Ünite 14: Dosyalama ve Arşivlemede Verimlilik ve Yalın Felsefe

Toyota'nın Yalın Felsefesi

Yalın felsefenin temeli 1950'lerde Japon otomotiv devi Toyota tarafından atılmıştır. Bu sistem, israfı ortadan kaldırarak maliyetleri düşürmeyi ve kaliteyi artırmayı hedefler.

4.0 Sanayi Devrimi

Üretimin dijital kimliğe büründüğü günümüz dönemi, verimlilik noktasında firmalara büyük yenilikler ve dijital dönüşüm imkanları sunmaktadır.

Toyota Adapazarı Fabrikası

Adapazarı'ndaki Toyota fabrikasında çalışan Türk işçileri, kısa sürede Japonya'daki işçilerin üretkenlik seviyesini yakalamış ve yalın üretimin başarısını kanıtlamıştır.

Sun Tekstil Örneği

Yaklaşık 5 yıldır yalın felsefeyi uygulayan Sun Tekstil, satın almadan pazarlamaya kadar takımlar esasına dayalı bir sistemle faaliyetlerini sürdürmektedir.

Anahtar Kavramlar

VerimlilikÜretilen mal veya hizmetin miktarı ile bu üretimde kullanılan girdi miktarları arasındaki oransal ilişkidir. Örneğin, aynı girdi miktarıyla daha fazla ürün elde etmek verimliliğin arttığının göstergesidir.

EtkinlikÖrgütün doğru hedefleri seçme ve bu hedeflere ulaşma yeteneğidir. Verimlilik 'işi doğru yapmak' iken, etkinlik 'doğru işi yapmaktır'.

ErgonomiÇalışma ortamının fiziksel koşullarının (ısı, ışık, gürültü) insanın biyolojik ve psikolojik yapısına uygun hale getirilmesidir. Örneğin, gürültüsüz bir ofis ortamı ergonomik bir düzenlemedir.

Yalın FelsefeSüreçlerdeki israfın, hata payının ve değer katmayan faaliyetlerin sürekli iyileştirilerek yok edilmesini amaçlayan bir üretim sistemidir. Toyota'nın 1950'lerde başlattığı bu felsefe temeldir.

Değer AkışıBir ürünün ham maddeden nihai tüketiciye ulaşana kadar geçtiği tüm süreçlerin bütünüdür. Yalın felsefe bu akıştaki israfları belirleyip ayıklamayı hedefler.

Çekme SistemiMüşteriden talep gelmeden üretim yapılmaması prensibidir. Stok birikimini önler ve esnekliği artırır.

İş EtüdüBir işin maliyet ve etkinlik açısından iyileştirilmesi için tüm unsurlarının sistematik olarak araştırılmasıdır. Gereksiz işlemlerin ayıklanmasını sağlar.

Pareto AnaliziSonucun %80'inin, harcanan çabanın %20'sinden kaynaklandığını savunan ilkedir. Sorun çözmede öncelik belirlemek için kullanılır.

İş RotasyonuÇalışanların farklı görevler arasında yer değiştirerek işin tüm aşamaları hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayan yöntemdir. Motivasyonu artırır.

ABÜD YöntemiMasaüstü verimliliği için kullanılan; At, Başkasına gönder, Üzerinde çalış, Dosyala seçeneklerini içeren bir evrak yönetim tekniğidir.

Nokta YöntemiBir evrakın gereksiz yere kaç kez ele alındığını ölçmek için köşesine nokta koyma yöntemidir. Süreçteki gereksiz iş yükünü görünür kılar.

İş Basitleştirmeİşleri daha basit, tekrarlı ve standart hale getirerek eğitim ihtiyacını azaltan ve verimliliği artıran süreçtir.

Değer AnaliziÜretilen değerin, katma değer kriterine göre ölçülerek analiz edilmesidir. Verimlilik analizinde güvenilir bir yöntemdir.

Örgüt GeliştirmeDavranış bilimlerini kullanarak örgüt kültürünü, yapısını ve süreçlerini planlı bir şekilde değiştirmeyi amaçlayan bir değişim yönetimi tekniğidir.

Beyin FırtınasıKüçük grupların yaratıcı fikirler üretmek için bir araya geldiği, yargılamadan çok sayıda düşünce elde etmeyi amaçlayan bir yöntemdir.

Diğer Önemli Bilgiler

Yalın Üretim Verimlilik Artışı

Araştırmalar, yalın üretim sistemini başarıyla uygulayan işletmelerin verimliliklerinde %75 ile %125 arasında bir artış yaşandığını ortaya koymaktadır.

İş Gören Tercih Araştırması

Yapılan bir araştırmada, çalışanların üçte ikisine yakını, çalışma sürelerinin azaltılması veya yıllık izin yerine ücret artışını tercih ettiklerini belirtmiştir.

Otomotiv Sektöründe Yalınlık

Türkiye'de yalın üretim anlayışının en yaygın olduğu sektör otomotivdir; Ford, Renault, Tofaş ve Bosch gibi devler bu sistemi kullanmaktadır.

Ergonomi ve Verimlilik İlişkisi

Prof. Dr. Dilşad Güzel'in 2013 yılındaki çalışması, çalışma ortamındaki olumsuz faktörlerin meslek hastalıklarına ve verimlilik düşüşüne yol açtığını kanıtlamıştır.

Tutar'ın Belge Yönetimi Görüşü

H. Tutar (2001), işletmelerde kontrol edilmeyen belgelerin bir kanserli tümör gibi çoğalarak sistemi tıkadığını ifade etmiştir.

Pareto İlkesi

İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla anılan bu ilke, sonuçların %80'inin nedenlerin %20'sinden kaynaklandığını savunur.

Yalın Düşünce Kitabı

Womack ve Jones tarafından yazılan 'Yalın Düşünce' (2003), yalın felsefenin teorik çerçevesini ve uygulama esaslarını dünyaya tanıtan temel kaynaklardan biridir.

Sınavda Dikkat Et

Verimlilik ve etkinlik kavramlarını karıştırmayın; verimlilik 'işi doğru yapmak', etkinlik ise 'doğru işi yapmaktır'.
Yalın üretimin 5 temel ilkesini (Değer, Değer Akışı, Akış, Çekme, Mükemmellik) ezberleyin; soru gelme ihtimali yüksektir.
Ekonomik, fiziki ve psiko-sosyal faktörlerin hangisinin hangi gruba girdiğine dikkat edin (örneğin; eğitim psiko-sosyaldir).
ABÜD yönteminin açılımını ve her bir harfin ne anlama geldiğini mutlaka bilin.
Yalın üretimin nakit akışını hızlandırdığını, yavaşlatmadığını unutmayın; sınavda çeldirici olarak kullanılabilir.
Nokta yönteminin bir 'israf belirleme' aracı olduğunu, bir 'üretim' aracı olmadığını aklınızda tutun.