Ünite 6: Kayıt Tutma ve Raporlama

Kaptan (1982) ve Dil Esnekliği Araştırması

Kaptan'ın 1982 yılındaki çalışmasına göre, herkes Türkçe konuşabiliyor olsa bile kelimelerin esnek yapısı ve farklı yörelerde değişik anlamlara gelebilmesi görüşmelerde anlaşmayı ve doğru kayıt tutmayı zorlaştıran en büyük engellerden biridir.

Kadushin ve Kadushin (1997) - Not Almada İzin Kuralı

Yazarların 1997 yılındaki çalışmasında, görüşmecinin not almaya başlamadan önce mutlaka başvurandan izin alması, not almanın ona daha iyi yardımcı olmak için gerekli olduğunu açıklaması ve dilerse notları onunla paylaşabileceğini belirtmesi gerektiği vurgulanmıştır.

Notların Genişletilmesinde 24 Saat Kuralı

Görüşme sırasında kodlama veya kısaltmalarla alınan notların, hafızadaki bilgilerin canlılığını yitirmemesi ve çarpıtılmaması için görüşmenin tamamlanmasının ardından en geç 24 saat içinde gözden geçirilip genişletilmesi gerekmektedir.

Altunışık ve Diğerleri (2004) - Yapılandırılmış Görüşmeler

Altunışık ve meslektaşlarının 2004 yılındaki çalışmasına göre, yapılandırılmış görüşmeler anket niteliğinde olduğundan ve kapalı uçlu sorular içerdiğinden, bu görüşmelerde not alma yönteminin kullanılması süreçte hiçbir problem veya zorluk yaratmaz.

Anahtar Kavramlar

Süreç RaporuSosyal hizmette yapılan görüşmenin kronolojik akışını, başvuranın genel görünümünü, davranış ve tepkilerini, etkileşim sürecini, uzman katkısını, gözlem ve değerlendirmelerini en ince ayrıntısına kadar içeren detaylı rapor türüdür.

Özet RaporuGörüşmede elde edilen bilgilerin, gözlem ve değerlendirmelerin kısa, öz ve somut bir şekilde sunulduğu; genellikle başvuranın ailesi, öğretmenleri veya iş arkadaşlarıyla yapılan ikincil görüşmeleri kaydetmek için kullanılan rapor türüdür.

Tanıma HatasıGörüşmecinin, görüşülen kişilerde veya anlatılan durumlarda ortak olan önemli olayları, ipuçlarını ya da davranışsal işaretleri fark edememesi veya tanımlayamaması durumudur.

İhmal HatasıGörüşmecinin not alma veya raporlama esnasında başvuranın dile getirdiği bazı önemli ifadeleri, olayları, duyguları veya yaşantıları dikkatsizlik sonucu kaydetmeyi unutması veya atlamasıdır.

Derleme HatasıGörüşmecinin başvuran tarafından verilen yanıtları yanlış anlaması, çarpıtması veya dikkatsizliği nedeniyle notları bir araya getirirken yanlış ve hatalı bir şekilde derlemesidir.

Yerini Değiştirme HatasıGörüşmecinin görüşme esnasında anlatılan olayların kronolojik sırasını, oluş sırasını veya olaylar arasındaki mantıksal bağlantıları doğru hatırlayamayarak raporlama aşamasında karıştırmasıdır.

Teorik BütünlükSosyal çalışmacının mesleki müdahale ve raporlama sürecinde mevcut teorik bilgisi ile alan pratiğini diyalektik bir bağ kurarak birlikte, uyum içinde yürütmesi durumudur.

Bilimsel Sistematik AnalizMüracaatçının durumunu incelerken psikolojik, sosyolojik, kültürel, eğitsel ve ekonomik olgular arasındaki doğal ilişkileri, etkileşimleri ve bağıntıları bilimsel yöntemlerle ortaya çıkarma sürecidir.

Profesyonel Mesleki BakışGörüşmecinin müracaatçıyla güvene dayalı iletişim kurması, insan onurunu korumayı etik ilke edinmesi, çalışmalarını eşitlik ve gizlilik prensipleri içinde yürütmesidir.

Birleştirilmiş YöntemGörüşme verilerinin kaydedilmesinde tek bir yönteme bağlı kalmayıp, veri kaybını önlemek amacıyla cihazla kayıt ve yazılı not alma gibi farklı yöntemlerin bir arada kullanılmasıdır.

TranskriptSes veya görüntü kayıt cihazlarıyla kaydedilen görüşme verilerinin, konuşan kişilerin ifadelerine, sözcüklerine ve şivelerine hiç dokunulmadan aynen kelimesi kelimesine yazıya dökülmesi işlemidir.

Asenkronize GörüşmeMektup, faks ve e-posta gibi iletişim araçlarıyla yapılan, tarafların aynı anda aktif olmadığı, soru ve cevapların farklı zaman dilimlerinde iletildiği eş-zamansız yazılı görüşme türüdür.

Senkronize GörüşmeAğ yazışmaları (chat) gibi internet üzerinden tarafların aynı anda karşılıklı olarak iletişim kurduğu, soruların ve cevapların anlık olarak iletildiği eş-zamanlı yazılı görüşme türüdür.

Sözel GörüşmeTarafların aynı fiziksel ortamda yüz yüze bulunduğu veya telefon, tele-konferans gibi teknolojiler aracılığıyla ses temelli olarak gerçekleştirdiği iletişim ve görüşme biçimidir.

Yazılı GörüşmeMektup, faks, e-posta veya ağ yazışması gibi araçlar kullanılarak, başvuranın sorulara yazarak cevap verdiği ve veri kaydının otomatik olarak gerçekleştiği görüşme yöntemidir.

