Günümüz üretim teknolojilerinde meydana gelen hızlı gelişmelere paralel olarak, işletmelerin sabit kıymet yatırımlarında önemli artışlar yaşanmıştır. Bu teknolojik dönüşüm, genel üretim maliyetlerinin toplam üretim maliyeti içindeki payının göreceli olarak artmasına yol açmıştır. Küreselleşme ile birlikte uluslararası alana taşınan yoğun rekabet, işletmeleri daha doğru ve hassas maliyet hesaplama yöntemleri arayışına itmiştir. Genel üretim giderlerinin toplam maliyet içindeki payının bu denli yükselmesi, yöneticileri bu maliyet unsuruna odaklanmaya ve onu daha etkin yönetmeye zorlamıştır. Geleneksel maliyet muhasebesi sistemlerinde genel üretim giderleri ürünlere yüklenirken, işletmenin üretim yapısına paralel olarak direkt işçilik saatleri ya da makine saatleri gibi hacim tabanlı yükleme ölçütleri esas alınır. Ancak bu yaklaşım, özellikle çok sayıda ve karmaşık ürün üreten modern işletmelerde doğru birim maliyet hesaplamada yetersiz kalmaktadır. Geleneksel yöntemlerde, üretim hacmi yüksek olan ürünlere (daha fazla makine veya işçilik saati tükettikleri için) daha fazla genel üretim gideri yüklenirken, düşük hacimli ancak daha karmaşık ve ayar gerektiren ürünlere hak ettiklerinden daha az maliyet yüklenmektedir. Bu durum ürünler arasında maliyet kaymalarına ve dolayısıyla yanlış fiyatlama kararlarına yol açmaktadır. Faaliyet tabanlı maliyetleme (FTM) ise maliyetlerin dağıtımında faaliyetleri (işlemleri) esas almaktadır. FTM sisteminde, ürünlerin kaynakları doğrudan tüketmediği, ürünlerin faaliyetleri tükettiği, faaliyetlerin ise kaynakları tükettiği varsayılır. Bu iki aşamalı maliyetleme mantığı sayesinde, endirekt maliyetlerin ürünlere yüklenmesi işlemi neden-sonuç ilişkileri dikkate alınarak çok daha doğru bir şekilde gerçekleştirilir. FTM sistemi, özellikle Hewlett-Packard, DaimlerChrysler ve IBM gibi dünya devi karmaşık üretim şirketleri tarafından benimsenmiş ve başarıyla uygulanmıştır. Faaliyet tabanlı maliyetleme sisteminde üretim maliyetleri hesaplanırken sistematik olarak dört temel aşama takip edilir. Birinci aşama, üretimin gerçekleştirilmesi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve tasnif edilmesidir. FTM, yalnızca üretim aşamasını değil, ürünün dizayn aşamasından başlayarak tüm değer zincirini kapsar. Bu aşamada bir çeşit 'faaliyet sözlüğü' oluşturulur. Faaliyetler; birim seviyesi, parti seviyesi, ürün seviyesi, müşteri seviyesi ve fabrika seviyesi olmak üzere farklı düzeylerde sınıflandırılır. Faaliyetlerin belirlenmesinde şirket içinde bir ekip kurulur ve bu ekip gözlem, görüşme veya katılımcı yaklaşımlarla faaliyetleri tanımlar. İkinci aşama, tanımlanan faaliyetlerin maliyetlerinin tahmin edilmesidir. Bu aşamada, her bir faaliyetin gerçekleştirebilmesi için katlanılan maliyetlerin (kaynakların) tutarı belirlenir. Doğru tahminler yapabilmek için yalnızca muhasebe kayıtları yeterli olmayıp, faaliyeti bizzat yürüten çalışanlarla görüşülmesi ve süreç analizlerinin yapılması gerekir. Üçüncü aşama, her bir faaliyet için dağıtım (yükleme) oranının hesaplanmasıdır. Faaliyetlerin tahmini maliyetleri hesaplandıktan sonra, hangi ölçüte (maliyet sürücüsüne) göre ürünlere yükleneceği belirlenir. Ölçüt belirlenirken mutlaka faaliyet ile maliyet arasındaki neden-sonuç ilişkisi dikkate alınmalıdır. Dördüncü ve son aşama ise faaliyetlerin maliyetinin ürünlere yüklenmesidir. Bu aşamada, üçüncü aşamada hesaplanan dağıtım oranları kullanılarak, faaliyeti fiilen tüketen ürün ya da ürün gruplarına ilgili faaliyetin maliyeti yüklenir. Böylece, her ürünün üretim sürecinde yol açtığı gerçek faaliyet tüketimi ölçülerek en doğru birim maliyet bilgisine ulaşılmış olur. Faaliyet tabanlı maliyetleme, sadece bir maliyet hesaplama aracı değil, aynı zamanda işletmelerin stratejik ve operasyonel kararlarını destekleyen 'Faaliyet Tabanlı Yönetim' (FTY) yaklaşımının temelidir. Doğru maliyet bilgisi; fiyatlama kararları, üretim kararları, maliyet azaltma çabaları ve ürün dizayn kararları gibi kritik alanlarda yöneticilerin başarı oranını artırır. Geleneksel yöntemlerin neden olduğu ürünler arası maliyet kaymaları engellenerek, ürünlerin piyasada doğru