Üretim yapan sanayi ve hizmet işletmelerinde faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi, kontrol edilmesi ve maliyetlerin doğru hesaplanması amacıyla işletme organizasyonu çeşitli departmanlara ayrılır. Bu departmanlar, üretime konu olan mamul veya hizmetin üretimiyle olan ilişkilerine göre üç temel grupta incelenir: Üretim departmanları, yardımcı departmanlar ve hizmet departmanları. Üretim departmanları, üretilen mamul ya da hizmetin üretimine doğrudan katkı sağlayan ve fiili üretimin gerçekleştirildiği birimlerdir. Bu departmanlarda oluşan maliyetler ile üretilen mamul arasında doğrudan bir ilişki kurmak mümkündür. Örneğin, bir otomobil fabrikasındaki Montaj ve Boyama departmanları ya da bir denetim firmasında Denetim, Vergi ve Yönetim Danışmanlığı departmanları doğrudan üretim departmanlarıdır. Yardımcı departmanlar ise üretilen mamul ya da hizmetle doğrudan ilgili olmayıp, üretim departmanlarının sağlıklı ve istenilen şekilde üretim yapabilmesi için gereksinim duyduğu teknik ve operasyonel hizmetleri sağlayan departmanlardır. Örneğin, bir otomobil firmasında Tamir, Enerji ve Buhar departmanları; bir denetim firmasında ise Fotokopi ve Bilgi İşlem departmanları bu gruba girer. Bu departmanlar ile nihai ürün arasında doğrudan ilişki kurmak mümkün değildir. Hizmet departmanları, üretimle doğrudan veya dolaylı bir ilgisi bulunmayan, ancak işletmenin genel işleyişi ve çalışanların sosyal gereksinimleri için hizmet sunan birimlerdir. Örneğin, Yemekhane ve Fabrika Güvenlik departmanları bu gruptadır. Bu departmanların varlığı üretimin yapılması için bir zorunluluk değildir. Maliyet muhasebesi ve maliyet dağıtımı uygulamalarında, yardımcı departmanlar ile hizmet departmanlarının işlevsel konumları benzerlik gösterdiğinden, kolaylık sağlamak amacıyla her ikisi birden 'yardımcı departman' başlığı altında değerlendirilir. Yardımcı departmanlarda oluşan maliyetler, doğası gereği genel üretim giderleridir (GÜG). Bu departmanların sunduğu hizmetler ile üretilen nihai mamul veya hizmetler arasında doğrudan bir bağ kurulamadığından, bu maliyetlerin doğrudan ürünlere yüklenmesi imkansızdır. Örneğin, bir bilgi işlem departmanında çalışanların ücretlerinin, hangi müşterinin denetim işine ne kadar yansıtılacağını doğrudan belirlemek mümkün değildir. Doğru ve gerçeğe uygun ürün maliyetlerinin hesaplanabilmesi için iki aşamalı bir süreç izlenir: İlk olarak yardımcı departmanlarda biriken genel üretim giderleri, belirli kriterler çerçevesinde üretim departmanlarına dağıtılır. İkinci aşamada ise üretim departmanlarında toplanan bu giderler, o departmanlarda işlem gören mamul veya hizmetlere yüklenir. Maliyet dağıtım süreci sistematik olarak beş temel aşamadan oluşur. İlk aşamada işletmenin ürettiği mamul veya hizmet yapısına göre departmanlar tanımlanır. İkinci aşamada bu departmanlar üretim ve yardımcı departmanlar olarak sınıflandırılır. Üçüncü aşamada yardımcı departmanların genel üretim giderleri belirlenen bir yöntemle üretim departmanlarına dağıtılır. Dördüncü aşamada üretim departmanlarının genel üretim gideri yükleme oranları belirlenir. Son aşamada ise bu oranlar kullanılarak genel üretim giderleri nihai mamul veya hizmetlere yüklenir. Yardımcı departmanların maliyetleri üretim departmanlarına dağıtılırken esas alınan ölçütlere ve kriterlere 'dağıtım anahtarı' adı verilir. Dağıtım işleminden beklenen faydanın ve adaletin sağlanabilmesi için doğru dağıtım anahtarının seçilmesi kritik öneme sahiptir. Seçilecek dağıtım anahtarının, ilgili yardımcı departmanın sunduğu hizmeti ve bu hizmetin tüketimini en iyi temsil eden ölçüt olması gerekir. Örneğin, Yemekhane departmanında oluşan maliyetlerin temel belirleyicisi işletmede çalışan personel sayısıdır. Personel sayısı arttıkça yemek ihtiyacı, yemekhanede çalışacak personel sayısı ve malzeme tüketimi de doğru orantılı olarak artacaktır. Bu nedenle Yemekhane departmanı maliyetleri