Ünite 14: Dosyalama ve Arşivlemede Verimlilik ve Yalın Felsefe — Alıştırmalar
Ders kitabının açık uçlu alıştırmaları. Bunlar çoktan seçmeli sınav sorusu değil — düşünmeni, araştırmanı, kendi cümlelerinle anlatmanı isteyen etkinlikler. Kitabın verdiği örnek yanıtlar kapalı duruyor; önce kendin dene.
Alıştırma 1myders hazırladı
Kendi çalışma masanızdaki veya ofisinizdeki evrakları göz önüne alarak metinde bahsedilen ABÜD (At, Başkasına gönder, Üzerinde çalış, Dosyala) yöntemini mevcut belgelerinize uygulayınız.
Yanıt / ipucu
Masğanızdaki yığılmış evrakları teker teker ele alın; gereksizleri çöpe atın, başkasının yapması gerekenleri ilgili kişiye iletin, acil çalışılması gerekenleri ayırın ve kalnlarda uygun dosyalama yapın.
Alıştırma 2myders hazırladı
Verimliliği etkileyen ekonomik, fiziki ve psiko-sosyal faktörleri kendi staj veya iş deneyiminizle karşılaştırarak her bir gruba birer örnek veriniz.
Yanıt / ipucu
Ekonomik faktörler için prim sistemlerini, fiziki faktörler için aydınlatma ve gürültü gibi ofis koşullarını, psiko-sosyal faktörler için ise yöneticinizle olan iletişim kalitesini örnek gösterebilirsiniz.
Alıştırma 3myders hazırladı
Yalın felsefenin beş temel ilkesini (Değer, Değer Akışı, Akış, Çekme, Mükemmellik) bir arşivleme veya dosyalama sürecine uyarlayarak nasıl uygulayabileceğinizi tartışınız.
Yanıt / ipucu
Müşteri (veya kurum içi bilgi arayan kişi) gözüyle belgenin değerini tanımlayın, arşivleme adımlarındaki gereksiz tekrarları ayıklayın ve sürekli iyileştirme (Kaizen) döngüsü oluşturun.
Alıştırma 4myders hazırladı
Ofis ortamında zaman israfını önlemek ve masaüstü verimliliğini artırmak amacıyla 'her şeyin bir yeri olmalı' kuralına uygun bir dosyalama planı tasarlayınız.
Yanıt / ipucu
Evrakları 'yapılacaklar', 'okunacaklar', 'dosyalanacaklar' ve 'çöpe atılacaklar' şeklinde kategorize ederek fiziksel veya dijital klasör yapısı oluşturabilirsiniz.
Alıştırma 5myders hazırladı
Ergonominin (fiziki faktörlerin) çalışan sağlığı ve arşiv/ofis verimliliği üzerindeki etkilerini araştırarak çalışma ortamınızdaki eksiklikleri tespit ediniz.
Yanıt / ipucu
Aydınlatma, ısı, havalandırma ve oturma düzeni gibi unsurların iş kazalarını ve meslek hastalıklarını nasıl önlediğini inceleyerek kendi ortamınızdaki iyileştirme alanlarını listeleyin.
