Ünite 9: Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması

Henry Ford ve Kayan Bant Sistemi

Kıyaslama yaklaşımının en yaygın ve tarihi örneklerinden biridir. Henry Ford, otomotiv üretiminde devrim yaratan kayan bant sistemini tasarlarken, bir mezbahayı gezerken gördüğü etlerin asılı olduğu hareketli hat düzeneğinden ilham almış ve bu yöntemi kendi fabrikasına başarıyla uyarlamıştır.

Kıyaslamanın Sınır Tanımayan Boyutu

Kıyaslama sadece aynı sanayi dalındaki işletmeler arasında yapılmak zorunda değildir. İşletmeler, kendi sektörleri dışındaki tamamen farklı iş kollarında faaliyet gösteren ve kıyaslanacak süreçte dünyanın en iyisi olan organizasyonları da örnek alabilirler.

Reorganization ve Reengineering Farkı

Değişim mühendisliğinde (reengineering) temel amaç hiyerarşik organizasyon şemasını veya departmanları değiştirmek (reorganization) değildir. Temel odak noktası, müşteriye değer sunan iş süreçlerinin kökten analiz edilerek yeniden yapılandırılmasıdır.

Değişim Mühendisliğinde Bölümler Yerine Takımlar

Değişim mühendisliği uygulayan işletmelerde satın alma, pazarlama ve üretim gibi klasik fonksiyonel departmanlar yerine; sipariş gerçekleştirme, ürün geliştirme ve strateji geliştirme gibi uçtan uca süreçleri yöneten çok fonksiyonlu takımlar kurulur.

Anahtar Kavramlar

Kıyaslama (Benchmarking)Bir işletmenin performansını yükseltmek amacıyla, kendi iş yapma yöntemlerini üstün performansa sahip diğer işletmelerin yöntemleriyle karşılaştırarak geliştirmesi sürecidir. Örneğin, Henry Ford'un kayan bant sistemini bir mezbahadaki işleyişi inceleyerek kendi fabrikasına uyarlaması bu yaklaşıma klasik bir örnektir.

Değişim Mühendisliği (Süreç Yenileme)Sürekli ve küçük iyileştirmeler yerine, işletme bünyesindeki tüm süreçlerin köklü, radikal ve büyük değişikliklerle yeniden yapılandırılmasıdır. Amacı organizasyon yapısını değiştirmek değil, mal ve hizmet üretimindeki iş süreçlerini müşteri odaklı hale getirmektir.

Güçlendirme (Empowerment)İşle ilgili karar alma ve uygulama yetkisinin, işi fiilen yapan çalışanlara devredilmesi ve bu yetkiyi kullanabilmeleri için gerekli bilgi, kaynak ve donanımla desteklenmesi sürecidir. Çalışanı işin gerçek sahibi haline getirmeyi amaçlar.

Stratejik KıyaslamaKıyaslama türlerinden biri olup, sektörde veya iş dünyasında üstün başarı gösteren lider işletmelerin uzun vadeli stratejilerinin ve yönelimlerinin incelenerek karşılaştırılmasıdır.

Uygulama (Operasyonel) Kıyaslamasıİşletmelerde doğrudan maliyet unsuru yaratan operasyonel faktörlerin, iş süreçlerinin ve iş yapış şekillerinin diğer başarılı işletmelerle karşılaştırılarak analiz edilmesidir.

Yönetim Kıyaslamasıİşletmelerin yönetim fonksiyonlarını, yönetsel yöntemlerini, planlama, organize etme ve kontrol gibi uygulama süreçlerini diğer başarılı organizasyonlarla karşılaştırmasıdır.

Dar Görüşlülük (Tunnel Vision)Klasik organizasyonlarda işlerin aşırı işbölümüyle küçük parçalara ayrılarak departmanlara verilmesi sonucu, her birimin sadece kendi işine odaklanarak bütünsel süreçten ve müşteri odaklılıktan uzaklaşması durumudur.

Müşteri Değeri Yaratan İş BirimiDeğişim mühendisliği yaklaşımında işletmenin geleneksel departmanlar yerine, tedarikçiden müşteriye uzanan zincirde doğrudan değer üreten süreç odaklı takımlardan oluşan bir yapı olarak tanımlanmasıdır.