fiyatlandırılması sağlanır. Üretim kararlarında, işletmeler hangi ürünlerin gerçekten karlı olduğunu, hangilerinin ise zarar ettiğini FTM sayesinde net bir şekilde görürler. Bir ürünün veya parçanın işletme içinde mi üretileceği yoksa dışarıdan mı satın alınacağı (yap ya da satın al kararları) konusunda en sağlıklı veriyi FTM sunar. Ayrıca, maliyet azaltmaya yönelik çalışmalarda, katma değer yaratmayan faaliyetlerin tespiti ve bunların elimine edilmesi veya birleştirilmesi yoluyla ciddi maliyet tasarrufları elde edilir. Dizayn kararlarında da FTM bilgilerinden yararlanılır. Ürün henüz tasarım aşamasındayken, gelecekte yüksek maliyetli ve katma değer yaratmayan faaliyetler gerektirecek tasarım özelliklerinden kaçınılır. Böylece maliyetler daha oluşmadan kontrol altına alınmış olur. FTM sadece üretim işletmelerinde değil, hizmet sektöründe de (bankalar, hastaneler, denetim firmaları vb.) aynı mantıkla başarıyla uygulanmaktadır. Üretim yapan sanayi ve hizmet işletmelerinde departmanlar, üretime konu mamul ya da hizmetin üretimiyle olan ilişkilerine göre üç ana grupta sınıflandırılır: Üretim departmanları, yardımcı departmanlar ve hizmet departmanları. Üretim departmanları, üretilen mamul ya da hizmetin üretimine doğrudan katkı sağlayan birimlerdir (Örneğin, otomobil fabrikasındaki montaj ve boyama departmanları). Bu departmanlarda oluşan maliyetler ile üretilen ürünler arasında doğrudan ilişki kurulabilir. Yardımcı departmanlar, üretilen mamul ya da hizmetle doğrudan ilgili olmayıp, üretim departmanlarının sağlıklı çalışabilmesi için gereksinim duyduğu hizmetleri sağlayan birimlerdir (Örneğin, tamir-bakım, enerji ve buhar departmanları). Hizmet departmanları ise üretimle dolaylı ya da dolaysız ilgisi olmayan, ancak işletmenin genel işleyişi ve çalışanlar için hizmet üreten birimlerdir (Örneğin, yemekhane ve fabrika güvenlik departmanları). Maliyet dağıtımı terminolojisinde, yardımcı ve hizmet departmanlarının her ikisi de benzer özellik gösterdiğinden genel olarak 'yardımcı departman' başlığı altında ele alınır. Yardımcı departmanlarda oluşan maliyetler, tanımı gereği genel üretim giderleridir ve doğrudan ürünlerle ilişkilendirilemezler. Bu nedenle, doğru ürün maliyeti hesaplayabilmek için öncelikle yardımcı departmanların maliyetlerinin üretim departmanlarına dağıtılması (ikinci dağıtım), ardından da üretim departmanlarında toplanan bu giderlerin ürünlere yüklenmesi gerekir. Bu dağıtım işlemlerinde esas alınan ölçütlere ise 'maliyet dağıtım anahtarı' adı verilir. Yardımcı departmanların maliyetlerini üretim departmanlarına dağıtırken kullanılan üç temel yöntem vardır. Birincisi Direkt Dağıtım Yöntemidir. Bu yöntemde, yardımcı departmanların sadece üretim departmanlarına hizmet sunduğu, kendi aralarında ise hiç hizmet alışverişi yapmadıkları varsayılır. Uygulaması son derece basit ve maliyetsizdir ancak yardımcı departmanlar arasındaki ilişkileri göz ardı ettiği için gerçekçi değildir. Yardımcı departmanlar arası hizmet alışverişinin önemsiz olduğu durumlarda tercih edilir. İkincisi Kademeli Dağıtım Yöntemidir. Bu yöntemde, yardımcı departmanlar arasında tek yönlü ve kısmi bir hizmet ilişkisi olduğu kabul edilir. Dağıtıma başlanırken yardımcı departmanlar belirli bir kritere göre (genellikle diğer departmanlara en çok hizmet veren veya en yüksek bütçeli olan en başa gelecek şekilde) sıralanır. İlk sıradaki departmanın maliyeti kendisinden sonraki yardımcı departmanlara ve üretim departmanlarına dağıtılır. Dağıtımı tamamlanan departman kapatılır ve bir daha kendisine pay verilmez. Bu yöntem, kısmi bir ilişki kursa da tek yönlü olması nedeniyle tam anlamıyla adil değildir. Üçüncüsü Matematiksel (Karşılıklı) Dağıtım Yöntemidir. Bu yöntem, yardımcı departmanların karşılıklı olarak birbirlerinden hizmet aldıklarını kabul eder. En adil ve gerçeğe en yakın sonuçları veren yöntemdir. Dağıtım işleminin döngüsel olarak sonsuza uzanmasını engellemek amacıyla, yardımcı departman sayısı kadar bilinmeyenli doğrusal denklem sistemleri kurulur ve eş anlı olarak çözülür. Elde edilen toplam maliyetler, ilgili dağıtım anahtarları kullanılarak tüm departmanlara dağıtılır.