dağıtılırken 'çalışan sayısı' en uygun dağıtım anahtarıdır. Benzer şekilde, Tamir departmanı için 'tamir saatleri', Enerji departmanı için 'kilovatsaat (KWS)' elektrik tüketimi, Personel departmanı için 'çalışan sayısı' veya 'direkt işçilik saatleri' dağıtım anahtarı olarak seçilebilir. Doğru dağıtım anahtarı seçimi, departmanlar arasındaki maliyet ilişkisini gerçeğe en yakın şekilde yansıtarak mamul maliyetlerinin çarpıtılmasını önler. Direkt dağıtım yöntemi, yardımcı departmanların yalnızca üretim departmanlarına hizmet sunduğu, kendi aralarında ise hiçbir hizmet alışverişinde bulunmadığı varsayımına dayanır. Bu yöntemde, bir yardımcı departmanın sunduğu hizmetten diğer yardımcı departmanların yararlanmadığı kabul edilir. Örneğin, Tamir departmanı çalışanlarının Yemekhane departmanından yemek yemediği veya yemekhanedeki arızaların Tamir departmanınca giderilmediği varsayılır. Bu varsayım gerçekçi olmasa da, yardımcı departmanlar arasındaki hizmet alışverişinin önemsiz düzeyde olduğu veya işletmede az sayıda departman bulunduğu durumlarda, hesaplama kolaylığı ve basitliği nedeniyle tercih edilir. Direkt dağıtım yönteminde maliyetler yalnızca üretim departmanlarına dağıtılır. Hesaplama iki şekilde yapılabilir: Birinci yaklaşımda, üretim departmanlarının ilgili hizmeti tüketim oranları (yüzdeleri) bulunur ve yardımcı departman maliyeti bu oranlarla çarpılarak dağıtılır. İkinci yaklaşımda ise yardımcı departman maliyeti, üretim departmanlarının toplam tüketim miktarına bölünerek 'dağıtım anahtarı başına birim maliyet' hesaplanır; ardından bu birim maliyet her bir üretim departmanının tüketim miktarı ile çarpılır. Her iki yaklaşım da aynı sonucu verir. Kademeli dağıtım yönteminde, direkt dağıtım yönteminden farklı olarak, yardımcı departmanların kendi aralarında da hizmet alışverişinde bulunabileceği kabul edilir. Ancak bu ilişki tek yönlü ve kısmi bir ilişki olarak modellenir. Örneğin, Tamir departmanının Enerji departmanına hizmet verdiği, fakat Enerji departmanının Tamir departmanına verdiği hizmetin dikkate alınmadığı varsayılır. Bu yöntemde yardımcı departmanların dağıtım sırası büyük önem taşır. Teorik olarak en çok departmana hizmet veren veya diğer yardımcı departmanlar tarafından en çok tüketilen departman ilk sıraya konur. Uygulamada ve sınavlarda kolaylık sağlamak amacıyla, genellikle genel üretim gideri (bütçesi) en yüksek olan yardımcı departman birinci sıraya alınarak dağıtıma başlanır. İlk sıradaki departmanın maliyeti, hem diğer yardımcı departmanlara hem de üretim departmanlarına dağıtılır. Dağıtımı tamamlanan departman kapatılır ve bir daha kendisinden sonraki dağıtımlardan pay almaz. İkinci sıradaki departman, kendi başlangıç maliyeti ile birinci departmandan aldığı payın toplamından oluşan yeni tutarı, kendisinden sonra gelen (sağında yer alan) departmanlara dağıtır. Bu süreç kademeli olarak son yardımcı departman dağıtılana kadar devam eder. Matematik dağıtım yöntemi, yardımcı departmanların karşılıklı olarak birbirlerinden hizmet aldıklarını ve birbirlerine hizmet verdiklerini kabul eden en gerçekçi ve hassas yöntemdir. Bu yöntemde, yardımcı departmanlar arasındaki çift yönlü hizmet ilişkileri tam olarak dikkate alınır. Eğer karşılıklı hizmet ilişkileri doğrusal aritmetik yöntemlerle dağıtılmaya çalışılırsa, dağıtım işlemi sonsuz bir döngüye girer. Bu sorunu aşmak amacıyla, yardımcı departman sayısı kadar bilinmeyen içeren doğrusal denklem sistemleri (eşitlikler) kurulur ve bu denklemler eş anlı (simültane) olarak çözülür. Denklemler çözüldükten sonra her bir yardımcı departmanın 'dağıtıma esas toplam maliyeti' bulunur. Bulunan bu tutarlar, ilgili departmanların başlangıçtaki dağıtım yüzdeleri kullanılarak hem diğer yardımcı departmanlara hem de üretim departmanlarına dağıtılır. Matematik dağıtım yönteminde yardımcı departmanların dağıtım sırasının hiçbir önemi yoktur, çünkü denklemler tüm ilişkileri aynı anda çözer.