Ünite 11: Arşiv Mevzuatı Tasnif Saklama ve Koruma — Örnekler
myders hazırladı Ders kitabında bu ünite için örnek kutusu yok. Aşağıdaki örnekler ünite içeriğinden hazırlandı; kavramı somut bir durumla açıklamak için.
Kurşun Kalem Kuralımyders hazırladı
Belediye arşivinde çalışan Ahmet Bey, yeni gelen kutuların üzerindeki dosya numaralarını tükenmez kalemle yazmaya başlar. Kıdemli arşivci Ayşe Hanım, arşiv kurallarına göre bu numaraların kesinlikle kurşun kalemle yazılması gerektiğini hatırlatarak mürekkepli kalem kullanımının yasak olduğunu söyler. Bunun üzerine Ahmet Bey, numaraları silip kurşun kalemle yeniden yazar.
Üniversitenin yazı işleri biriminde görevli personel, odalarında yer kalmadığı gerekçesiyle birim arşivindeki eski evrakları inceleyip imha etmeye karar verir. Durumu fark eden kurum arşiv sorumlusu, birim arşivlerinde kesinlikle ayıklama ve imha yapılamayacağını, bu işlemlerin yalnızca kurum arşivinde yetkili komisyonlarca gerçekleştirilebileceğini açıklar. Evraklar imha edilmeyerek uygunluk kontrolü için beklemeye alınır.
Organik Metotla Tasnifmyders hazırladı
İl Sağlık Müdürlüğü arşivinde evrakları düzenleyen uzman, belgeleri konularına göre alfabetik olarak karıştırmak yerine, kurumun kendi iç hiyerarşik yapısını ve işlem bütünlüğünü bozmadan sıralar. Uygulanan bu organik metot sayesinde, gelecekte bir belge aranırken hangi birimden çıktığı ve hangi süreçten geçtiği kolayca takip edilebilir hale gelir.