Yapısal GüçlendirmeOrganizasyonel yapı tarafından çalışanlara işlerini en iyi şekilde yapabilmeleri için gerekli olan bilgiye, kaynaklara, destek mekanizmalarına ve gelişim fırsatlarına erişim imkanının sunulmasıdır.

Psikolojik GüçlendirmeÇalışanın üstlendiği görevi yerine getirmek için kendisini psikolojik açıdan yeterli, özerk ve etkili hissetmesini sağlayan, içsel motivasyona dayalı destek mekanizmasıdır.

Özerklik (Autonomy)Psikolojik güçlendirmenin alt boyutlarından biri olup, çalışanın işini nasıl yapacağı, hangi yöntemleri kullanacağı konusunda kendi başına karar alabilmesi ve bağımsız hareket edebilmesidir.

Kaizen (Sürekli İyileştirme)Toplam kalite yönetimi felsefesinin temelini oluşturan, organizasyondaki tüm süreçlerin çalışan katılımıyla aşamalı, küçük ve sürekli adımlarla daha kaliteli hale getirilmesi yaklaşımıdır.

Diğer Önemli Bilgiler

Değişim Mühendisliğinde Fonksiyonel Risk

Süreç yenileme projelerinde karşılaşılan en büyük risklerden biridir. Yanlış iş süreçlerinin seçilmesi, süreçlerin yetersiz tanımlanması ve birimler arasında yetersiz bilgi akışının olması bu risk kapsamına girer.

Değişim Mühendisliğinde Politik Risk

Süreç yenileme çalışmalarının başarısız olmasında rol oynayan beşeri faktörlerdir. Üst yönetimin projeye yeterli desteği vermemesi ve çalışanların statü kaygısıyla değişime karşı gösterdiği direnç politik riskleri oluşturur.

Orta Kademe Yöneticilerin Azalması

Bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişmeler ve güçlendirme uygulamaları, organizasyonların daha basık hale gelmesini sağlamıştır. Karar yetkisi alt kademelere devredildikçe, geleneksel denetim görevi yapan orta kademe yönetici ihtiyacı azalmıştır.

Psikolojik Güçlendirmenin Dört Boyutu

Çalışanların psikolojik olarak güçlendirilmesi; işin çalışan için değer taşıması (anlam), işi yapabilme becerisine inanması (yeterlilik), karar verme özgürlüğü (özerklik) ve iş sonuçlarında fark yaratabilme inancı (etki) boyutlarından oluşur.

Güçlendirmenin Dört Güç Kaynağı

Güçlendirme yaklaşımı çalışanı organizasyon içinde daha kuvvetli hale getirmeyi amaçlar. Bu doğrultuda çalışana aktarılan veya geliştirilen güçler; pozisyon gücü, uzmanlık gücü, kaynak gücü ve kişilik gücü olarak sınıflandırılır.

Sınavda Dikkat Et

Kıyaslamanın (benchmarking) sadece aynı sektördeki firmalarla yapılmak zorunda olmadığını unutmayın; Henry Ford örneğinde olduğu gibi farklı sektörlerden de esinlenilebilir.
Değişim mühendisliği (reengineering) ile organizasyon yapısını değiştirmeyi (reorganization) karıştırmayın; ilki süreçleri, ikincisi ise hiyerarşik yapıyı hedefler.
Değişim mühendisliğinin radikal ve köklü (büyük) değişiklikler öngördüğünü, sürekli ve küçük iyileştirmelerin (kaizen) ise toplam kalite yönetimine ait olduğunu ayırt edin.
Güçlendirme (empowerment) ile yetki devri arasındaki farka dikkat edin; yetki devrinde yetki geri alınabilirken, güçlendirmede çalışan işin kalıcı sahibi haline getirilir.
Psikolojik güçlendirmenin dört alt boyutunu (anlam, yeterlilik, özerklik, etki) mutlaka ezberleyin; sınavda eşleştirme veya hangisi değildir şeklinde soru olarak çıkma ihtimali yüksektir.