ve Arşivleme — Örnekler

Bir şirketin muhasebe departmanında çalışan Can, hazırladığı yıllık mali raporları cebindeki küçük bir flash belleğe aktararak diğer şubeye götürdü. Bu işlem sırasında kullanılan flash bellek, elektriksel kayıt teknolojisi (EEPROM) sınıfına girer ve elektrik akımı aracılığıyla verilerin okunup yazılmasını sağlar. Böylece Can, ağır fiziksel dosyalar taşımak yerine taşınabilir birimler üzerinden hızlı veri transferi gerçekleştirmiş oldu.

Ankara'daki bir ihale için İstanbul'da bulunan şirket müdürü Zeynep, seyahat halindeyken acil imzalanması gereken resmi bir evrakla karşılaştı. Bilgisayarı yanında olmadığı için cep telefonunu ve GSM operatörünün özel SIM kartını kullanarak mobil imzasını devreye soktu. Islak imza niteliğindeki bu güvenli elektronik imza sayesinde, Zeynep bulunduğu yerden evrakı onaylayarak sürecin aksamasını engelledi.

Bir bakanlıkta yazışma biriminde görevli Ahmet, yeni hazırlanan bir yönetmelik taslağını kurumun Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) kaydetti. Sistem, TSE standartlarına uygun olarak belgenin üretiminden itibaren sürüm kontrolünü yaptı ve kimler tarafından incelendiğini günlük (log) olarak kaydetti. Bu sayede taslak, yaşam döngüsü boyunca güvenle takip edildi ve kurumun hafızasında muhafaza edildi.