Görüşme KılavuzuGörüşme sürecinde görüşmecinin görevlerini, uyması gereken kuralları hatırlatan, soruları belirli bir sırada listeleyen ve cevaplar için boşluklar barındıran profesyonel araçtır.

Anonimlik (İsimsizlik)Görüşülen bireyin kimlik bilgilerinin tamamen gizli tutulması, verilerin kimden elde edildiğinin üçüncü şahıslar tarafından hiçbir şekilde anlaşılamayacak şekilde saklanması güvencesidir.

Sosyal İnceleme RaporuYapılan görüşmeler sonucu hazırlanan süreç ve özet raporlarındaki bilgilere dayanılarak, müracaatçı hakkında kapsamlı bir değerlendirme sunmak amacıyla grup sorumluları tarafından düzenlenen resmi rapordur.

Diğer Önemli Bilgiler

Mack ve Diğerleri (2005) - Çoklu Görüşmeci Avantajı

Mack ve ekibinin 2005 yılındaki çalışmasında, şartlar uygun olduğunda görüşmenin birden fazla uzmanla yürütülmesi önerilmiştir. Bu durumda uzmanlardan biri sadece not almaya odaklanırken diğeri görüşmeyi yöneterek akıcılığı ve göz teması kalitesini artırır.

Gözlem Notlarında 'BG' Kodlaması

Görüşmecinin kendi kişisel gözlem ve yorumlarını, başvuranın doğrudan verdiği cevaplardan ayırt edebilmesi için notların başına 'BG' (Benim Gözlemim) veya kendi isminin baş harfini koyması önerilen profesyonel bir tekniktir.

Telefon Görüşmelerinde Cihazla Kayıt ve Etik Sınırlar

Görüşmecinin kayıt cihazını gösterme şansının olmadığı telefon görüşmelerinde, görüşülene görüşmenin kaydedileceğini açıkça belirterek izin alması yasal ve etik bir zorunluluktur; izinsiz kayıtlar hukuken geçersizdir.

Yazılı Görüşmelerde Eş-Zamanlılık Farkı

Ağ yazışmaları (chat) eş-zamanlı (senkronize) olduğu için yanlış anlaşılmaları anında düzeltme şansı sunarken; mektup, faks ve e-posta eş-zamansız (asenkronize) olduğundan çelişkili ifadelerin netleştirilmesini zorlaştırır.

T.C. SHÇEK Genel Müdürlüğü 2000 Yılı Genelgesi

Haziran 2000 tarihli 'Korunmakta Olan Çocuklar Hakkında Düzenlenen Raporlar, Formlar ve Diğer Belgeler' konulu genelge, sosyal hizmet raporlarının gizlilik ilkesine uygun yazılmasını, sade bir dil kullanılmasını ve suç teşkil eden durumlarda adli sürecin derhal başlatılmasını emreder.

Sosyal Hizmette Süreç Raporunun Kronolojik Yapısı

Sosyal çalışmacı Rıza Elitok tarafından düzenlenen örnek süreç raporunda görüldüğü üzere, raporda başvuranın kimlik bilgileri, görüşmenin amacı, kronolojik konuşma akışı, uzman katkısı ve müdahale planı ayrıntılı şekilde yer almalıdır.

Rummel (1968) - Görüşmeci Hataları Sınıflandırması

Rummel'ın 1968 yılındaki çalışmasında, görüşme raporlarının niteliğini düşüren hatalar; tanıma hatası, ihmal hatası, derleme hatası ve yerini değiştirme hatası olmak üzere dört ana grupta toplanarak literatüre kazandırılmıştır.

Görüşme Sonrası Kontrol Listesi Pratiği

Longfield (2004) tarafından önerilen kontrol listesi; görüşmecinin görüşmeye gitmeden önce kayıt cihazı, yedek pil, kaset, kalem, kağıt, teşvikler ve görüşme kılavuzunun kopyası gibi kritik araçları unutmasını engelleyen somut bir yöntemdir.

Sosyal Hizmet Raporlarının Sorun Çözücü İşlevi

Sosyal çalışmacılar tarafından hazırlanan süreç ve özet raporlarının doğrudan sorun çözücü bir fonksiyonu yoktur; ancak bu raporlar başvuranın engelleri aşmasında uzmana yol gösteren en önemli rehber niteliğindedir.

Sınavda Dikkat Et

Not alma yönteminde izin kuralına dikkat edin: Görüşmeci not almaya başlamadan önce başvurandan izin almalı ve bunun önemini açıklamalıdır. Sınavda bu sıranın ihlal edilmesi (örnek olaydaki gibi) hata olarak sorulabilir.
Cihazla kayıtta 'izin' hem yasal hem etik bir zorunluluktur: Görüşülen kişinin haberi olmadan ses veya görüntü kaydı yapılması kesinlikle kabul edilemez ve yasal suçtur.
Birleştirilmiş yöntemin önemini unutmayın: Sadece cihazla kayıt yapmak sözel olmayan davranışları kaçırmanıza yol açar; bu yüzden cihazla kayıt yaparken gözlem notları da tutulmalıdır.
Süreç Raporu ve Özet Raporu ayrımını iyi yapın: Süreç raporu kronolojik ve detaylıdır; özet raporu ise aile ve çevreyle yapılan ikincil görüşmeler için kısa ve öz tutulur.
Rummel'ın hata sınıflandırmasını ezberleyin: Tanıma, ihmal, derleme ve yerini değiştirme hatalarının tanımları sınavda eşleştirme veya doğrudan soru olarak karşınıza çıkabilir.
Teorik bütünlük kavramına odaklanın: Teori ile pratik arasındaki diyalektik bağın kurulması mesleki raporların kalitesini belirleyen en temel unsurdur.